Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs

Chatou, Ville des impressionnistes (30 000 habitants et 600 agents communaux)

Située dans les Yvelines (78) à 15mn de Paris (RER A) et à 6km de Saint Germain en Laye

La Direction des affaires juridiques et de la commande publique recrute un

Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs (H/F)

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

Si vous souhaitez postuler à cet emploi, veuillez vous assurer que vous remplissez les conditions suivantes, énumérées ci-dessous.

« Une collectivité engagée, plus belle, plus moderne, plus solidaire et plus écologique »

La ville de Chatou s’engage dans des projets innovants et dans la modernisation de sa relation aux citoyens avec une réflexion sur la symétrie des attentions. Ainsi, “tout bénéfice pour l’usager doit être perçu par les agents” et se traduire en qualité de vie au travail (méthode de travail, sens du travail, autonomie, espace d’investissement,...).

Dans cet environnement de projets, elle s’appuie sur une Direction des affaires juridiques et de la commande publique proactive qui s’approprie les évolutions juridiques et réglementaires et qui met au service des élus son expertise et son analyse des textes juridiques. Le service de la Commande publique joue un rôle fondamental afin de permettre à la Collectivité d’utiliser ses moyens de manière la plus efficiente possible et de mener à bien les projets municipaux.

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique, volontairement tournée vers l’innovation, dans un cadre de travail de qualité.

Alors notre poste de Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs est pour vous, venez contribuer activement à cette dynamique

MISSIONS :

Sous l’autorité du Directeur de la Direction des affaires juridiques et de la Commande publique vous êtes le garant de la bonne organisation et du bon déroulement des séances du Conseil Municipal, de la préparation à la publication des délibérations, le Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs assure plus largement le contrôle, la transmission, la publicité de l’ensemble des actes administratifs de la collectivité (délibérations/décisions/arrêtés, à l’exclusion des actes relatifs aux ressources humaines et à l’urbanisme) et l’établissement régulier des registres correspondants. Vos activités principales :

Préparation et suivi des séances du Conseil Municipal :

• Elaboration du calendrier des séances, centralisation, relecture (vérification de la conformité et de la cohérence rédactionnelle) des projets de délibération proposés par les différentes directions et envoi dématérialisé de la convocation et du dossier de séance aux élus via la plateforme sécurisée (Id-Libre), organisation des éventuels scrutins à bulletins secrets en séance ;
• Participation active aux séances (prise de note, assistance lors de la mise en place de la salle) ;
• Gestion de l’après-conseil en lien avec l’assistante de la direction : formalisation des délibérations sous le logiciel métier (WebDélib), gestion des formalités de télétransmission au contrôle de légalité et contrôle de la publicité des délibérations (affichage électronique, mise en ligne sur le site internet de la Ville) et de la liste des délibérations, rédaction du procès-verbal ;
• Administration fonctionnelle des logiciels métiers de gestion des délibérations et des actes (WebDélib, S2Low, Id-Libre) : paramétrage des droits et circuits de validation, assistance aux utilisateurs.

Gestion des actes administratifs :

• Traitement dématérialisé, via les logiciels WebDelib, Id-Libre, S2Low et I-PARAFEUR (validation, enregistrement) des arrêtés et décisions du Maire en lien avec les services de la collectivité ;
• Pré-contrôle administratif des projets de délibérations, décisions, arrêtés et pièces annexes ;
• Contrôle de la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication et gestion de la notification des actes individuels aux intéressés), archivage des délibérations, des décisions et des arrêtés (tenue des registres en lien avec l’archiviste) ;
• Rédaction et mise à jour des arrêtés de délégations de signature et de fonctions (notamment lors des périodes de congés scolaires ou estivales),
• Maîtrise de la mise en place de nouveaux outils logiciels de production et de contrôle des actes et de sécurisation des procédures.
• Élaboration des actes relatifs aux régies municipales en concertation avec la direction des finances.
• Gestion et contrôle de l’affichage légal dématérialisé (borne extérieure via logiciel TITAN).

Tenue des tableaux de bord et animation du dialogue de gestion :

• Ten