Agent Guichet Population Hotel de Ville
Il y a 2 mois
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- Date de publication- 26/05/2023- Type de contrat- Poste permanent ouvert aux titulaires et contractuels- Date de prise de fonction- ImmédiatementAGENT GUICHET POPULATION HOTEL DE VILLE H/F
Définition des missions : Sous l’autorité du Responsable du Guichet Population de l’Hôtel de Ville, il est polyvalent sur les missions front-office et back-office du Guichet Population de l’Hôtel de Ville. A ce titre, il accompagne les usagers dans leurs démarches aux différents guichets traitants et instruit les demandes afférentes. En sa qualité d’Officier d’état civil, il instruit et constitue les actes d’état civil, délivre les livrets de famille, enregistre dossiers mariage, PACS et changements de prénom et assure la tenue administrative des registres. Il est polyvalent sur le secteur Cimetière. Il assure la gestion des demandes de passeports biométriques et de cartes nationales d’identité (CNI). Il assure l’accueil physique et téléphonique du public. Il est polyvalent sur l’ensemble des mairies annexes. Il inscrit son action dans un souci constant d’amélioration de la relation à l’usager.
Définition des activités:
- Mission front office_
- Accueillir, informer et accompagner, au guichet ou par téléphone, le public dans ses différentes démarches au sein du secteur population.
- Instruire les dossiers relatifs aux différentes démarches administratives délivrées à ces guichets : demande et remise de titre d’identité sur dispositif de recueil, attestation d’accueil, dossier mariage, changement de prénom, PACS, recensement militaire, légalisation de signature, certificats divers, demande de livret, reconnaissance, renseignements état-civil ).
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers en Préfecture des demandes de titres d’identité.
- Effectuer des remplacements ponctuels au sein des autres mairies annexes.
- Mission back-office_
- Dresser les actes de l’Etat civil (naissance, mariage, décès ).
- Constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers de mariages, baptême civil, PACS et changement de prénom.
- Mettre à jour les registres par apposition des mentions et des transcriptions.
- Assurer le suivi des livrets de famille (délivrance, mise à jour).
- Assurer l’enregistrement et le classement des titres à remettre et la destruction des anciens titres.
- Répondre aux demandes d’actes d’état civil faites par Comedec ou par les usagers via internet, lorsque les actes ne sont pas numérisés ou informatisés, ou en l’absence de la gestionnaire accueil qui traite quotidiennement ces demandes
- Assurer la gestion des demandes relative aux travaux, inhumations, exhumations des entreprises de pompes funèbres.
- Assurer la gestion des régies relatives aux ventes et renouvellements des concessions dans les cimetières communal et intercommunal.
- Assister l’élu lors des cérémonies de mariages, de PACS et de baptêmes civils.
- Saisir les inscriptions électorales.
- Participer à l’organisation matérielle des scrutins.
Connaissances et aptitudes particulières:
- Maîtriser la législation relative à l’état civil, la nationalité, la filiation, le droit de la famille et le droit funéraire.
- Maîtriser les différentes procédures de délivrance des documents administratifs
- Maîtriser l’outil informatique et les logiciels métier (Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Gecim )
- Maîtriser l’utilisation des outils afférents au métier (scanner, capteur d’empreintes digitales)
- Maîtriser les différentes procédures relatives à l’Etat civil
- Sens du service public
- Sens de la confidentialité
- Disposer de qualités relationnelles, d’écoute et d’aptitude à la gestion de conflits
- Aptitude à travailler en équipe
- Faire preuve d’anticipation, d’adaptation, de rigueur et d’organisation
Horaires et rémunération:
Temps complet
Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire
Action sociale (CNAS, associations du personnel)
Contraintes particulières:
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service.
Travail certains samedis par roulement (matins et/ou après-midi) et jeudis jusqu’à 19h.
Participation aux scrutins électoraux
Mobilité sur les différentes structures du Service Population (Hôtel de Ville, Mairies Annexes)
Travail sur écran.
Port d’un casque audio au standard téléphonique
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