Chargé d'initiatives et d'événements

L’Institut océanographique de Monaco, fondé en 1906 par le Prince Albert Ier, fédère depuis un siècle les acteurs scientifiques, politiques, économiques, éducatifs, associatifs et le grand public pour faire « connaître, aimer et protéger l’Océan ». Au service de ce projet, il met en œuvre de nombreuses actions de médiation en s’appuyant sur ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan, à Paris.
LES RAISONS DE NOUS REJOINDRES’engager avec l’Institut océanographique signifie pouvoir œuvrer, au travers de ses missions professionnelles, pour la cause de l’Océan, patrimoine commun de l’Humanité. L’ensemble de ses actions et de ses projets est le reflet d’un engagement pour la planète, partagé et mis en œuvre au quotidien par ses salariés.
Afin d’accueillir ses 650 000 visiteurs annuels venus de plus de 60 pays différents, de nombreux profils sont nécessaires. Les métiers et compétences sont très variés, tous concourent aux mêmes objectifs de médiation environnementale. Travailler pour l’Institut océanographique c’est poursuivre un élan visionnaire en faveur de l’environnement, initié il y a plus de 100 ans par le Prince Albert Ier. Et, plus largement, contribuer au rayonnement de la Principauté de Monaco sur le plan environnemental et culturel, sous l’impulsion de son Chef d’Etat, S.
A.
S. le Prince Albert II de Monaco.1. Finalité du posteLe/La Chargé(e) d’initiatives et d’événements assure la préparation et la coordination opérationnelle des événements etinitiatives de médiation de haut niveau portés par l’Institut océanographique, en particulier la Monaco Blue Initiative (MBI)et le Blue Economy & Finance Forum (BEFF).
Il/Elle transforme les orientations et objectifs définis par les responsables de dossiers en dispositifs opérationnels :planning, coordination des contributeurs, suivi des intervenants, prestataires, partenaires, logistique, livrables etdéroulement.
Il/Elle intervient également sur les autres événements et initiatives du programme de travail partagé, avec un niveaud’autonomie adapté à la complexité des projets qui lui sont confiés.2. PositionnementRattachement Direction de la Politique de l’OcéanManagement Sous la responsabilité d’un chargé de mission de la DPOInteractions Directions de l’Institut, consultants, partenaires, institutions, VIP, sponsors3. Missions principalesPlanifier les événements : Construire et suivre les rétroplannings, identifier les étapes clés, organiser lescontributions et suivre les échéances.
Piloter la coordination opérationnelle : Coordonner les directions de l’Institut, intervenants, prestataires,partenaires et coorganisateurs ; assurer la circulation des informations et tenir à jour les calendriers, plansd’action, listes de contacts, budgets et outils de suivi.
Assurer les interfaces internes : Identifier les besoins relevant des différentes directions de l’Institut et coordonneravec elles les contributions nécessaires en matière de communication, partenariats, logistique, technique,protocole ou autres fonctions support.
Suivre la production et anticiper les difficultés : Coordonner les différentes étapes de préparation, suivre leslivrables, identifier les risques liés aux délais, ressources ou coordination et alerter lorsqu’un arbitrage estnécessaire.
Assurer le suivi post-événement : Collecter les informations utiles, documenter les résultats et contribuer auxbilans et retours d’expérience.4. ResponsabilitésGarantir le suivi opérationnel et le respect des échéances des événements qui lui sont confiés.
Travailler avec les membres de l’ODGA pour traduire leurs objectifs, contenus et publics cibles en dispositifsévénementiels adaptés.
Apporter un regard événementiel et stratégique sur les formats, les publics, les intervenants et les modalités dedialogue, afin que l’événement serve pleinement les objectifs de médiation et les messages portés par l’Institut.
S’assurer que les bonnes directions et les bons interlocuteurs sont mobilisés au bon moment et que les différentesdimensions nécessaires à la réussite du projet sont prises en compte.
Identifier les points de blocage, incohérences ou besoins d’arbitrage et les signaler suffisamment en amont.5.

Profil recherché
Formation Bac+5 en gestion de projet, événementiel, communication, management, relations internationales,affaires publiques ou domaine équivalent.3 à 5 ans d’expérience professionnelle en gestion de projet, événementiel, coordination, conseil, affaires publiquesou environnement international.
Une connaissance des enjeux liés à l’océan, à l’environnement ou au développement durable est un plus, maisn’est pas indispensable.
Français et anglais courants, à l’écrit comme à l’oral.
Intérêt marqué pour les enjeux internationaux et environnementaux.6. Compétences clésSavoir-faire Savoir-êtreGestion et coordination de projets Organisation et rigueurOrganisation et suivi d’événements Réactivité et capacité d’anticipationConstruction et suivi de rétroplannings Autonomie et sens des responsabilitésC