ChargÃ(e) des AssemblÃes H/F

La communauté d’agglómération GRAND LAC (28 communes) est implantée à Aix-les-Bains au bord du Lac du Bourget dans un territoire caractérisé par la qualité de son cadre de vie entre lac et montagnes, son fort dynamisme (économique et touristique), la richesse de son patrimoine, mais aussi par la qualité de ses services rendus à la population. 480 agents sont au service des 75 000 habitants répartis au sein de 5 pôles : un pôle CIAS, un pôle aménagement durable et planification, un pôle préservation et valorisation des ressources, un pôle attractivité du territoire et un pôle Ressources. GRAND LAC et le CIAS offrent un cadre de travail idéal dans un environnement professionnel convivial, bienveillant, dynamique et varié.

Le poste

Catégorie B / Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

Le/la Chargé(e) des Assemblées occupe ses fonctions au sein de la Direction des Affaires Juridiques (DAJ), intégrée au pôle Ressources. La DAJ comprend le service Assemblées, le service juridique / procédures foncières et le service commande publique / assurances. La DAJ est un acteur clé du processus décisionnel, et accompagne les services, la Direction et les élus sur les choix opérés, après identification et évaluation des enjeux. Afin de sécuriser le fonctionnement des assemblées et de garantir la continuité du circuit décisionnel, le service des assemblées comprend, sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice des Affaires Juridiques : le/la Chargé(e) des Assemblées et l’assistant(e) juridique et des Assemblées.

Le/la chargé(e) des assemblées a la coordination du fonctionnement des assemblées et un rôle d’appui auprès de l’assistant(e) juridique. Il/elle est notamment en charge de l’organisation des Conseils communautaires, du suivi du processus exécutoire des actes et de la coordination des bureaux communautaires.

• Assurer le suivi des conseils communautaires : organisation des assemblées et suivi administratif (préparation des supports de présentation aux élus, rédaction des notes de synthèse, rédaction des procès‑verbaux, envoi des dossiers de travail, transmission en préfecture, publication en ligne, suivi des notifications, tenue des tableaux de suivi des actes administratifs et des registres, classement, archivage).
• Coordonner le fonctionnement des assemblées et optimiser les processus en lien étroit avec l’assistant(e) juridique et les bureaux communautaires.
• Proposer des améliorations de process pour optimiser les missions tout en conservant la sécurité juridique des assemblées.
• Assurer le suivi du processus exécutoire des actes administratifs, principalement des délibérations et des arrêtés (transmission en préfecture, publication, suivi des notifications).
• Organiser les élections : coordination matérielle et administrative, rédaction des documents afférents aux élections, renouvellement des conseils municipaux et communautaires ainsi que les élections en cours de mandat si nécessaire.
• Piloter les registres des actes administratifs.
• Assurer le suivi des représentations auprès des organismes extérieurs et des commissions thématiques, rédaction des délibérations, tenue à jour des tableaux de suivi, mise à jour des annuaires des élus.
• Assurer la veille juridique liée à la gouvernance et à l’intercommunalité en collaboration avec la Directrice des Affaires Juridiques.
• Assurer le secrétariat de la Directrice des Affaires Juridiques : rédaction et mise en forme de courriers, préparation des engagements et des bons de commande, organisation de réunions.
• Assurer le remplacement de l’assistant(e) juridique et des assemblées en cas d’absence, notamment sur l’organisation des bureaux communautaires et du suivi exécutoire des décisions.
• Assurer le remplacement du collaborateur du président et de la Direction générale en son absence, principalement sur la gestion du courrier et la gestion des réunions de l’exécutif.

Le profil

• Connaissance du fonctionnement des collectivités et des EPCI, du processus de décision et des règles de fonctionnement des assemblées.
• Connaissance du circuit de légalité et du caractère exécutoire des actes administratifs.
• Connaissance des compétences et de l’organisation de Grand Lac, intérêt et curiosité pour les dossiers gérés.
• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage notamment) et des techniques de secrétariat.
• Maîtrise de l’expression orale et écrite, grande rigueur et excellente capacité d’organisation.
• Qualités rédactionnelles excellentes, posture d’écoute, de bienveillance et d’ouverture aux relations humaines.
• Appétence pour le travail en équipe, esprit de convivialité, capacité à travailler dans un calendrier contraint par des délais réglementaires et réactivité aux urgences.
• Respect strict des obligations d