Coordonnateur administratif du Pôle Gestion des Contrats du GIP-FCIP

Le service apprentissage du GIP-FCIP (Formation Continue et Insertion Professionnelle) de l’académie de Versailles recrute un ou une coordonnateur(rice) administratif(ve) du Pôle Gestion des Contrats.

Descriptif du poste

• Superviser et coordonner le pôle « gestion administrative des contrats » et assurer le lien avec la responsable de service et la Direction des Affaires financières, sur le volet facturation.
• Assurer la formation des nouveaux arrivants pour les gestionnaires de contrats et les référents UFA.
• Coconstruire le plan de formation des gestionnaires et des référentes avec la responsable de service (formations métiers pour les agents en poste et les nouveaux arrivants).
• Être l’interlocuteur privilégié de l’éditeur YMAG pour les problématiques liées aux contrats (suivi du ticketing).
• Assurer la mise à jour, la gestion et l’information relatives au portail NET CANDIDAT ainsi que la mise en relation avec le réseau des GRETA.
• Suivre les personnels du pôle gestion des contrats (suivi RH hors entretiens annuels) avec co-animation des réunions d'équipe et entretiens multithématiques, suivi du temps de travail / absences, participation au recrutement et à l’intégration au GIP, transmission des consignes RH / sécurité ou liées à la réglementation métier.
• Assurer le suivi et la gestion des enquêtes réglementaires (SIFA, DGESCO…).
• Etablir et assurer le suivi des cartes d’étudiant des métiers des apprentis en lien avec les services et organismes concernés.
• Gérer les dispositifs d’aide et d’accompagnement des apprentis, notamment la Prime Région et les dispositifs liés au 1er équipement.
• S’assurer de la réalisation des heures réglementaires dues aux apprentis et réaliser la veille réglementaire de l’apprentissage. (Abonnement centre inffo et AEF info).
• Mettre en oeuvre les procédures qualité appliquées à l’activité et être force de proposition dans le cadre de l’amélioration continue.

Spécificités du poste

Le Coordonnateur du pôle gestion des contrats du GIP-FCIP de l’académie de Versailles est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative du service apprentissage (N+1) et sous l’autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP (N+2).

• Diplôme académique minimum requis à l’entrée : Bac+ 3 à Bac+5
• Type de profil : confirmé
• Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine du pilotage et coordination des activités relatives à la gestion des contrats, incluant leur suivi administratif et juridique.
• Type de parcours académique souhaités : Gestion, Administration des entreprises, Droit des contrats ou toute formation équivalente.

Compétences professionnelles souhaitées

• Maîtriser les règles et orientations sur l’apprentissage
• Maîtriser les méthodes et les outils concernant l’apprentissage
• Avoir de bonnes connaissances de la structure, de l’environnement institutionnel
• Avoir de bonnes connaissances réglementaires du domaine
• Maîtrise du logiciel YPAREO

Savoir-faire :

• Coordonner les équipes
• Capacité à rendre des comptes et devoir d’alerte
• Capacité rédactionnelle et de communication orale
• Hiérarchiser les tâches
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Être force de proposition
• Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de règles et procédures

Savoir-être :

• Disponibilité, fiabilité
• Réactivité, adaptabilité
• Rigueur, organisation
• Aptitude au travail en équipe
• Sens de l’écoute et de la communication
• Pédagogie
• Sens relationnel et capacité à gérer des conflits
• Capacité à la prise d’initiative