Gestionnaire de projet

La Direction des Affaires Médicales (DAM) du Centre Hospitalier de Valence (CHV) pilote un projet de mise en œuvre d'une solution de gestion informatisée du temps de travail médical à l'échelle de plusieurs établissements du Groupement Hospitalier de Territoire Drôme Ardèche Vercors.

Le projet est structuré en deux vagues de déploiement :

Vague 1 : CHV et un autre centre hospitalier, pour laquelle les travaux sont déjà engagés (ateliers métiers, analyse des organisations, définition des règles de gestion et construction du modèle cible) ;

Vague 2 : Centre Hospitalier de Crest et Centre Hospitalier de Die, dont le déploiement s'appuiera notamment sur les travaux et les livrables produits dans le cadre de la vague 1.

Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Gestionnaire de Projet afin de renforcer l'équipe projet et de prendre en charge la coordination opérationnelle, le suivi des actions et l'accompagnement des établissements tout au long du déploiement.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Responsable des Affaires Médicales, également Cheffe de Projet, ainsi qu'avec les équipes médicales, les Affaires Médicales, la Direction des Systèmes d'Information, l’équipe projet GTT de la DRH, les établissements parties et les partenaires du projet.

Mission

Placée sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable des Affaires Médicales, également Cheffe de Projet, cette mission s'inscrit dans le cadre d'un projet déjà engagé de transformation pour contribuer à sa réussite dans l’ensemble de ses phases. Les orientations stratégiques, les arbitrages fonctionnels et les décisions de gouvernance sont portés par la Cheffe de Projet en lien avec la Direction des Affaires Médicales, les établissements concernés et les instances de pilotage.

Cette mission requiert une forte autonomie, d'excellentes capacités d'organisation ainsi qu'une aptitude à coordonner des acteurs multiples dans un environnement en transformation.

Sur la vague 1 : assistance à la cheffe de projet

La première phase du projet étant déjà engagée, vous accompagnez la Cheffe de Projet dans le suivi et la coordination des travaux en cours.

Votre rôle consiste à faciliter l'avancement du projet et à contribuer à la bonne exécution des travaux engagés.

Sur la vague 2 : pilotage opérationnel du projet

En vous appuyant sur les travaux, méthodes et livrables issus de la vague 1, vous prenez en charge le pilotage opérationnel du projet sur les établissements concernés par la seconde phase de déploiement.

Sans intervenir sur les aspects techniques de la solution ni sur la définition de la réglementation ou des règles de gestion des RH médicales, qui s'appuient sur les travaux menés par la Direction des Affaires Médicales, la Cheffe de Projet et les référentiels existants (charte du temps de travail médical, procédures et arbitrages validés), vous assurez la coordination opérationnelle du projet, le suivi des travaux avec les établissements et l'accompagnement des acteurs dans la mise en œuvre des processus retenus.

Vos principales activités

• Appui au pilotage de la vague 1
  • Assurer le suivi des actions et des livrables issus des ateliers déjà engagés ;
  • Préparer et organiser les réunions, ateliers et instances de suivi ;
  • Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et arbitrages ;
  • Maintenir à jour les outils de pilotage et les indicateurs d'avancement ;
  • Assurer le lien entre les différents acteurs du projet ;
  • Consolider la documentation projet;
  • Participer à la préparation et au suivi des phases de recette ;
  • Contribuer à l'organisation et à la coordination des formations utilisateurs ;
  • Participer à la préparation de la mise en production.
• Pilotage opérationnel de la vague 2
  • S'approprier les travaux réalisés dans le cadre de la vague 1 et capitaliser les livrables produits ;
  • Identifier, avec les établissements concernés, les spécificités organisationnelles à prendre en compte ;
  • Organiser et animer les ateliers de travail et le suivi de projet avec les établissement ;
  • Coordonner les acteurs métiers, Affaires Médicales, RH, DSI et partenaires du projet ;
  • Assurer le suivi du planning, des actions, des échéances et des livrables ;
  • Préparer et coordonner les phases de déploiement, de recette et de formation ;
  • Assurer le suivi des anomalies et des actions correctives ;
  • Accompagner les établissements et utilisateurs jusqu'à la mise en production ;
  • Réaliser le reporting auprès de la Cheffe de Projet.
• Accompagnement au changement
  • Assurer le lien entre les équipes projet et les établissements ;
  • Accompagner les référents métiers dans la préparation du déploiement ;
  • Participer aux actions de commu