DRI06 - Chef de service courrier, fournitures et documentation

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Direction Général des Services.
Direction des Relations internes et des Projets institutionnels.

Type de temps de travail : Complet

Métier : RESPONSABLE DES AFFAIRES GÉNÉRALES
Filière : Administrative
Catégorie : B
Grades : Rédacteur / Rédacteur principal 2ème cl / Rédacteur principal 1ère cl
Quotité de travail : 100 %
Localisation : TOULON 83000

• Piloter, organiser et encadrer le service (budget, ressources, plannings).
• Élaborer et suivre les marchés du service, ainsi que les dispositifs de mutualisation avec les communes.
• Garantir la continuité, la qualité et la sécurisation des flux de courrier, en propre ou par l’encadrement des agents et des vaguemestres, la continuité des activités opérationnelles du service.
• Appuyer la Direction des relations internes et des projets institutionnels.
• Assurer la coordination avec les DGA.

• Encadre les agents administratifs et les vaguemestres.
• Prépare le budget du service et assure le suivi des consommations de crédits.
• Organise, assure la gestion et l’optimisation des plannings des vaguemestres.
• Assure la coordination avec le secrétariat général du DGS et l’ensemble des DGA et met à jour les tableaux de bord du service (La Poste, prestataires).
• Elabore des cahiers des charges, analyse des offres, assure la passation des marchés du service (affranchissement, machine à affranchir, fournitures) et assure le suivi de l’exécution et des reconductions.
• Élabore et assure le suivi des conventions de mutualisation des vaguemestres avec les communes : délibérations et conventions (saisie AIRS DELIB), calcul des remboursements, émission des demandes de titre.
• Assure la continuité des activités opérationnelles du service : en propre ou en appui des agents administratifs et des vaguemestres, pour garantir la continuité de service - réception, tri, dépouillement, enregistrement et distribution des courriers et colis, affranchissement ; réception et routage des doléances des usagers transmises par courrier ou via le portail internet ; gestion des fournitures et de la documentation de la Métropole (demandes, commandes, suivi des factures).

Les «savoirs»:

• Techniques et outils de gestion et d'organisation.
• Méthodes d'accompagnement du changement.
• Méthodes et outils de l'évaluation.
• Outils de pilotage et de planification.

Les «savoir-faire»:

• Définir un projet et une organisation de service.
• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service.
• Proposer des pistes d’amélioration de l’organisation et du fonctionnement du service et des procédures.
• Adapter son management aux situations.
• Elaborer un budget prévisionnel, contrôler la gestion des dépenses.
• Concevoir des outils de planification liés aux activités.

Les «savoir-être»:

• Sens de la rigueur, de l'organisation et méthodologie.
• Discrétion.
• Aptitude à la gestion d'équipe (gestion d'éventuels, motivation de l'équipe...).
• Bonne qualité d'écoute.
• Aptitude au dialogue.
• Capacité d’initiative.

• Contraintes horaires/Astreintes
• Déplacements
• Permis B

Temps de travail : Complet.

Avantages :

• Prime de fin d’année (équivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile,
• titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%,
• assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 21,55 €
• prévoyance/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
• prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun,
• octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail,
• bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

NBI : Poste non éligible.

Groupe RIFSEEP de la Métropole : B1.

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

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