Gestionnaire Administratif

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Identification du poste
**Intitulé du poste**: Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des écoles doctorales) - F/H
**Catégorie**: B
**Quotité d’affectation sur le poste**: 100%
**Branche d’Activité Professionnelle (BAP)**: J « Gestion et Pilotage »
**Famille d’Activité Professionnelle**: Administration et pilotage
**Correspondance statutaire**: Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
**Groupe fonctions (RIFSEEP)**: G3

Contexte de travail
**Site d’affectation**: Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
**Composante / Service**: Direction de la recherche / Pôle études doctorales
**Composition du service (effectifs)**: 28
**Fonction d’encadrement**: Non
**Rattachement hiérarchique**: Responsable du pôle Études doctorales
**Description du poste**: missions et activités

Accueil, accompagnement et inscription des doctorants
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Assurer l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la plateforme des doctorants, sur APOGEE et SINAPS
- Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes
- Elaborer des tableaux de suivi
- Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires
- Référent APOGEE
- Référent Plateforme des inscriptions et réinscriptions des doctorants
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents

Gestion et suivi des dossiers de d’habilitation à diriger des recherches
- Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives et de soutenance d’HDR, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers
- Préparer le dossier d’inscription en HDR pour l’examen par la
Commission recherche et après avis des rapporteurs le dossier de soutenance
- Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l’inscription administrative et la soutenance, élaborer les attestations de réussite aux diplômes
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE, SINAPS, SIRIUS) et élaborer des tableaux de suivi
- Référent SIRIUS pour la partie HDR
- Classer et archiver les documents

Gestion administrative du collège des écoles doctorales
- Planifier les séances du collège, préparer l’ordre du jour
- Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance
- Préparer les dossiers des séances pour la vice-présidente de la commission recherche et les membres du collège
- Assurer la diffusion et le suivi des décisions du collège auprès des différents acteurs concernés
- Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du collège des écoles doctorales y compris les contrats doctoraux du CED
- Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble du domaine de gestion

Qualité
- Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à