Secretaire Administratif
Il y a 3 mois
**Finalité du poste**
Rattaché au responsable de service le secrétaire administratif prend en charge ou contribue à différentes tâches administratives dans différents domaines : administratif, logistique, comptable
Il exécute ses tâches suivant des processus et des consignes précises. Sa contribution couvre la totalité ou quasi-totalité du traitement d’une activité ou d’une tâche.
**Activités**
**Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et des mails**
Prendre en charge les appels entrants et les orienter
Mettre en place un filtrage judicieux, prendre en note les éléments des appels, et/ou apporter des réponses de premier niveau
Assurer l'accueil physique du service ou autre
Traiter et répartir le courrier réceptionné quotidiennement avec les outils et logiciel de suivi
Mettre en forme des courriers de réponse
Contribuer ou réaliser des publipostages et des mises sous pli
Assurer l'affranchissement du courrier départ journalier
**Gestion des agendas et base de contacts**
Prendre en charge la programmation des rendez-vous, des réunions internes ou externes de son responsable
Mettre à jour la base de contact du service
Collecter les éléments nécessaires à un rendez-vous ou une réunion : ordre du jour, constitution du dossier
Mise à jour de tableau de bord et indicateurs afférents à son activité ou service
**Gestion du classement et de l'archivage**
Mettre à jour le classement de son service, des espaces partagés et de son propre classement
Appliquer les procédures relatives à la conservation, l'archivage et la destruction des documents
**Saisie des données, mise à jour de bases et de tableaux de bord, suivi d'indicateurs**
¤ Extraire et/ou mettre à disposition, selon une fréquence établie, des fichiers ou/et bases de données, tableaux de bord.
**Spécificités direction générale**
- Assurer le bureau du conseil d’administration:
Préparer les dossiers en lien avec les services concernés, envoyer les convocations,
Transmettre les délibérations au contrôle de légalité puis les diffuser
Rédiger les comptes rendus
Mettre à jour le tableau des délibérations prises, archiver.
- Valider / contrôler les factures de la direction générale sur logiciel dédié IKOS, dans le respect des budgets alloués
- Assurer la mise en place et le suivi des contrats avec la poste pour le traitement du courrier et de la machine à affranchir
- Gérer les réclamations et apporter ou transmettre les réponses aux demandes d’informations tant en interne qu’en externe
- Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau du service
- Assurer ponctuellement le secrétariat du Directeur Général en l’absence de l’assistante de direction : gestion de l’agenda, courriers divers, classement
- Assurer les remplacements de l’agent d’accueil en poste au siège social, et cela chaque fois que nécessaire
- Suivre la gestion des indemnités des administrateurs du Conseil d'Administration
- Gérer l'organisation des déplacements du Directeur Général lors des congrès
**Savoir (connaissances spécifiques)**
1. Outils bureautiques : maîtrise de word / exel / publipostage
2. Prise de notes
**Savoir Faire (compétences métiers / opérationnelles)**
1. Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques
2. Gérer l’accueil du public physique et téléphonique
3. Savoir déterminer ses priorités et gérer les urgences
4. Connaitre les règles d'orthographe et de grammaire, savoir retranscrire un échange dans une rédaction simple et claire
5. Avoir le sens de l'observation et être capable de collecter et analyser des éléments de son environnement professionnel
**Savoir Etre (compétences comportementales)**
1. Organisation et rigueur
2. Autonomie
3. Adaptabilité et flexibilité
4. Capacité à travailler en équipe
5. Discrétion et sens de la confidentialité
- PROFIL SOUHAITE
CAP / BAC PRO secrétariat / bureautique
SALAIRE
Catégorie I - 2 (base OPH) 1 800 € bruts par mois.
Avantages:
- 13ème mois
- Épargne salariale
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois
Horaires:
- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée
Rémunération supplémentaire:
- 13ème Mois
- Primes
Lieu du poste : En présentiel
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Secrétaire Médicale
il y a 1 semaine
Tarbes, France Oxygène Industrie & Services Temps plein**Oxygène intérim Tarbes Industrie & Services**, spécialiste du recrutement (CDI, CDD, intérim), recherche actuellement une **Secrétaire médicale (H/F)** pour un client situé à **Tarbes**. En tant que Secrétaire médicale (H/F), vous serez impliqué(e) dans **la gestion administrative et l’accueil au sein d’un établissement médical**. **Vos...
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Secrétaire médicale
il y a 1 semaine
Tarbes, France Oxygène Industrie & Services Temps pleinOxygène intérim Tarbes Industrie & Services, spécialiste du recrutement (CDI, CDD, intérim), recherche actuellement une Secrétaire médicale (H/F) pour un client situé à Tarbes.En tant que Secrétaire médicale (H/F), vous serez impliqué(e) dans la gestion administrative et l’accueil au sein d’un établissement médical.Vos missions pour ce poste...
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Secrétaire / Assistante Tutélaire (H/F)
Il y a 4 mois
Tarbes, France UDAF des Hautes-Pyrénées Temps pleinL’UDAF des Hautes-Pyrénées recrute: **Un(e) secrétaire / Assistant(e) tutélaire PJM** **Définition du poste**: Sous l’autorité de la Cadre manager et dans le cadre du projet de service et du projet associatif de l’UDAF 65, la secrétaire tutélaire contribue, en coordination systématique avec les délégués mandataires, selon le type de...
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Assistant Administratif Confirmé
il y a 1 mois
Tarbes, France Exco FSO Temps plein**EXCO FIDUCIAIRE DU SUD OUEST** (800 collaborateurs, plus de 17 000 clients) est membre d’EXCO, réseau de cabinets d’audit, d’expertise comptable et de conseil en France. Constitué de 140 cabinets à taille humaine répartis en France et dans le monde, nous partageons une vision commune de nos métiers. À la fois puissant par sa taille et humain...
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Secretaire (H/F)
Il y a 4 mois
Tarbes, France ANRAS MECS LAMON FOURNET Temps plein**Missions**:sous l’autorité hiérarchique de la Directrice** - accueil physique et téléphonique - courrier, suivi des dossiers jeunes - traitement et mise en forme de documents administratifs - saisie des écrits - participation à la rédaction des rapports d'activité, - classement, archivage - créer et gérer le suivi des fichiers...
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Secrétaire RH
Il y a 4 mois
Tarbes, France ANRAS MECS LAMON FOURNET Temps plein**Missions**: - assurer les missions générales administratives (accueil physique et téléphonique, rédaction de courriers, classement, archivage ) - gestion administrative du personnel (création et mise à jour dossiers des salariés, rédaction courriers et écrits professionnels liés à la fonction RH...) - lien avec le pôle RH du siège social et...
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Tarbes, Occitanie, France UNAF Temps pleinDescriptif du posteSous l'autorité de la directrice adjointe, le ou la responsable de projet RH et qualité met en œuvre la gestion administrative des ressources humaines et déploie la politique qualité. Elle participe également à la mise en œuvre de projets transverses liés aux activités RH et qualité.Activités principales :Contribuer à la mise...
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Médecin du travail superviseur
Il y a 7 mois
Tarbes, France Département du Lot Temps pleinMODALITES CONTRACTUELLES Contractuel de la fonction publique territoriale ou vacation. CONTEXTE ET MISSIONS Au sein du Service Gestion et Accompagnement des Agents, votre rôle sera déterminant : Vous assurez la supervision d’un infirmier en santé au travail selon un protocole que vous établirez. Vous analysez les dossiers des agents en...
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Tarbes, France Pernod Ricard Temps pleinVous souhaitez évoluer dans un environnement culturel unique mêlant héritage et création contemporaine, ancrage local et influences internationales ? Rejoignez la Fondation Martell en tant que Stagiaire Assistant.e de Direction Culturelle dès mars 2025 , pour un stage d’une durée de 6 mois. Basé.e à Cognac, dans un environnement...
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Délégué mandataire à la protection des majeurs F/H
Il y a 5 mois
Tarbes, France UNAF Temps pleinDescriptif du poste Sous l’autorité de la cadre-manager et dans le cadre du projet de service, sur jugement ou ordonnance du juge des tutelles, par délégation de I’UDAF : assurer la protection de la personne et des biens, en assistance ou représentation, en sauvegardant ses intérêts par l’administration de son patrimoine et de ses...