Assistant.e Administratif.ve
il y a 4 semaines
**Une brève présentation du service et/ou de la DRAC**
**La Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) Hauts de France est chargée de la mise en œuvre, adaptée au contexte régional, des priorités définies par la ministre de la Culture en vue de faciliter l’accès du plus grand nombre à la culture, de conserver et de mettre valeur le patrimoine, de soutenir la création et la production d’œuvres contemporaines et d’aider à leur diffusion auprès des publics les plus larges possibles.**
Définition du poste : Placé auprès du directeur adjoint du pôle patrimoines, l'assistant.e administratif.ve assure des missions d’assistant/e ce qui comprend des activités de secrétariat:
Il/Elle gère l’agenda (y compris électronique) du directeur adjoint, priorise les rendez-vous et organise leurs déplacements (y compris visites ministérielles), rendez-vous et réunions (bilatérales avec préfets et élus notamment) : il/elle sollicite les contributions des services, élabore si besoin une note de synthèse et prépare les dossiers utiles, s’assure des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses... ;
Il/Elle s’assure de la représentation de la DRAC aux rendez-vous importants ;
Il/Elle assure l’interface entre la DRAC, le ministère (dont le Cabinet de la Ministre), le SGAR, les préfectures, les collectivités territoriales, les autres directions régionales, les acteurs culturels :il (elle) mobilise des informations pertinentes auprès des services et en assure la synthèse, en réponse aux commandes et sollicitations. Assure les relances auprès des services et le suivi.
Il/Elle participe aux réunions de service du pôle patrimoine et aux comites patrimoine, création-publics et territoires : préparer les ordres du jour et rédige les comptes-rendus/ relevés de décisions
Il/Elle traite, collecte et diffuse des informations internes et externes ; rédige des courriers, des notes (des comptes rendus de réunion, des relevés de décisions (cf supra) et assure une veille sur les dossiers signalés ou faisant l’objet d’une actualité.
**Activités de secrétariat**
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,
- Enregistrement et traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage
- Enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage,
- Enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage
- Contrôle formel et rédactionnel des courriers à la signature de la Direction ou des Préfets
- Suivi des parapheurs soumis à la Direction par les services
- Création de tableaux, courriers, documents utiles
- Gestion des frais de déplacements de la Directrice et du directeur adjoint (sur Chorus DT)
- Gestion des congés de la Directrice régionale
- Numérisation et transmission des états de frais de déplacements et des demandes de congés des chefs d’UDAP après signature par la Direction.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 1 400,00€ à 1 600,00€ par mois
Programmation:
- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 01/07/2024
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