Chargé Gestion Administrative Et Aide Au Pilotage

il y a 3 semaines


Metz, France CNRS Temps plein

Date Limite Candidature : vendredi 27 janvier 2023

**Informations générales**:
Référence : IRL2958-NADWER-052
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : METZ
Date de publication : vendredi 6 janvier 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 11 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2233 € ajustable selon le niveau d'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : Indifférent

**Missions**:
Assurer la coordination et la gestion administrative (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité ) du laboratoire Georgia Tech - CNRS (IRL 2958) dans un environnement multi-tutelles (Georgia Tech, CNRS) et multi-sites (Metz, Atlanta).

**Activités**:

- Connaissances- Suivre et contrôler les opérations comptables et financières
- Traiter et gérer les informations orales et écrites
- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
- Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, incluant les visiteurs étrangers.
- Contribuer à l'organisation de l'accueil temporaire de visiteurs institutionnels, de jurys ou de comités d'évaluation.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, aux ressources RH de l'unité (incluant les visiteurs et stagiaires) et aux locaux (postes de travail, )
- Contribuer à mettre à jour le règlement intérieur de l'unité.
- Aider le personnel à organiser leur mission, saisir les ordres de mission dans les logiciels de gestion financière, à commander les titres de transport sur les sites dédiés.
- Produire et mettre à jour régulièrement des bilans et des statistiques pour l'unité, ses équipes, ses services.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Réaliser et alimenter des tableaux de bord et faire des extractions dans les systèmes d'information.
- Rédiger les compte-rendus de Conseil d'Unité.
- Saisir les commandes et engagements dans les logiciels de gestion financière.
- Suivre les dépenses : engagement des commandes, saisie des services faits, imputation interne des dépenses, suivi des factures avec les services facturiers, relance des fournisseurs si nécessaire.
- Suivre les états de frais, collecter les pièces justificatives dans le respect de la réglementation.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
- Participer au soutien logistique de l'activité du service et des manifestations de l'unité (conférences, réunions, séminaires, colloques).

**Compétences**:

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Bonne connaissance de la réglementation et des techniques de comptabilité publique
- Connaissances générales de la réglementation financière publique
- Connaissance des principales règles et méthodes de suivi de budget et des principaux outils budgétaires
- La connaissance d'outils de gestion financière (GESLAB, SIFAC ou COCKTAIL) serait un plus.
- Langue anglais : niveau B2 ou C1

Compétences opérationnelles- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Créer les conditions favorables à un entretien
- Conduire des entretiens
- Déléguer et évaluer
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Encadrer / Animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Élaborer des éléments de langage
- Concevoir des tableaux de bord
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales- Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de réactivité
- Organiser son activité et celle de son équipe
- Travailler en équipe, sens relationnel

*



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