PREF25 / Adjoint(e) au Chef(fe) du bureau de la représentation de l'État

PREF25 / Adjoint(e) au Chef(fe) du bureau de la représentation de l'État

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Personnel du bureau du cabinet

Intitulé du poste

PREF25 / Adjoint(e) au Chef(fe) du bureau de la représentation de l'État

Description du poste

Vos activités principales

L'adjoint(e) au chef de bureau de la Représentation de l'Etat (BRE) assure un appui opérationnel et stratégique dans l'organisation et la coordination des missions transversales du bureau.

Il/elle participe activement à la préparation et au suivi des cérémonies officielles, des visites ministérielles, des soirées électorales, ainsi qu'à la rédaction des dossiers, discours et éléments de langage pour le préfet et la directrice de cabinet.

Il/elle est également en charge du traitement des dossiers de distinctions honorifiques et du suivi des interventions des ministres, parlementaires et particuliers.

Le poste implique une forte interaction avec les services internes, déconcentrés et les partenaires institutionnels.

Vos activités consistents en :

• Appui au chef BRE pour l'organisation des cérémonies, évènements et manifestations au sein ou hors de la préfecture, en lien avec les partenaires institutionnels ;
• Organisation et coordination des visites ministérielles (programme, logistique, accueil) ;
• Préparation et suivi des soirées électorales (bureaux-tests, coordination des moyens, liaison avec les services de l'Etat) ;
• Rédaction et préparation des dossiers, discours et éléments de langage pour le préfet et la directrice de cabinet, en lien avec les services internes et déconcentrés ;
• Gestion des relations avec l'ONaC-VG et les associations d'anciens combattants ;
• Instruction et suivi des dossiers de distinction honorifiques (Légion d'honneur, ordre national du Mérite) ;
• Traitement et suivi des demandes d'intervention des ministres, parlementaires et particuliers (réponses aux courriers réservés et divers).

Votre environnement professionnel

Activités du service

Au sein du cabinet du Préfet, le bureau de la Représentation de l'Etat (BRE) est en charge de la représentation de l'Etat, de l'organisation des évènements officiels, du suivi de la vie politique locale, de l'instruction des distinctions honorifiques et des relations avec les anciens combattants.

Composition et effectifs du service

3 agents dont chef de bureau (A),1 adjoint au chef de bureau (A) et 1 agent (C)

Liaisons hiérarchiques

Préfet, directrice de cabinet, chef du BRE

Liaisons fonctionnelles

Services de la préfecture et des sous-préfectures, services déconcentrés de l’état, collectivités territoriales, ministères, presse.

Conditions particulières d'exercice

Le poste est à temps plein. Rythme de travail et de congé adaptés aux contraintes des visites ministérielles et du calendrier électoral (obligation certains week-ends, disponibilité renforcée en période électorale ou lors d'évènements officiels).

Forte disponibilité requise.

Discrétion professionnelle absolue.

Déplacements ponctuels possibles.

Gestion de dossiers sensibles (distinctions honorifiques, courriers réservés).

Directrice de cabinet Mme ROUSSELLE - 03 81 25 10 56

M. Alexandre COUTURAS - chef du bureau de la représentation de l'Etat -

Mme Karine FAVRE-DANNE - cheffe du service des ressources humaines - 03 39 59 59 05

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise / requis
• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise / requis
• Avoir des compétences juridiques / niveau pratique / requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise / requis
• Savoir manager / niveau pratique / requis
• Savoir s'organiser / niveau expert / requis
• Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise / à acquérir
• Savoir rédiger / niveau maîtrise / requis
• Savoir négocier / niveau expert / requis
• Savoir gérer un projet / niveau maîtrise / requis
• Connaître les règles du protocole / niveau maîtrise / requis

Savoir-être

• savoir s'adapter / niveau maîtrise / requis
• avoir le sens des relations humaines / niveau expert / requis
• savoir communiquer / niveau maîtrise / requis
• savoir s'exprimer oralement / niveau