Senior Executive Assistant, Allergan Aesthetics

Il y a 6 mois

Courbevoie, France Allergan Aesthetics Temps plein

**Company Description**

We are now recruiting a **Senior Executive Assistant**, reporting to the General Manager of Allergan Aesthetics (AA), who will support the Allergan Aesthetics brand within our French Affiliate. This office-based role sits in our **Courbevoie office location**. Please note, the ability to travel in support of meetings/events may be requested.

By integrating the organization as a Senior Executive Assistant, you will support the General Manager France and AA Leadership Team (Marketing and Sales Heads, and other LT members team as needed) in all business and organizational activities. Using your understanding of the business context and managing conflicting priorities, you will proactively ensure efficient and timely delivery of all tasks which include complex diary management, meeting co-ordination across multiple time zones, presentation support, travel planning, expenses and ad hoc projects as required.

The principal responsibilities will be:
Confidential administrative support
- Assist in the preparation and circulation of documents including agendas, presentations and organizational charts.
- Creation and ownership of the annual AA France Calendar in alignment with the regional, international and local country calendars.
- Schedule and attend leadership team and department meetings, coordinating agenda’s, documenting, and circulating action points.
- Ownership of the GM budget related to generic area spend - communications, offsite events, area team training etc. Management of related purchase orders, liaising with relevant agencies and working closely with finance to ensure accurate tracking.
- Establish a good working knowledge of the business, products, and members of the team in order to support day to day operational tasks efficiently, with minimum supervision.
- Provide assistance to other business areas in peak periods or absence e.g., vacation cover for the events management.
- Build and maintain relationships both externally and internally within the wider organization to ensure effective communication and efficient implementation of departmental activities.

Outlook calendar schedules
- Manage all incoming meeting invites and ensure any conflicting appointments are rescheduled.
- Schedule meetings across multiple time zones.
- Book meeting rooms as required.

Events and ad hoc projects
- Work with the GM and the PMO on ad hoc projects and tasks in an innovative way. Using personal initiative and independence as much as possible, to achieve given objectives within tight deadlines e.g., Area newsletter, Area Townhalls, Area Leadership Meetings & Events, etc.

Travel arrangements
- Provide detailed travel itineraries and ensure all information is updated in the calendar.
- Liaise with the local country team with regards to country reviews, offering the area team some logistics support.

Expenses
- Preparation and submission of monthly expense reports for GM, Marketing and Sales head.

Distribution Lists

Compliance and integrity

You will be responsible for conducting your activities on behalf of the company, consistent with a high standard of business ethics and in compliance with the laws and regulations that govern our activities. Your obligation encompasses the following:

- Takes personal responsibility for and demonstrates a high level of understanding of and adherence to the applicable internal policies.
- Exhibits high business ethics standard in dealing with internal and external stakeholders, including dealing with others honestly and openly.

**Qualifications**
Our Leadership team is looking for a professional with **extensive senior Executive Assistant experience **within **fast moving, multi-cultural, large international companies**. Experience within the pharmaceutical sector, whilst not essential, is desirable.

Required Knowledge and Skills
- Excellent knowledge of Microsoft Office
- Project management experience of coordinating events (up to 100 people)
- Able to work in English when necessary

Required Abilities
- Excellent organizational, co-ordination and communication skills
- A team player with a strong ability to work of their own initiative
- Reliable, accurate and precise
- A dynamic self-starter with the ability to work under pressure in a rapidly changing environment and within tight deadlines
- Strong interpersonal skills. Adept at communicating effectively at all levels of the organization, especially senior executive level contacts in a multi-cultural environment
- Work to high ethical standards with discretion and integrity
- Ability to accept responsibility and be pro-active within defined limits

**Additional Information**
Travailler chez **AbbVie France** / **Allergan Aesthetics**, une division AbbVie, c’est aussi bénéficier d’un environnement de travail pensé pour ses collaborateurs. En effet, nos bureaux sont localisés dans le quartier d’affaires de** la Défense **dans le département des Hauts-de-Seine, et desservis par le

  • Assistant à Domicile Exécutif

    il y a 5 jours

    Courbevoie, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 20 000 € - 25 000 €

    beBee Professionals recherche un(e) Assistant à Domicile Exécutif pour renforcer notre équipe à Courbevoie, France. Ce poste permettra d'apporter un soutien précieux aux personnes âgées ou en situation de handicap afin de les aider dans leur quotidien et de favoriser leur autonomie.Compétences requises :Aider les bénéficiaires dans...

  • Senior Enterprise Account Executive

    Il y a 6 mois

    Courbevoie, France LeanIX GmbH Temps plein

    We are looking for you as a Senior Enterprise Account Executive (f/m/d) in Paris, France, being part of our EMEA team for our SaaS software solutions to complement our dedicated and success driven team. We are focusing on high quality consultative sales processes (MEDDICC) with a solid mixture of outbound and inbound generated leads. You help our prospects...

  • Executive Assistant Strategy, Development

    Il y a 3 mois

    Courbevoie, France Equans Temps plein

    Executive Assistant Strategy, Development & Marketing, CSR (M/F) **Offer ID**: - 63550**Métier**: - Support Functions / Other**Contract type**: - Permanent**Country**: - France**À propos de l'entreprise**: Equans est un leader mondial du secteur des énergies et services implanté dans 20 pays, avec 90 000 collaborateurs travaillant sur les 5...

  • Senior Sales Executive

    Il y a 6 mois

    Courbevoie, France QAD, Inc. Temps plein

    Company Description QAD is building a world-class SaaS company, and we are growing. We are looking for talented individuals who want to join us on our mission to help solve relevant real-world problems in manufacturing and the supply chain. - We are a virtual first company and your primary work experience will be virtual / working from your home. Occasional...

  • Assistant de vie senior

    il y a 3 semaines

    Courbevoie, Île-de-France Senior Compagnie Courbevoie Temps plein

    Senior CompagnieNos agences basées à Courbevoie et Nanterre depuis 2015 ont pour but d'accompagner nos ainés afin de faciliter leur quotidien et permettre leur maintien à domicile.Nous intervenons sur 4 villes : Courbevoie, La Garenne-Colombes, Puteaux et Nanterre. Vos missions :Vous assisterez les personnes fragiles dans certaines tâches du quotidien :...

  • Senior Sales Executive-erp

    Il y a 2 mois

    Courbevoie, France QAD, Inc. Temps plein

    **Company Description** QAD is building a world-class SaaS company, and we are growing. We are looking for talented individuals who want to join us on our mission to help solve relevant real-world problems in manufacturing and the supply chain. - We are a virtual first company and your primary work experience will be virtual / working from your home....

  • Apprenti(E) Chargé(E) de Mission Conformité Et

    Il y a 4 mois

    Courbevoie, France AbbVie Temps plein

    **Description de l'entreprise** La mission d’**AbbVie** est de découvrir et produire des médicaments innovants qui apportent des solutions aux problèmes graves de santé d’aujourd’hui tout en relevant les défis médicaux de demain. Nous cherchons à transformer la vie des personnes dans plusieurs domaines thérapeutiques clés comme...

  • Consultant Exécutif Senior pour Projet de Transformation Digitale

    il y a 3 semaines

    Courbevoie, Île-de-France Groupe SOPRA STERIA Temps plein

    Présentation du Groupe Sopra SteriaLe groupe Sopra Steria est une entreprise de conseil en transformation digitale qui offre des solutions innovantes pour aider les entreprises à relever les défis de la compétitivité.Votre Futur Environnement de TravailEn tant que consultant exécutif senior, vous serez chargé d'intervenir chez nos clients pour les...

  • assistant de vie senior

    il y a 5 jours

    Courbevoie, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 18 000 € - 25 000 €

    À beBee Professionals, nous recherchons un(e) assistant(e) de vie senior pour renforcer notre équipe à Courbevoie.Nous proposons une opportunité unique pour les personnes motivées et passionnées d'aider les aînés ou en situation de handicap à maintenir leur indépendance et leur qualité de vie.Nos objectifs sont clairs : garantir le confort, la...

  • Responsable Optique Senior

    il y a 2 jours

    Courbevoie, Île-de-France ALPHEA CONSEIL Temps plein

    Nous recherchons un responsable optique senior pour rejoindre notre équipe dynamique à Courbevoie (92).Description du posteEn tant que responsable optique senior, vous serez chargé de concevoir, ajuster et délivrer les équipements optiques adéquats aux besoins de nos clients.Vos missions seront les suivantes :Evaluer les besoins des clients et garantir...

  • Chef Commercial Senior

    il y a 3 semaines

    Courbevoie, Île-de-France Innovorder Temps plein

    Développez vos compétences avec Innovorder Compétition s'ouvre à vous ! Nous recherchons un Account Executive Senior pour rejoindre notre équipe Sales composée de 15 personnes. Votre rôle consiste à développer notre cible : des entreprises de 3 à 10 points de vente, essentiellement des chaînes en forte croissance. Le potentiel de ce marché...

  • Assistant de Soins Infirmiers Senior

    il y a 1 mois

    Courbevoie, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 20 000 € - 25 000 €

    L'équipe de soins de beBee Professionals à Courbevoie, France recherche un(e) Assistant de Soins Infirmiers Senior pour contribuer au bien-être des patients.Voici les informations clés sur le poste :Rémunération attractive : 35 000€Salaire estimé par heure : environ 22€/heureLes tâches principales consiste à assurer les soins d'hygiène et...

  • Account Executive Senior

    il y a 3 semaines

    Courbevoie, 92400, France Innovorder Temps plein

    Afin d'accompagner la croissance d'Innovorder, nous recrutons un Account executive Senior pour rejoindre notre équipe Sales de 15 personnes. Notre objectif : développer notre cible : entreprises de 3 à 10 points de vente, essentiellement des chaînes en forte croissance qui sont amenées à doubler de taille rapidement. Plusieurs interlocuteurs : ...

  • Executive Associate Renewables

    Il y a 7 mois

    Courbevoie, France KPMG Temps plein

    Vous souhaitez évoluer dans un cabinet leader qui vous permet de vivre vos convictions? Comme nos 10 000 collaborateurs, faites le choix d’une société à mission en plein essor, où la contribution de chacun et chacune est encouragée pour grandir ensemble. Faites le choix d’exceller autrement en œuvrant pour une performance durable autant que...

  • Executive Asssociate Renewables

    il y a 3 jours

    Courbevoie, France KPMG Temps plein

    Vous souhaitez évoluer dans un cabinet leader qui vous permet de vivre vos convictions? Comme nos 10 000 collaborateurs, faites le choix d’une société à mission en plein essor, où la contribution de chacun et chacune est encouragée pour grandir ensemble. Faites le choix d’exceller autrement en œuvrant pour une performance durable autant que...

  • Assistant de vie h/f

    il y a 3 semaines

    Courbevoie, Île-de-France Senior Compagnie Courbevoie Temps plein

    Senior Compagnie, basée à Courbevoie et Nanterre depuis 2015, recherche des Auxiliaires de Vie pour accompagner nos ainés dans leur quotidien.MissionNos agents travaillent sur 4 villes : Courbevoie, La Garenne-Colombes, Puteaux et Nanterre. Votre mission consiste à aider les personnes fragiles dans certaines tâches du quotidien : aide à la toilette,...

  • Senior Legal Counsel Europe South

    il y a 1 mois

    Courbevoie, France Goodyear Temps plein

    Location: FR - La DEFENSE - Position may be located in France or Italy_ Goodyear Talent Acquisition Representative: Carina Coman **_ Senior legal Counsel_** - Position may be located in France or Italy_ **_ Role and responsabilities :_** - As a Senior advisor to the Europe South Hub (France, Italy and Greece):_ - 1) Be a trusted and dedicated senior legal...

  • Senior Legal Counsel Europe South

    Il y a 4 mois

    Courbevoie, France Goodyear Temps plein

    Location: FR - La DEFENSE - Position may be located in France or Italy_ Goodyear Talent Acquisition Representative: Adeline Dassot **_ Senior legal Counsel_** - Position may be located in France or Italy_ **_ Role and responsabilities :_** - As a Senior advisor to the Europe South Hub (France, Italy and Greece):_ - 1) Be a trusted and dedicated senior...

  • Senior Account Executive, Retail

    il y a 2 semaines

    Courbevoie, France Circana Temps plein

    **Introduction** Data-Driven, Customer-Centric sont des mots, des démarches qui vous animent ? Enthousiaste, agile, pragmatique sont des mots qui vous résument ? Vous souhaitez vous dépasser ? Rejoignez-nous ! Au sein de la division Retail, nous recrutons un(e) Consultant(e) Senior à haut potentiel autour d’un état d’esprit de collaboration, de...

  • Senior Multinational Client Executive

    Il y a 7 mois

    Courbevoie, France AIG Temps plein

    Who we are American International Group, Inc. (AIG) is a leading global insurance organization. Building on 100 years of experience, today AIG member companies provide a wide range of property casualty insurance, life insurance, retirement solutions, and other financial services to customers in more than 80 countries and jurisdictions. These diverse...