Assistant de direction

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : gestionnaire de scolarité)

Assistant de direction - Gestionnaire administratif et financier F/H

Description du poste

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie (DGAFP)

B (profession intermédiaire)

Domaine / métier

05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Gestionnaire financier-e et comptable

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction - Gestionnaire administratif et financier F/H

Présentation de la structure recruteuse

La Direction du Budget et des Finances est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie financière et budgétaire de l'établissement. Elle est chargée d'élaborer et piloter le budget avec la direction générale des services, les directions des finances et des achats des trois facultés, ainsi qu'avec l'Agence comptable de l'université. Elle apporte auprès de la direction générale des services et de l'équipe de gouvernance de l'établissement son expertise en matière de construction et d'arbitrage budgétaire afin de garantir la soutenabilité financière de l'établissement. Elle prépare l'ensemble des documents budgétaires à présenter aux instances de l'université, mène les dialogues budgétaires techniques préparatoires avec les directions centrales et synthétise les données des 3 facultés afin de préparer les dialogues de gestion stratégique menés par l'équipe de gouvernance. Structurée en 2 pôles (budget et immobilier) et composée d'une équipe de 8 personnes, la DBF assure un pilotage fonctionnel des 3 directions facultaires ainsi que du budget annexe, impulse et coordonne la formalisation des processus communs

Description du poste

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission: Par son expérience et ses connaissances en gestion et du logiciel SIFAC+ (SAP), le (la) titulaire du poste assure des missions transversales d’assistanat pour l’ensemble de la Direction du budget et des finances et assure en lien avec les gestionnaires des directions universitaires, des missions de gestion budgétaire et financière.

En matière de gestion administrative :

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des interlocuteurs
• Gestion du courrier, tenue du chrono de la Direction et gestion des parapheurs (suivi des délais), gestion de la boîte email générique de la Direction
• Gestion des agendas du directeur et de son adjoint, organisation de réunions
• Organisation des déplacements et missions des agents de la direction
• Saisie, présentation de notes et divers documents, rédaction de comptes rendus
• Gestion du budget de fonctionnement de la direction (commandes, réception, service fait)
• Organisation et classement de documents numériques, archivage dans le respect de la règlementation

En matière de gestion budgétaire (utilisation de SIFAC+): le (la) titulaire du poste est le correspondant privilégié des gestionnaires du niveau U, concernant:

• La saisie de transferts de crédits, de commandes (ajustements/corrections éventuelles), sollicités par les directions
• Le pilotage des régularisations des opérations d’achats et réservations voyages et hôtellerie sur le marché Déplacements
• Le pilotage des régularisations budgétaires des opérations sur carte achat en vue d’intégration des relevés dans SIFAC+
• Installations des reprogrammation des crédits des Plateformes scientifiques (excédents de ressources des années précédentes)
• traitement budgétaire des subventions aux organisations syndicales, aide spécifique aux VP étudiants, etc.
• Mise à jour et/ou création des bons de commandes pour la cour des comptes, huissiers et associations
• L’accompagnement des gestionnaires dans leurs missions quotidiennes

En matière de gestion administrative des personnels de la Direction, le (la) titulaire du poste assure notamment:

• Le bon déroulé pour la gestion des campagnes d’avancement, entretiens professionnels, les demandes de formation
• Le suivi des opérations logistiques de recrutement et d’accueil des nouveaux arrivants à la DBF
• Le suivi des permanences, des absences et la tenue du planning des congés, CET

Il est le correspondant privilégié de la DDRH et de la DPRP pour la coordination des dossiers de la Direction

En matière de communication interne, le (la)titulaire du poste assure :

• La circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• La mise à jour de la page intranet de la DBF, dans le respect des instructions données
• Le contrôle du respect de la charte graphique de