Secretaire Unite Feder Ouest N° 2621

**Informations générales**:
**Entité de rattachement **:Environ 2000 agents exercent dans les services administratifs de la Région Auvergne Rhône-Alpes et assurent leurs missions dans de nombreux domaines (Développement économique, Mobilités, Santé, Formation, Agriculture, Fonds européens, Aménagement du territoire, Culture, Sport, etc.). Ils mobilisent ainsi, et au quotidien, un ensemble de compétences et de métiers divers et variés.

**Référence **:2023-2478

**Catégories**:
C

**Rattachement hiérarchique**:
**DGA / Direction / Direction adjointe**:
DGA Environnement Europe International Vie Locale et Sécurité

**Lycées / Services**:
DFE S FEDER

**Unités**:
dfe u feder ouest

**Cadre statutaire du poste**:
**Cadre d'emplois**:
Adjoints administratifs territoriaux

**Description du poste**:
**Missions et activités**:
La Direction des Fonds européens met en œuvre les programmes FEDER/FSE Rhône Alpes et Auvergne, le POI Rhône/Saône et Alcotra pour lesquels la Région Auvergne Rhône-Alpes est autorité de gestion.

Le service FEDER est en charge de l'instruction et du paiement des fonds FEDER. Rattaché au responsable de l'Unité FEDER Centre vous aurez pour mission principale d'effectuer le secrétariat pour l'ensemble de l'Unité, d'assurer la bonne communication et de faire circuler l'information au sein de l'Unité en lien avec les autres assistantes du service FEDER ainsi que le binômage avec les autres secrétaires de la direction (à Lyon).

Résidence administrative : Clermont Ferrand

Les missions pourront être amenées à évoluer dans le cadre de la redéfinition des processus d'instruction et de gestion liée à la réorganisation et au cadre réglementaire 2021-2027 et des objectifs assignés à la direction.

Dans ce cadre vous serez amené à:

- Assurer la bonne communication au sein de l'Unité, faire circuler l'information, en lien avec les autres secrétaires et assistantes du service FEDER
- Réceptionner les fiches contact des porteurs de projets, initialiser les dossiers dans MYFEDER et transférer les fiches contact aux chargés de mission concernés
- Récupérer les demandes de subvention sur e-SYNERGIE, créer le dossier unique sur le réseau et rédiger les accusés de réception
- Préparer les comités de programmation, les consultations écrites (éléments fournis par les chargés de mission et la responsable de l'Unité) en lien avec les autres assistantes du service FEDER
- Établir des tableaux de bord (suivi des comités de programmation, suivi de la maquette budgétaire )
- Établir des bons de commande pour les prestataires (externalisation CSF, commande publique...)
- Préparer l'arrêté Président et les courriers correspondants suite aux comités de programmation
- Assurer l’accueil téléphonique
- Gestion du courrier:

- Saisie dans ELISE et suivi des parapheurs
Rédaction de courriers avec éléments fournis par les chargés de mission, et la responsable de l'Unité
- Relance des maîtres d'ouvrage pour le retour des conventions
- Classement et archivage des documents et dossiers
- Rédaction de comptes-rendus de réunions
- Organiser les déplacements et les réunions
- Participer à la coordination de la logistique : gestion des fournitures, maintenance photocopieurs...
- Assurer le rôle de relais GESTOR en binôme avec le secrétariat de direction

Vous travaillerez en équipe et en polyvalence avec d'autres secrétaires pour assurer les remplacements et pour contribuer à mettre en place et à utiliser des pratiques communes.

L'agent est tenu de respecter la réglementation en vigueur en matière de déontologie et de prévention des conflits d'intérêt, ainsi que les règles internes définies par la collectivité dans ces domaines.

**Compétences et particularités du poste**:
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
Connaître les compétences du service
Connaître l'institution et ses procédures
Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement )
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
Savoir gérer les urgences et les priorités
Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l'organisation de réunions
Connaissance des instances, processus et circuits décisionnels
Maîtrise de l'outil informatique : logiciels de bureautique et spécialisés bureautique, myfeder

SAVOIR-ETRE:
Grand sens de l'organisation et de la communication
Autonomie
Adaptabilité
Organisation méthodique et rigoureuse
Dynamisme et réactivité
Esprit d'initiative et d'équipe
Disponibilité
Confidentialité

**Localisation du poste**:
**Localisation (Département)**:
Puy de Dôme - Siège - Clermont-Ferrand

**Lieu (Ville)**:
CLERMONT FERRAND

**Autres précisions**:
17/12/2023