Assistant(e) de Direction H/F

Vous aimez les postes où aucune journée ne se ressemble ?

Ce qui suit couvre tout ce que vous devez savoir sur cette opportunité, ainsi que ce qui est attendu des candidats.

Nous recrutons pour notre client, une entreprise familiale à taille humaine, implantée en Rhône-Alpes et spécialisée dans l'univers du prêt-à-porter, un(e) Assistant(e) de Direction H/F.

Au sein d'un environnement dynamique et multi-sites, vous accompagnez directement le Gérant et le Directeur Général dans leur quotidien.

Bien plus qu'un poste d'assistanat classique, vous occupez une fonction à 360°, au carrefour de l'administratif, des ressources humaines et du marketing.

Votre rôle ? Faciliter le quotidien de la Direction, anticiper, organiser et faire avancer les sujets.

Vos missions Assister la Direction au quotidien

Véritable point d'appui du Gérant et du Directeur Général, vous assurez notamment :

• La gestion et l'organisation des agendas ;
• La planification des rendez-vous professionnels et des échanges avec les marques partenaires ;
• L'organisation complète des déplacements : transports, hébergements et logistique ;
• L'accueil téléphonique et l'orientation des demandes ;
• La gestion des différentes échéances du quotidien ;
• Plus largement, un rôle de support opérationnel auprès de la Direction en fonction des besoins.

Piloter les sujets administratifs

Vous prenez en charge de manière autonome différents dossiers nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise :

• Commandes de fournitures et suivi des consommables ;
• Suivi des dossiers d'assurance ;
• Suivi du parc automobile : contrôles techniques, entretiens et échéances ;
• Préparation des inventaires : planning, kits et documents nécessaires ;
• Gestion administrative de différents envois et documents ;
• Gestion des tarifs et disponibilités sur un outil de réservation ;
• Classement et suivi de factures liées au parc immobilier ;
• Préparation des supports et documents nécessaires lors des temps forts de l'activité.

Participer à la gestion des Ressources Humaines

Vous intervenez également sur une partie importante de l'administration du personnel :

• Organisation et suivi des visites médicales ;
• Gestion administrative des alternants et stagiaires, de leur arrivée jusqu'à leur départ ;
• Rédaction de courriers RH : promesses d'embauche, courriers liés aux ruptures, documents administratifs… ;
• Rédaction et diffusion des offres d'emploi ;
• Transmission des soldes de tout compte et suivi administratif des sorties ;
• Déclarations des accidents du travail ;
• Suivi des refacturations liées aux mises à disposition de personnel ;
• Préparation des documents et supports RH annuels.

Vous serez amené(e) à travailler sur des informations sensibles et confidentielles : discrétion, fiabilité et rigueur sont donc indispensables.

Contribuer aux actions marketing et commerciales

Votre polyvalence vous amènera également à participer à la vie commerciale de l'entreprise :

• Création de supports de vente : PLV, affiches et visuels pour les points de vente ;
• Préparation des temps forts commerciaux : étiquetage, impressions et préparation des supports destinés aux magasins ;
• Conception et envoi de campagnes SMS auprès de la clientèle.

Et vous ?

Vous êtes le genre de personne qui aime anticiper, organiser et trouver des solutions ?

Vous appréciez les environnements dynamiques et les postes polyvalents où vous pouvez aussi bien organiser un déplacement que gérer un dossier RH ou préparer un support pour les équipes ?

Vous aimez avoir une vision globale des sujets et être la personne sur qui l'on peut compter pour que les choses avancent ?

Alors ce poste pourrait vraiment vous correspondre.

Nous recherchons :

• Une formation Bac +2 minimum, idéalement en assistanat de direction, gestion de PME ou équivalent ;
• Une expérience d'au moins 2 ans sur un poste d'Assistant(e) de Direction ou sur une fonction polyvalente similaire ;
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques ;
• Une excellente capacité d'organisation et de priorisation ;
• De l'autonomie et de la débrouillardise ;
• De la polyvalence et de la réactivité ;
• De la rigueur dans le suivi des dossiers ;
• Un excellent relationnel ;
• Une grande discrétion, indispensable compte tenu de la proximité avec la Direction.

Une expérience acquise dans une PME, une entreprise familiale ou un environnement multi-sites sera particulièrement appr