Assistant(e) de Direction F/H

L’Assistant(e) de Direction seconde directement le Directeur dans le pilotage quotidien de l’hôtel. Dans une
maison de 25 chambres, ce poste est volontairement polyvalent : il combine présence opérationnelle en
réception, suivi des équipes, coordination technique, gestion des prestataires, contrôle qualité et appui
administratif.

Missions principales

1. Réception & expérience client

• Participer pleinement aux opérations de réception : check-in, check-out, accueil téléphonique et physique, renseignements, conciergerie de premier niveau et gestion des demandes clients.
• Maîtriser et utiliser OPERA Cloud au quotidien : réservations, profils clients, rooming, facturation, débiteurs, traces, commentaires, rapports et contrôles de cohérence.
• Superviser la qualité de l’accueil et intervenir sur les situations sensibles, réclamations, gestes commerciaux et demandes VIP, dans le respect des consignes de la Direction.
• S’assurer de la bonne circulation des informations entre réception, étages, petit-déjeuner / bar et Direction.
• Pouvoir prendre un shift de réception ou remplacer ponctuellement un collaborateur lorsque l’activité l’exige.

2. Appui à la Direction & suivi des équipes

• Être le relais quotidien de la Direction auprès des équipes et contribuer à faire appliquer les procédures, standards de service et consignes internes.
• Participer au suivi des salariés : intégration des nouveaux arrivants, transmission des plannings, contrôle des présences, retards et absences, remontée des anomalies et suivi des points opérationnels.
• Aider à préparer les briefings, points d’équipe, entretiens de suivi et éléments nécessaires aux dossiers RH, sans se substituer aux fonctions administratives ou paie lorsqu’elles sont externalisées.
• Veiller au bon comportement professionnel, à la présentation des équipes, au respect des standards 4 étoiles et à la qualité de la communication interne.
• Assurer une continuité managériale en l’absence du Directeur et savoir prioriser les urgences avec discernement.

3. Suivi technique & maintenance de l’établissement

• Tenir à jour un suivi clair des incidents techniques : chambres, parties communes, équipements, sécurité, plomberie, électricité, climatisation / chauffage, serrurerie, etc.
• Organiser et suivre les rendez-vous avec les techniciens, sociétés de maintenance et prestataires ; donner accès aux zones concernées et contrôler la bonne réalisation des interventions.
• Effectuer des contrôles réguliers de l’établissement et signaler immédiatement toute anomalie pouvant impacter le client, la sécurité ou l’exploitation.
• Suivre les devis, comptes rendus d’intervention et actions restant à réaliser, avec relances si nécessaire.
• Anticiper autant que possible la maintenance préventive et limiter l’indisponibilité des chambres.

4. Qualité, propreté & standards 4 étoiles

• Contrôler ponctuellement les chambres, couloirs et espaces communs afin de garantir un niveau constant de propreté, de présentation et de maintenance.
• Collaborer étroitement avec les équipes d’étages et de réception pour traiter rapidement les chambres hors service, défauts de ménage et demandes particulières.
• Participer au suivi des objets trouvés, stocks opérationnels, consommables clients et besoins de réassort.
• Contribuer au respect des obligations de sécurité, des procédures internes et de la confidentialité des informations clients.

5. Prestataires, fournisseurs & administration courante

• Planifier et suivre les rendez-vous de fournisseurs, sociétés de contrôle, livraisons et interventions extérieures.
• Centraliser les documents opérationnels : bons d’intervention, devis, commandes, factures à transmettre, contrats ou échéances à surveiller.
• Effectuer les relances nécessaires et tenir la Direction informée de l’avancement des dossiers.
• Participer au suivi des commandes et des stocks lorsque cela concerne l’exploitation quotidienne de l’hôtel.

6. Commercial & vie de l’hôtel

• Contribuer au traitement des demandes particulières, groupes, privatisations ou événements de petite capacité en lien avec la Direction.
• Veiller à la bonne préparation des arrivées importantes et au partage des informations nécessaires aux équipes.
• Participer à la fidélisation client et à la réputation de l’établissement par une présence professionnelle, réactive et chaleureuse.