Assistant de Direction

il y a 3 semaines


AixenProvence, France Centre hospitalier spécialisé Montperrin Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant de Direction

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

PREREQUIS

BTS Assistante de Direction ou Assistant manager souhaité

Maîtrise de l'outil informatique et bureautique

PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL

Direction des Ressources Humaines

La DRH est sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales qui gère le personnel médical et non médical

La DRH regroupe la gestion des carrières, des effectifs, la paie, la formation continue, les uvres sociales et les enquêtes et statistiques

Le service est organisé en portefeuille

Composition de l'équipe:
Directeur

Attaché d'administration

Adjoint des cadres

Technicien supérieur hospitalier

Adjoints administratifs

Assistante sociale du personnel

Responsable de la formation continue

MISSIONS

Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction fonctionnelle

Missions principales:
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes d'information

Classement et archivage des documents propres au secrétariat

Gestion de l'agenda du directeur et de l'attaché, de l'adjoint des cadres

Organisation de réunions

Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital

Gestion des dossiers : CTE, conventions, tableaux de bord

Préparation et suivi d'autres dossiers (CAPL, Concours, )

Reproduction de documents (dossier administratif des agents, )

Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Tri, distribution des bulletins de salaires et envoi à domicile

Gestion des stages

Mise à jour des imprimés utilisés par le service et de la documentation utilisée par l'encadrement (code du travail, fichier des emplois permanents, etc )

Enregistrement du courrier DRH et dispatching

Missions secondaires:
Assurer le remplacement de la secrétaire de la Direction des Soins

Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels

Elaboration de courriers urgents

Gestion de l'agenda du directeur des soins

Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital

Organisation des réunions

Enregistrement du courrier direction des soins

Assurer le remplacement de la secrétaire de la Direction

Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels

Elaboration de courriers urgents

Gestion de l'agenda du directeur

COMPETENCES REQUISES

Connait:
Techniques de secrétariat

Classement et archivage

Techniques d'accueil physique

Techniques d'accueil téléphonique

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Sait:
Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de bases de données )

Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings )

Travailler en équipe

Organiser et prioriser les activités de secrétariat

Gérer les urgences

Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail )

Faire preuve de rigueur

Faire preuve de rapidité d'exécution

COMPETENCES A ACQUERIR

Maîtriser les nouveaux outils bureautiques plus variés

RELATIONS HIERARCHIQUES

Est placée sous l'autorité du chef d'établissement et du Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, de l'Attaché d'Administration Hospitalière et de l'Adjoint des Cadres

RELATIONS FONCTIONNELLES

Le Directeur des Soins lors du remplacement de la secrétaire de la Direction des Soins

Les différentes directions de l'établissement et le secrétariat de Direction ainsi que l'encadrement soignant et non soignant

Le personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations

Les partenaires extérieurs

Pour tous renseignements, s'adresser à Monsieur ADJALI, poste 0442161721

**PERSONNE À CONTACTER**

ADJALI Zoheir

Zoheir ADJALI: 0442161721
0442161721

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence



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  • Aix-en-Provence, France Association de développement de l'apiculture provençale - ADAPI Temps plein

    _**Structures**_ L’Association pour le développement de l’apiculture provençale - ADAPI, créée en 1986, met en œuvre des actions de développement (appui technique et économique) et des actions expérimentales dans le domaine de l’abeille et de la production de miel. L’ADAPI est membre de l’ITSAP-Institut de l’Abeille et d’ADA France...

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    Aix-en-Provence, France Fédération Départemantale des chasseurs des Bouches du Rhone Temps plein

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    il y a 1 mois


    Aix-en-Provence, France Groupe Demeter Temps plein

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  • Aix-en-Provence, France cdg69 Temps plein

    Synthèse de l'offre **Employeur** **COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE** Place de l'Hôtel de Ville - 13616 AIX-EN-PROVENCE **Lieu de travail** - AIX-EN-PROVENCE **Poste à pourvoir le** - 01/03/2023 - 26/02/2023 **Type d'emploi** - Emploi permanent - création d'emploi- ?**Motif de vacance du poste** - Poste créé suite à un nouveau besoin **Nombre de...


  • Aix-en-Provence, France Altéor Temps plein

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  • Aix-en-Provence, France Ecole Internationale Tunon Temps plein

    Dans le cadre de notre formation Bachelor Voyages, l'École Internationale Tunon Caen vous propose : Un poste d'Assistant de Direction (H/F) en Hôtellerie de Plein Air, basé dans le Sud de la France. Missions proposées :  Assister le Manager dans la gestion d'équipes de 5 à 10 personnes ; Participer aux recrutements ;  Participer à la gestion...


  • Aix-en-Provence, France RTE - Le Réseau de Transport d'Electricité Temps plein

    **Description de l'offre**: Au sein de **l'équipe de Direction **de **Aix-en-Provence **nous recherchons un(e): - Alternant(e) Assistant(e) de direction **Vos principales missions seront les suivantes**: - Réaliser et suivre des dossiers divers dans le cadre des activités de secrétariat, ainsi que collecter et diffuser des informations ; - Assurer...

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  • Aix-en-Provence, France Ortec Group Temps plein

    **Descriptif**: Nous proposons une opportunité d’Assistant(e) de direction bilingue en anglais pour accompagner un membre de notre Direction Générale. - Les missions du poste, susceptibles d'évoluer, seront les suivantes: - Gestion d'agenda complexe et très mouvant, - Organisation de tous les déplacements (France et international), de la manière la...

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    il y a 1 mois


    Aix-en-Provence, France HAYS Temps plein

    Rejoignez une entreprise où les perspectives d'évolution sont possibles ! Notre client, acteur dans le secteur du BTP, recherche un Assistant de direction en intérim. Le poste est à pourvoir à Aix-en-Provence et des perspectives d’évolution sont possibles. Rattaché au Directeur, vous occupez un poste polyvalent au sein de l’agence. Vous avez...


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    Nous sommes ravis de vous informer qu'une opportunité d'alternance s'est ouverte au sein de l'une de nos entreprises partenaires. Nous recherchons actuellement un(e) assistant(e) de direction en alternance pour rejoindre une équipe dynamique ! Description du poste : En tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le soutien...


  • Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France EDF Renouvelables Temps plein

    Cette année, faites partie des 6500 alternants à rejoindre le groupe EDF 90% des étudiants recommandent l'entreprise à l'issue de leur alternance ou de leur stage. (source : enquête Happy Trainees 2023) Votre environnementRejoignez :Un Groupe international, champion de la croissance bas carbone qui lutte au quotidien contre le réchauffement climatique...

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    il y a 4 semaines


    Aix-en-Provence, France DomusVi Temps plein

    Chez Domusvi, en qualité d'Assistant(e) de direction, vous êtes aux côtés du Directeur(trice) pour assurer la gestion administrative et opérationnelle de l'établissement et garantir un cadre de vie de qualité pour le bien être des personnes âgées. Votre poste vous mobilise sur des missions riches et...

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