Un.e Adjoint.e en Gestion Administrative

Il y a 2 mois


Nantes, France POLYTECH NANTES Temps plein

Nantes Université recrute pour le service formation continue de l’École d’ingénieurs Polytech Nantes

J5X41- Adjoint en gestion administrative

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Environnement et contexte de travail

Polytech Nantes, grande école d’ingénieurs, membre du réseau des écoles Polytech, implantée à Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon, forme 1 750 étudiants et apprentis ingénieurs répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignants et enseignants-chercheurs exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.

L’adjoint-e en gestion administrative Formation Continue exécute les actes administratifs et de gestion courante du service de la Formation Continue : recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire, en vue d’établir la facturation liée à la Formation Continue. L’agent est placé sous la responsabilité de la coordonnatrice de la Formation Continue.

Relations fonctionnelles liées au poste:

- Intra-service et Université : Service financier, services communs, Direction de la Formation Continue, agence comptable, Direction des Affaires Financières
- Extra-université : Clients, stagiaires

Missions

Le service de formation continue de l’Ecole Polytechnique de Nantes Université accompagne l’ensemble des acteurs du dispositif de Formation professionnelle Continue au sein de l’école, et en lien avec Nantes Université. Il propose des actions de formations courtes ou certifiantes, sur un champ disciplinaire industriel et technologique. Il pilote la démarche qualité de l’école. Il participe au développement des ressources propres de la composante.

Activités principales

Collecter des données nécessaires liées aux contrats de professionnalisation auprès des services concernés de l’école:

- Collecter les données quantitatives et qualitatives pour assurer la production des factures de vente
- Mise à jour des tableaux de bord liés aux suivis administratifs et budgétaires des activités de la Formation continue
- Participer à la démarche qualité du service (Qualiopi)

Collecter et organiser les données nécessaires à la facturation et à la démarche qualité:

- Collecter les informations liées aux tiers clients pour la contractualisation
- Valoriser les données collectées auprès des départements pédagogiques : émargements, absences des alternants
- Etablir les certificats de réalisation et de fin de formation
- Suivre le livret de suivi de l’alternant.

Participer aux actions transversales du service
- L’agent pourra participer à toutes missions dans l’intérêt général de l’école.
- Participer aux enquêtes et évaluations externes (audits, etc.)

Profil recherché
- **Versant: Fonction publique d’Etat ** Type de recrutement : Catégorie C contractuel-le, CDD 1 an renouvelable (article L.332-2,2°) **Localisation : Nantes, campus Chantrerie ** Rémunération : selon la charte de gestion des contractuels de Nantes Université Comprise entre 1 397,61 € nets mensuels (1 738,98 € bruts) [sans expérience] et 1 637,77 € nets mensuels (2037,79 € bruts) [15 ans d’expérience] **Formation et/ou qualification : Diplôme niveau IV (Baccalauréat) ** Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, gestion financière Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat (sur présentation d’un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

- Connaitre le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche
- Techniques d’élaboration de documents
- Culture internet
- Finances publiques appréciées

Savoir-faire opérationnels:

- Accueillir et prendre des messages



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