Adjoint(e) de Direction H/F

Vos missions

Rattaché(e) à la Direction, l’Adjoint(e) de Direction participe à la mise en œuvre du projet d’établissement et contribue activement à la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies, au management des équipes et au bon fonctionnement global de la structure.

Accompagnement des personnes accueillies et des familles

• Accueillir les résidents et leurs familles, organiser les visites et assurer le suivi des dossiers de candidatures.
• Réaliser les admissions en lien avec la commission d’admission et constituer les dossiers administratifs.
• Assurer le suivi des dossiers d’aide sociale en lien avec les familles et les organismes de tutelle.
• Mettre en œuvre les enquêtes de satisfaction, analyser les résultats et proposer des actions d’amélioration.
• Maintenir un dialogue permanent avec les résidents, les familles et les équipes, dans le respect des rôles de chacun.
• Veiller à la cohérence et à la conformité du projet d’animation en lien avec l’animateur et l’encadrant des soins.
• Participer au Conseil de la Vie Sociale (CVS).

Ressources humaines

• Identifie les besoins en recrutement avec les chefs de service et participe aux processus de recrutement.
• Établit ou valide les contrats de travail et supervise les formalités administratives liées au personnel.
• Veille au respect de la réglementation sociale : déclarations d’embauche, registres du personnel, visites médicales, documents de fin de contrat, etc.
• Assure le suivi des dossiers du personnel (absences, arrêts maladie, prévoyance, accidents du travail, congés).
• Élaborer et gérer les plannings de l’équipe hébergement en lien avec l’encadrant des soins.
• Conduit les entretiens annuels des collaborateurs placés sous sa responsabilité.
• Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de formation.
• Organise les élections professionnelles et participe aux réunions avec les instances représentatives du personnel.
• Contrôle et valide les variables de paie avant transmission au siège.
• Suit les indicateurs sociaux et assure le reporting à la direction.

Comptabilité et gestion

• Assurer le suivi de la comptabilité générale et analytique en lien avec le service comptable (facturation résidents, règlements fournisseurs).
• Participer à la préparation budgétaire sous la responsabilité du Directeur.
• Gérer les achats nécessaires au fonctionnement de l’établissement dans le respect du budget alloué.
• Assurer le suivi budgétaire et le reporting financier.

Logistique et services généraux

• Garantir le respect des obligations réglementaires en matière de sécurité et de maintenance.
• Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité, du plan alimentaire, des menus et des régimes spécifiques, en lien avec le Chef Cuisinier et l’encadrant des soins.
• S’assurer de la qualité du service de restauration et animer la Commission Menus.
• Encadrer l’équipe hôtelière et coordonner les prestataires externes.
• Assurer la coordination entre les équipes hôtelières et soignantes.
• Participer au suivi du bâtiment et des équipements et en rendre compte à la Direction.
• Gérer les relations et négociations avec les partenaires et prestataires externes.

Profil Recherché

• Formation : diplôme de niveau 1 de type Master 2 ou équivalent (CAFDES) spécialisé dans la gestion et la direction des établissements médico-sociaux
• Qualités professionnelles :
  • Solide expérience de gestion et d’encadrement en établissement sociaux et médico- sociaux de préférence en EHPAD et/ou dans le secteur des personnes âgées.
  • Connaissance de l’environnement juridique, institutionnel et financier du secteur médico-social et gérontologique.
  • Dynamique, avec le sens des relations, vous êtes reconnu(e) et apprécié(e) pour vos capacités à piloter et animer une équipe, gérer des projets et prendre des initiatives.

Avantages

• Prise en charge partielle des transports en commun
• Nombreux avantages : cadre de travail agréable, mutuelle, restauration, parcours d’intégration à la prise de poste