Administrative Assistant

Il y a 2 mois


Fontainebleau, France INSEAD Temps plein

Department
- Location - Europe Campus

Status - Non Manager

Contract - Permanent - Full Time

Contact - Emma LOH at

Posted on - 30 Nov 2023

Deadline - 29 Dec 2023

As one of the world’s leading and largest graduate business schools,
- **INSEAD **brings together people, cultures and ideas to change lives and to transform organisations. A global perspective and cultural diversity are reflected in all aspects of our research and teaching. With campuses in Europe (France), Asia (Singapore), Middle East (Abu Dhabi) and North America (San Francisco), INSEAD’s business education and research spans across the globe.Our Campus Development is looking for an Administrative Assistant to join our Europe Campus in Fontainebleau. This is a permanent full-time position.The Office Manager (internal title name) is responsible for the administrative, documentary, and financial management of the Campus Development Team.
- **Key Responsibilities will include**:
- Administrative duties:
- Drafting correspondence in French and English
- Document formatting (Excel, Word, PowerPoint, etc.)
- Filing and archiving paper/team/OneDrive documents
- Overseeing general services (supplies, coffee breaks, etc.)
- Managing visitor badges, and welcome visitors
- Follow-up of team members' expense accounts
- Telephone contacts with external parties
- Scheduling appointments and reserving meeting rooms

Financial Management Tasks:

- Supplier’s account creation
- Creation and follow-up of purchase orders
- Classification, registration and tracking of invoices

Support Campus Development Director:

- To propose and formalize internal operating procedures.
- Preparation of PPT presentation documents.

Support Project Managers:

- Monitor updates on operations dashboard
- Monitor non-technical contractual obligations of external service providers
- Support in preparing technical insurance files
- Accompany construction companies on site as required
- Support/assistance with Communication topics for the ECR One Insead page (photos, ideas, editorial assistance...)
- Coordinating occupancy schedules for construction works.

**Requirements**:

- Bachelor's degree holder with at least 4-5 years of working experience. Knowledge in Accounting is an advantage.
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Independent, with ability to juggle multiple priorities; self-directed and motivated.
- Excellent verbal and written in English and French. Other languages would be an advantage.
- Digitally savvy (Excel/Outlook/Teams/Planner/Word). Skills in using Oracle, Power BI & Basware would be an advantage.

**If you are interested, please send a copy of your CV in English to**
**quoting reference HR4.



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    L’agence Petits-fils de Fontainebleau recherche, pour un couple de bénéficiaires situé à Fontainebleau, **un(e) assistant(e) administrative**. Au domicile des personnes âgées en perte d'autonomie, vous apporterez un service d'assistance administrative et à ce titre, vous serez chargé(e) de les aider dans leur gestion administrative: - Gestion du...

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    Speed RH, cabinet de recrutement, nous recherchons pour le compte de l’un de nos clients prestigieux, un profil de : Assistant Administratif / Assistant Gestion en Alternance - Office national des Forêts (ONF) - H/F. Le poste vous offre une carrière au service de la forêt et du bois ? Rejoindre ses équipe, c'est s'engager dans des activités telles...

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  • Fontainebleau, France VIVASON FONTAINEBLEAU Temps plein

    **Description de l'entreprise** Enseigne Familiale, jeune et dynamique 70 ans d'expérience dans le domaine 40 000 clients 97% de satisfaction **Description du poste** - Responsable administrative et commerciale - Profil recherché : Très bon relationnel et Très sympa ! - Formations et compétences : Connaissance en bureautique et Expérience dans la...


  • Fontainebleau, France Speedrh Temps plein

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    Speed RH, cabinet de recrutement, nous recherchons pour le compte de l’un de nos clients prestigieux, un profil de : Assistant de gestion administrative, commerciale et comptable - H/F. Le poste vous offre une carrière au service de la forêt et du bois ? Rejoindre ses équipe, c'est s'engager dans des activités telles que: La valorisation de la...


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    **_Formez-vous tout en contribuant à notre succès_** **_!_** Nous sommes à la recherche massive des Assistants administratifs et RH en Alternance (H/F), en contrat d'apprentissage, pour préparer **un BAC+2 Assistant Ressources Humaines en 1 an titre RNCP de niveau 5.** **_ Postulez dès maintenant !_** **Description du poste**: Vos missions...


  • Fontainebleau, France Speedrh Temps plein

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  • Fontainebleau, France Site de Fontainebleau Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) MEDICO ADMINISTRATIF(VE) AUX CONSULTATION D ONCOLOGIE ET D HEMATOLOGIE FONTAINEBLEAU **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Nous recherchons une secrétaire médicale pour notre secrétariat des consultations doncologie et dhématologie. Il sagit dun poste à temps plein au sein dune équipe de 3...


  • Fontainebleau, France Site de Fontainebleau Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) médico-administratif(ve) en cardiologie (consultations) et diabétologie/endocrinologie (hôpital de jour et consultations) **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Nous recherchons une secrétaire médicale ayant déjà un minimum dexpérience pour notre secrétariat de cardiologie et de diabétologie...


  • Fontainebleau, France Domaine Pharmaceutique Temps plein

    **_Apprentissage passionnant, avenir professionnel exceptionnel : postulez !_** Nous sommes à la recherche des Assistants Administratifs et RH (H/F) en Alternance, en** **contrat d'apprentissage, pour préparer **un BAC+2 Assistant Ressources Humaines en 1 an titre RNCP de niveau 5.** **_ Postulez vite !_** **Description du poste**: Vos Missions: -...


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    Travailler en 7h36 du lundi au vendredi - CDD de remplacement de 4 mois - Permanence téléphonique et accueil physique des familles et des résidents - Accueillir, écouter, informer, orienter, renseigner - Répondre aux demandes diverses (résidents, familles, tuteurs, visiteurs,...) - gestion des dossiers d'admissions en collaboration avec l'assistante...

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    il y a 1 mois


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