Assistant(e) de formation – Service de la formation continue – Bicêtre

STRUCTUREPRÉSENTATION DE L'HÔPITAL BICETRESitué au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l'hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l'adulte et l'enfant.Doté d'une structure d'accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L'établissement bénéficie d'une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d'un centre périnatal de type III et d'un centre de chirurgie ambulatoire. Les services s'appuient sur un plateau technique performant, doté d'équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux. L'hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en uvre pour s'adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d'éducation thérapeutique.PRÉSENTATION DE LA DIRECTION Intitulé de la direction : Direction des Ressources HumainesPRÉSENTATION DU SERVICELe service de la formation continue assure la gestion de l'ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay. Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines. Composition de l'équipe : 1 responsable de formation 1 responsable adjointe8 assistantes de formation : 2 sur BCT, 1 sur ABC, 1 sur PBR, 1 sur APR, 1 sur RPC, 1 sur SPR et 1 sur Berck LIAISONSLiaisons hiérarchiques :Responsable de formation : Nathalie CROQUELOIS Responsable de formation adjointe : Camille MEYERDirectrice des Ressources Humaines adjointe : Justine LONGINOTTILiaisons fonctionnelles :Les services de la direction des ressources humainesLes directions fonctionnelles de l'établissement, les services économiques Les responsables des services de tous les secteursLes agents du site de BicêtreLe département du développement professionnel DRH APHPLe centre de la formation et du développement des compétences Les organismes extérieurs de formation : prestataires de congrès, universitésLes formateurs internes et externes ACTIVITÉSMissions générales :Assiste les Responsables de FormationAccueille, informe et oriente le personnel (physique et téléphonique), gère les messagesMène les entretiens d'information et d'orientation Accompagne les agents dans leur parcours de professionnalisation : BC, VAE, Congé Professionnel de formation, ConcoursGère et suit les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l'extérieur de l'APHP Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de missionAssure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuelsAssure le travail de secrétariat : ouverture et tri du courrier, mise en signature, diffusion de l'information, classement et archivage des dossiers du serviceTraite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d'achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formationAssure le suivi des dossiers des frais de missions (île de France et hors Ile de France) des agents avec les gestionnaires paye Accueille les intervenants et des stagiaires, Assure l'installation des matériels nécessaires aux formations Assure l'ouverture et la fermeture des salles de formationoAutres activités ponctuelles :Concours : assure la diffusion de l'information, aide à l'inscription sur le logiciel concours Gère la logistique du service : commandes de petits matérielParticipe à l'encadrement d'un stagiaireParticularités du poste :Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay peut être demandée AVANTAGESAutonomie Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail HORAIRES DE TRAVAILHoraires : 35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée travaillée, avec une amplitude horaire de 8h30 à 17h00. Les Repos hebdomadaires sont les samedis et dimanches. Les congés doivent être posés sur les périodes de congés scolaires de préférence.Quotité de temps : 100 % COMPÉTENCES REQUISESConnaissances particulières : Connaissance des procédures d'achatConnaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnellesPossibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »Qualités professionnelles requises : Sens de l'accueil et de la communication,Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilitésRigueur et organisation dans la réalisation des activitésCapacité à travailler en équipeSavoir rendre compte, être polyvalentSens du service publicPRÉ-REQUISFormations et/ou qualifications requises : Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie OutlookMaîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)Techniques de communication physique et téléphoniqueEXPÉRIENCE REQUISEAffectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTEChargée de formationGESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELSRISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉVisuel sur informatiqueMESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUESÉclairage adaptéSURVEILLANCE MÉDICALESelon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.