Chargé·e d'Appui au Projet de Formation H/F

Grenoble INP - Ensimag, UGA, Ecole nationale supérieure d'informatique et de mathématiques appliquées

Grenoble INP - Ensimag, UGA, Ecole nationale supérieure d'informatique et de mathématiques appliquées, forme les ingénieurs et cadres du numérique : production, transformation, gestion et distribution de l'information nécessaire à tous les secteurs de l'économie. Elle compte 1 250 étudiant.es, 73 enseignant.es et enseignant.es-chercheur.ses et 30 personnels administratifs et techniques. Site internet : https://ensimag.grenoble-inp.fr/

Soutien administratif et coordination du volet formation

En appui à la cheffe de projet formation, vous contribuez à la bonne exécution administrative du projet, en lien avec les services centraux de l'UGA et de Grenoble INP. Vous êtes garant de la fiabilité des données remontées par le projet et participez au suivi des appels à projets. Vous assurez l'organisation des instances du projet (Assemblée des partenaires, Bureau Formation, Comité Stratégique, réunions ANR) : planification, préparation des supports, réservation des salles, accueil des participants, rédaction des comptes rendus et communication. Vous prenez en charge le reporting des projets en sollicitant les partenaires, composantes de formation et personnels recrutés sur projet pour recueillir leurs rapports d'activité et les données relatives aux personnes formées. Vous compilez et analysez ces informations afin de produire des données chiffrées et de rédiger les rapports d'activité qualitatifs destinés à l'Agence nationale de la recherche (ANR). Vous assurez le suivi de la justification des apports numéraires, en lien avec les annexes financières du projet. Vous compilez les taux horaires et les temps consacrés au projet, coordonnez les ajustements avec les services centraux et recueillez les attestations de temps auprès des titulaires concernés. Vous assurez le suivi budgétaire et avez connaissance des dépenses engagées. Vous effectuez les demandes d'engagement des ordres de mission et bons de commande, ainsi que les réservations auprès des fournisseurs et traiteurs. Vous êtes également responsable du suivi des comptes Floralis dédiés aux dépenses. Vous pouvez être amené à rédiger des conventions avec les partenaires et à contribuer à la mise en place administrative de certaines actions de formation continue, en lien avec les services compétents de Grenoble INP et de l'UGA.

Appel à bourses

Vous assurez le lancement, le suivi administratif et l'évaluation de l'appel à bourses : gestion de la plateforme de candidature, respect du calendrier, organisation du jury, sélection des bénéficiaires et communication avec les étudiants. Vous maîtrisez la procédure de mise en place des bourses, assurez le lien avec les formations éligibles et la DGD Formation pour le paiement des bénéficiaires. Vous apportez également votre soutien aux cheffes de projet MIAI Cluster de l'UCA et de l'USMB et contribuez à l'amélioration continue du dispositif.

Autres missions et vie du projet

Vous pouvez participer à d'autres appels à projets ou dispositifs, notamment l'appel à stages pour les étudiants de M2. Vous contribuez aux actions en faveur de la féminisation des filières scientifiques, en lien avec la commission égalité de l'UGA et l'Ensimag, notamment pour l'organisation des journées « Filles, Maths et Info ». Enfin, vous participez aux temps forts et événements de MIAI Cluster et apportez, lorsque nécessaire, votre soutien logistique et organisationnel aux autres cheffes.

Compétences attendues:

• Gestion administrative
• Gestion de projet
• Très bonne maitrise d'Excel et des outils bureautiques
• Connaissance de l'environnement universitaire
• Règles de la commande publique
• Règles des projets ANR
• Connaissance du système éducatif
• Grande capacité de synthèse et d'analyse
• Maîtrise de Canva et notion en communication
• Notion de comptabilité et aisance avec les chiffres
• Mise à jour de site internet (une formation dédiée sera mise en place, des notions peuvent être un plus)
• Excellente maîtrise du rédactionnel et de l'orthographe
• Bonne connaissance de l'anglais

Savoir être:

• Être autonome dans l'organisation du travail
• Savoir anticiper, faire preuve d'initiatives
• Capacité de conceptualisation et de projection
• Adaptabilité et polyvalence
• Savoir communiquer avec des interlocuteurs variés
• Sens du travail en équipe

Pour la prise en compte de la candidature : l'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Modalités de recrutement proposées

Prise de fonction souhaitée à compter du : 01/10/2026Date limite de dépôt de candidature : 30/09/2026Poste ouvert uniquement aux contractuel.les (CDD)

Durée du contrat proposé : 11 moisCatégorie A - corps Assist