Assistant(E) de Direction Faculté Des Lettres Et

il y a 2 semaines

Lyon e, France UCLy Temps plein

La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet dans le cadre du remplacement d’une collaboratrice. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté de Lettres et Civilisations, ce collaborateur aura pour principales fonctions:
**PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES**:
**Appui à la direction, secrétariat, accueil**
- Assister sur le plan administratif, la direction de la Faculté des Lettres et Civilisations sur les différentes actions relevant de ses missions et les différents projets en cours et à venir,
- Constituer, organiser et gérer les dossiers nécessaires à la bonne conduite des missions de la direction
- Préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements de la Faculté
- Réaliser des comptes rendus de réunions, relevés de décisions et suivre les actions menées,
- Gérer et suivre les agendas (prise de rendez-vous), filtrer les appels,
- Réserver et organiser la logistique des déplacements professionnels pour les collaborateurs de l’Institut,
- Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, envoi et réception du courrier), saisie et mis en page des documents,
- Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs, lieux ou services,
- Communiquer et renseigner sur les offres de formation (contacts directs ou indirects, salons, JPO, etc.),
- Établir les tableaux de bord ou indicateurs de l’Institut
- Effectuer un suivi budgétaire et contrôler les dépenses de l’Institut
- Gérer administrativement les frais professionnels,
- Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
- Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
- Identifier les évolutions et anticiper les besoins pour optimiser la qualité du service et le fonctionnement,
- Gérer l’information sur les panneaux d’affichage,
- Conduire des projets simples,
- Gérer la billetterie des activités culturelles,
- Réaliser des statistiques liées au suivi des étudiants,
- Faire les demandes de contrats (surveillants, étudiants) à la RAU,

**Scolarité et administration pédagogique**
- Gérer sur le plan administratif la scolarité des étudiants, des auditeurs libres des apprenants,
- o Établir les conventions de stages, les contrats d’alternance, les conventions et les contrats de formation professionnelle continue,
- Appliquer les procédures liées à la scolarité et à la formation professionnelle continue dans le respect de la réglementation,
- Gérer, suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (documents administratifs, choix de cours/matières, paiements de la scolarité, bourses, FPC, etc.) et effectuer la relance,
- Analyser les dossiers d’inscription et appliquer le tarif correspondant,
- Assister les étudiants, les apprenants dans leur inscription (en présence/en ligne),
- Administrer les encaissements (inscriptions étudiantes et des apprenants),
- Mettre en place l’inscription pédagogique (groupes étudiants, cursus, emploi du temps du semestre, salles, réunions ) en fonction des contraintes,
- Gérer les emplois du temps,
- Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
- Gérer les bulletins de note,
- Conseiller, assister les étudiants dans la résolution de problèmes,
- Mettre à disposition les moyens logistiques pour les cours, les examens, les réunions, les évènements de l’Institut.

**Profil**:

- Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
- Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités,
- Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
- Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais).

Formation : Bac +3 minimum avec expérience

Rémunération: selon le profil

Poste à pourvoir : dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Aide au logement
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

  • Assistant(E) Institut Faculté Education

    il y a 4 semaines

    Lyon 2e, France UCLy Temps plein

    En collaboration avec l’équipe de direction de la Faculté d’Education, et sous la responsabilité hiérarchique de la RAU du Pôle, assurer l’information et le suivi administratif auprès des étudiants des deux années de Licence et assurer un soutien administratif auprès des directions pédagogiques. **Missions Principales** - Assurer la gestion...

  • Recrutement | Assistant(e) d’Institut pour la Faculté d’Education

    il y a 4 semaines

    Lyon, France UCLy Temps plein

    Mission Principale Assurer la gestion de scolarité des formations de l’unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur. Participer aux tâches communes du secrétariat avec l’équipe administrative de la Faculté d’Education. Tâches spécifiques (liste non exhaustive) Gérer en équipe et en...

  • Assistant/Assistante Administratif/Administrative Faculté F/H

    il y a 3 semaines

    Lyon, France Galileo Global Education Temps plein

    Contexte :Dans le cadre d'un surcroit d'activité, le Décanat faculté & recherches, recherche un/une:Assistant/Assistante administratif/administrative faculté F/H (CDD à temps plein jusqu'à fin septembre 2024) Ce que nous attendons de vous:​Vérifier les dossiers administratifs des vacataires honoraires (Faculté, Langues, Carrière et Sport) et...

  • Assistant(e) de Direction Commercial(e)

    il y a 4 semaines

    Lyon, France DIRECTION COMMERCIALE Temps plein

    Société du groupe Fiducial, la Banque Fiducial sous sa marque Thémis, est au service des entreprises en difficulté. Banque de flux et de financements, ses équipes ont à cœur d'être proche de chacun de leurs clients.La Direction Commerciale de THEMIS banque recrute son Assistant(e) de Direction Commerciale à Lyon (ou Paris), pour accompagner 40...

  • Assistant(E) de Direction Generale

    il y a 1 mois

    Marseille 2e, France Volt Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistante de direction dans le secteur Maritime/Naval chez l'un de nos clients. **Activités principales du poste**: - Assister le Vice Président de la société dans la gestion et l'organisation administrative de son département ; - Etre l'interface privilégiée avec tous les interlocuteurs externes et internes ; - Collecter et...

  • Assistant(E) de Direction Esdes

    il y a 4 semaines

    Lyon 2e, France UCLy Temps plein

    L’Esdes est la 1ère Business School engagée en faveur de l’émergence d’une économie responsable dans un monde globalisé et numérique. Ce positionnement « management responsable » nourrit ses activités de recherche sur 4 axes complémentaires depuis plus de 10 ans. École de Management née au sein de l’Université Catholique de Lyon (UCLy),...

  • Assistant(E) Commercial(E)

    il y a 1 mois

    Lyon 2e, France Avenue des Talents Temps plein

    Nous recherchons pour notre client, Groupe Industriel International basé à Lyon, **un(e) Assistant(e) Commercial(e) (H/F)** dans le cadre d’un recrutement en **CDI.** Prise de poste ASAP. **Missions**: Rattaché(e) à la Direction Grands Comptes, l'Assistant(e) Commercial(e) aura pour rôle sera de soutenir et de participer à la coordination entre...

  • Assistante de Direction

    il y a 4 semaines

    Marseille 2e, France Volt Temps plein

    Division d'une entreprise générant un chiffre d’affaires de 1,4 milliard de dollars, forte de 60 ans d'expérience, Volt possède les ressources, les connaissances, et la passion nécessaire au succès de n’importe quelle mission._ Nous recherchons pour notre client un(e) Assistant de Direction (H/F): Activités principales du poste: - Assister le...

  • Assistant(E) Commercial(E)

    il y a 4 semaines

    Lyon 2e, France Avenue des Talents Temps plein

    **Avenue des Talents** est un Cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers du Tertiaire, de l’Ingénierie et du Médical. Nous intervenons également sur d’autres métiers. Nos bureaux sont situés à Saint-Etienne, et nous recrutons en Auvergne-Rhône-Alpes ainsi que sur tout le territoire national. **Poste proposé**: Nous recherchons pour...

  • Assistant(E) Commercial(E)

    il y a 4 semaines

    Lyon 2e, France Avenue des Talents Temps plein

    **Avenue des Talents** est un Cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers du Tertiaire, de l’Ingénierie et du Médical. Nous intervenons également sur d’autres métiers. Nos bureaux sont situés à Saint-Etienne, et nous recrutons en Auvergne-Rhône-Alpes ainsi que sur tout le territoire national. **Poste proposé**: Nous recherchons pour...

  • Contrat D'apprentissage

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Caisse des Dépôts et Consignations Temps plein

    **Missions et activités principales** La direction régionale Auvergne-Rhône-Alpes regroupe environ 90 collaborateurs répartis sur 3 sites principaux (Lyon, Clermont-Ferrand, Grenoble et Chambéry). Au sein de la Direction Régionale Auvergne-Rhône-Alpes le/la titulaire est rattaché(e) directement au Responsable des Affaires Générales et du pôle...

  • Un.e Assistant

    il y a 4 jours

    Lyon, France Département de Saône-et-Loire Temps plein

    Direction DAPAPH Service DIRECTION DE L'AUTONOMIE DES PERSONNES AGEES ET DES PERSONNES HANDICAPEES Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel) Filière Filière administrative Cadre d'emploi Rédacteurs Territoriaux Catégorie B Groupe RIFSEEP B3 NBI Oui Ségur Non Nombre de points 10 Prise de poste souhaitée...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Lyon 2e, France Coorhea Temps plein

    **Nous recherchons un(e) assistant(e) de Direction.** L'assistant(e) de Direction accompagne et assiste au quotidien l'équipe de direction et les différents services de la Coopérative. Au sein d'une équipe de 32 personnes, dans le cadre de ses fonctions, l’assistant(e) de direction sera amené à travailler avec l'ensemble des membres de la Direction...

  • Contrat D'apprentissage

    il y a 5 jours

    Lyon, France Caisse des Dépôts et Consignations Temps plein

    -Caisse des Dépôts et Consignations Lyon, France Posted 21 hours ago Hybrid Internships & Graduate Trainee Competitive **Missions et activités principales** La direction régionale Auvergne-Rhône-Alpes regroupe environ 90 collaborateurs répartis sur 3 sites principaux (Lyon, Clermont-Ferrand, Grenoble et Chambéry). - Au sein de la Direction...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Lyon 9e, France DASSONVILLE ET DALMAIS Temps plein

    Descriptif du poste Vous souhaitez mettre vos savoir être et vos savoir-faire au service d'une agence en pleine croissance ? Devenez l'assistant(e) d'agence que nous recherchons ! Avec votre soutien, notre agence d'architecture pourra relever les défis et concrétiser les projets les plus audacieux. Rejoignez-nous! Rattaché(e) aux associés, vous aurez...

  • Assistant de Direction

    il y a 7 jours

    Lyon, France Ville de Venissieux Temps plein

    Publié le 11/05/2023 | Date limite le 10/06/2023 3ème ville de la Métropole, avec 67 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s’investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservie par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue...

  • Assistant(E) de Direction Generale

    il y a 7 jours

    Lyon 2e, France EG PROD Temps plein

    **Radios, TV, Presse, Digital, Evènementiel** - Groupe de +150 collaborateurs, implanté depuis 1987 au niveau national et régional, possède 11 marques de radios avec plus de 400 fréquences en FM et en DAB+, ce qui en fait un acteur majeur dans le paysage radiophonique français et le place parmi les leaders des indépendants de la...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 7 jours

    Lyon, France CETAF Temps plein

    **Contexte** Depuis plus de 25 ans, le Cetaf œuvre au service de la Santé publique en accompagnant les Caisses Primaires d’Assurance Maladie (CPAM), les Unions de Caisses et les Centres d’examens de santé (CES) dans l’enrichissement et la mise en œuvre de leur offre de services. Association privée à but non lucratif, le Cetaf élabore des...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 7 jours

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) de direction - H/F - 100% **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** LOCALISATION : Direction des Coopérations, Lyon siège administratif DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES: L'assistant(e) de direction/secrétaire a pour mission d'assurer le secrétariat de direction de...

  • Assistant(E) Direction Comptable

    il y a 7 jours

    Lyon, France Groupe PANZANI Temps plein

    **Leader depuis 70 ans sur ses marchés avec un chiffre d’affaires de 500 Millions d’Euros, le groupe Panzani a su conserver une organisation à taille humaine avec près de 750 collaborateurs, gage de son agilité et de sa capacité à s’adapter.** **Rejoignez un groupe français engagé en termes de responsabilité sociétale, tant pour ses...