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Programme Assistant

Il y a 2 mois

Paris, France UNESCO Temps plein

OVERVIEW

**Post Number**: SC 174

**Grade**: G-4

**Parent Sector**: Natural Sciences Sector (SC)

**Duty Station**: Paris

**Job Family**: Natural Sciences

**Type of contract**: Fixed Term

**Duration of contract**: 2 years, renewable

**Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 28-APR-2023

**UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Under the overall authority of the Assistant-Director General of the Natural Science Sector, overall guidance of the Director of the Division of Water Sciences (SC/HYD) and the direct supervision of the Chief of the Section of Groundwater Sustainability and Water Cooperation (SC/HYD/GSW), the Programme Assistant shall provide support in the organization and delivery of programme activities carry out a range of office support and administrative functions:
**In particular the incumbent will perform the following duties**:
Long Description

Respond to enquiries and follow up routine outstanding matters; route information and queries as appropriate; provide information to supervisor(s) and colleagues; make appointments, receive visitors and take telephone calls, answering enquiries.

Maintain information systems and databases in both physical and electronic media by recording, updating and retrieving information, documentation and data and assist in the preparation of presentation and communication materials using appropriate technology/software.

Produce complete and finalize documents, publications and correspondence related to the work of the Section based on draft texts. Search, locate, compile, review and update information and data used in the development of documents, work plans, contracts and budgets.

Prepare administrative documents; initiate administrative procedures and ensure follow-up, including payment follow-up in collaboration with the Administrative Unit of the Sector. Inform team members of specific administrative processes and related procedures to support work planning and the timely and coordinated execution of work; follow-up and alert team members of outstanding payments, timeframes and bottlenecks.
- For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) REQUIRED QUALIFICATIONS
Education

Completed secondary, technical or vocational education.

Work Experience

Minimum of three (3) years of relevant work experience in secretarial, and/or administrative support tasks or related tasks, preferably in an international environment.

Skills and competencies

Good interpersonal and communication skills, including good drafting skills in English and/or French.

Ability to draft correspondence and correct documents.

Good organizational and coordination skills.

Discretion and capacity to deal efficiently and tactfully with people of different cultural backgrounds.

Diplomacy and politeness in dealing with external and internal partners requesting information.

Flexibility to adjust work schedules and priorities and capacity to work effectively under pressure.

Good computer skills, proficiency in the use of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).

Languages

Excellent knowledge of French or English and good knowledge of the other working language.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
Education

General clerical training and/or completed postsecondary education.

Work Experience

Experience in providing programme and administrative support services.

Relevant work experience in an international environment/organization/institution.

Experience in drafting communication materials.

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

ADDITIONAL INFORMATION

Footer

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.

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