Assistant administratif et financier temporaire(H/F)...

Le poste de Assistant administratif et financier

Découvrez exactement les compétences, l'expérience et les qualifications dont vous aurez besoin pour réussir dans ce rôle avant de postuler ci-dessous.
temporaire (H/F) La Direction de l’immobilier et de la logistique
(DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les
opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le
patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services,
patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables,
archives de la Région…). Elle est structurée autour d’une
directrice, deux , 2 pôles et sept services : - Le pôle
analyse des risques (PADR), - Le pôle coordination (POLCOO), - Le
service de l’expertise technique et de la programmation (SETEP) -
Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI) - Le service de la
stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion
domaniale (STRAT) ainsi que quatre services immobiliers, ces
derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux
à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35). Le
Service fonctionnel de l’Immobilier (SEFI), au sein de la DIL,
assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques,
et financiers. Il contribue à la définition des conditions de
réalisation des opérations. Il porte deux programmes budgétaires :
- celui des investissements immobiliers des lycées (110 M°€ / an),
- celui relatif au patrimoine et à la logistique. Le Service
fonctionnel de l’immobilier (SEFI) dispose de trois pôles : - le
pôle achat juridique de l’immobilier (PAJI), - le pôle financier
immobilier (POFIM), en charge du programme des investissements
immobiliers des lycées publics et des projets confiés aux
mandataires (Sembreizh et Lannion Trégor Communauté), - le pôle
financier logistique et services généraux (POFILS), en charge du
programme financier Patrimoine et Logistique et à terme des
enveloppes budgétaires confiées à la DIL par les autres directions
pour intervenir sur leur patrimoine. Son effectif est de 23 agents.
Le pôle financier immobilier (POFIM) pilote le marché de mandat sur
les champs financiers et administratifs en collaboration avec la
direction et les chefs de service. Il notifie les commandes au
mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des
services immobiliers. La responsabilité et le pilotage du pôle
financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier
qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices. Les
missions de ce pôle sont : - Décisions du programme budgétaire
relatifs aux lycées, - Conventionnement avec les collectivités pour
le financement et la co-maîtrise d’ouvrage, les conventions de
Partenariat Public-Public (CPP ex DMO), - Financement des projets
d’investissements immobilier, - Exécution de toutes les opérations
sous mandat, des CPP (Conventions Public-Public), des opérations
directes des services centraux (hors SMG), - Porte d’entrée des
services immobiliers pour l’exécution financière et administrative
de leurs opérations, gestion des régies, - Pilotage administratif
et financier des mandats, - Suivi des accords-cadres et des marchés
transversaux utilisés par les services immobiliers, le SETEP et le
PADR. Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 5
gestionnaires administratifs, 4 référents et 2 coordonnatrices
Votre rôle : 1 -Assurer le suivi administratif et financier d’un
portefeuille d'opérations d'investissement immobilier : Le-la
gestionnaire se voit confier un portefeuille d'opérations en lien
avec plusieurs chefs de projets opérationnels émanant de différents
services de la Direction de l'Immobilier. - Assurer la gestion
administrative et financière des opérations d'investissement
immobilier déléguées à un mandataire : - Réserver les crédits,
effectuer les engagements financiers - Préparer le dossier
administratif de l'opération (logiciel gestion des opérations) -
Instruire les demandes d'avances financières - Suivre les décisions
administratives du maître d'ouvrage sur chaque opération - Assurer
l'instruction administrative des procès-verbaux de réception et des
réserves - Suivre la production et l’exécution administrative et
financière des conventions et notamment, traiter : - Les
conventions de financement avec des partenaires - Les conventions
de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO) 2- Procéder à la clôture
et l'archivage des dossiers : - Instruire les crédits affectés non
engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence
- Instruire et notifier les bilans d'opérations et les quitus des
projets - Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès
des services concernés 3- Rédiger des notes et courriers simples
aux partenaires et établissements d'enseignement 4- Assister le
pôle financ