Responsable administratif

Le/la Responsable administratif(ve) & facturation assure le pilotage, la coordination et l’optimisation de l’ensemble du circuit administratif du patient, de la préadmission jusqu’à sa sortie.

Il/elle garantit la qualité de l’accueil, la fiabilité de la facturation, l’efficacité des organisations administratives et le bon fonctionnement du secrétariat médical

Missions principales

Pilotage du parcours administratif du patient

• Organiser et superviser le circuit administratif du patient, de la préadmission à la sortie.
• Garantir la bonne gestion des dossiers administratifs et leur complétude.
• Superviser les activités d’accueil, d’admission et de gestion administrative des séjours.
• Veiller à la fluidité du parcours patient en coordination avec les différents services de l’établissement.
• Assurer le suivi des relations avec les organismes payeurs.
• Collaborer avec les équipes médicales, soignantes, administratives et les fonctions supports.

Management des équipes administratives

• Encadrer, animer et coordonner les équipes administratives (accueil, admission, facturation, secrétariat urgence, secrétariat médial, PRE-PMSI)
• Organiser les activités, répartir les missions et adapter les ressources aux besoins des services.
• Élaborer et suivre les plannings afin d’assurer la continuité des activités.
• Accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences.
• Veiller au respect des procédures internes et des exigences de qualité.
• Identifier les difficultés organisationnelles et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

Organisation et coordination de l’activité des praticiens libéraux

• Superviser, par l’intermédiaire du management du secrétariat médical, l’organisation administrative nécessaire à l’activité des praticiens libéraux.
• S’assurer de la préparation en amont des bureaux et espaces de consultation mis à disposition des praticiens libéraux.
• Veiller à ce que les bureaux soient opérationnels avant le début des consultations : disponibilité des locaux, matériel nécessaire, équipements informatiques et fournitures administratives.
• Anticiper les besoins organisationnels en lien avec les plannings de consultation.
• Coordonner avec les services concernés la résolution des dysfonctionnements susceptibles de perturber l’activité des praticiens.
• Garantir la qualité de l’accueil et de la prise en charge administrative des patients en consultation.

Supervision de la facturation et suivi administratif

• Garantir l’exhaustivité et la fiabilité de la facturation de l’ensemble des activités de l’établissement.
• Superviser le traitement et le suivi des dossiers de facturation.
• Superviser le traitement et le suivi des dossiers du PRE-PMSI.
• Veiller à la réduction des délais de facturation et à la qualité des données saisies.
• Identifier les anomalies et mettre en œuvre les actions correctives.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance liés à l’activité administrative et à la facturation.
• Contrôler et valider les factures fournisseurs relevant de son périmètre de responsabilité.

Qualité, gestion des risques et amélioration continue

• Participer à la démarche d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques.
• Identifier et analyser les dysfonctionnements du circuit administratif du patient.
• Proposer et déployer des actions d’amélioration des organisations et des pratiques professionnelles.
• Veiller au respect des procédures internes, des règles de confidentialité et de la réglementation relative à la protection des données personnelles (RGPD).
• Contribuer à l’amélioration de l’expérience et de la satisfaction des patients.

Reporting

• Élaborer et suivre les tableaux de bord et statistiques d’activité.
• Analyser les indicateurs et proposer des axes d’optimisation/amélioration.
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction.