PMO Programme IA

Description de la mission

Dans le cadre d’un Programme IA regroupant plusieurs projets et activités de Run, l’organisation souhaite renforcer son dispositif de gouvernance afin d’accompagner la croissance du portefeuille et de sécuriser le pilotage des différents projets.

Le programme dispose d’un cadre de gouvernance structuré comprenant notamment des comités de pilotage, des revues de sponsors, des cycles de validation et des restitutions auprès des instances de Direction.

Le dispositif de pilotage repose sur plusieurs fonctions complémentaires : une Direction de Programme en charge des arbitrages, un PMO responsable de la gouvernance et du reporting, ainsi qu’un profil Analytics/Data en charge de la chaîne de données.

Le/la PMO Programme IA est responsable de l’intendance du programme, du contenu du socle de pilotage et de la production des différents éléments de reporting et de gouvernance.

La mission est à temps plein et s’inscrit dans un dispositif permanent dont le périmètre est amené à évoluer avec la croissance du portefeuille.

Principales responsabilitésGouvernance et animation des instances

• Organiser et suivre le calendrier des différentes instances de gouvernance.

• Préparer les ordres du jour, dossiers de séance et supports de présentation.

• Préparer et rédiger les comptes-rendus des différentes instances.

• Formaliser les décisions prises et assurer le suivi des plans d’actions jusqu’à leur clôture.

• Garantir la préparation des éléments nécessaires aux revues de sponsors, comités de pilotage et instances de Direction.

• Veiller au respect du rythme et des standards de gouvernance du programme.

Gestion du socle de pilotage

• Maintenir à jour un référentiel centralisé des projets et activités de Run.

• Consolider les informations relatives aux statuts, jalons, gates, dépendances, consommations et projections.

• Garantir la fiabilité, la complétude et la fraîcheur des informations de pilotage.

• Formaliser et maintenir les définitions des indicateurs utilisés dans les reportings.

• Veiller à ce que les différents reportings et supports de gouvernance soient issus d’une source de référence unique.

• Assurer la cohérence des informations diffusées entre les différentes instances.

Collecte et fiabilisation des données

• Organiser la collecte des informations auprès des chefs de projet, responsables de périmètre et équipes opérationnelles.

• Définir des échéances de collecte et assurer leur respect.

• Identifier les informations manquantes ou incohérentes avant les échéances de reporting.

• Documenter les données non fournies, les écarts constatés et les actions de régularisation.

• Rapprocher les informations provenant de différentes sources.

• Participer à l’amélioration continue de la qualité des données de pilotage.

Gestion des gates et gouvernance projet

• Préparer les dossiers nécessaires aux différentes étapes de validation du programme.

• Vérifier la complétude des dossiers avant présentation en comité.

• Assurer le suivi des conditions et actions définies à l’issue des gates.

• Maintenir la cohérence entre les étapes de gouvernance du programme et les cycles de gestion de projets.

• Assurer la traçabilité des décisions et des éléments ayant permis les arbitrages.

Suivi budgétaire

• Consolider le suivi budgétaire des différents projets.

• Suivre les montants engagés, consommés, le reste à faire et les projections d’atterrissage.

• Suivre les consommations en euros et en jours, ainsi que les coûts liés aux activités de Run.

• Identifier les écarts entre les prévisions et le réalisé.

• Documenter l’origine des écarts et assurer leur suivi.

• Travailler en coordination avec les équipes de contrôle de gestion.

• Produire les éléments nécessaires au reporting budgétaire auprès des instances de gouvernance.

Reporting et pilotage

• Produire les différents niveaux de reporting du programme.

• Préparer les reportings hebdomadaires, mensuels et trimestriels destinés aux différents niveaux de gouvernance.

• Consolider les risques, points durs, dépendances et plans d’actions dans un référentiel commun.

• Maintenir et suivre le plan de charge des ressources internes et externes.

• Identifier les incohérences entre les différents supports et assurer leur correction à la source.

• Garantir la fiabilité des informations prés