Chargé(E) D’accueil

il y a 3 semaines


Lyon, France COMUE Université de Lyon Temps plein

**Offre d’emploi : Chargé d’accueil (H / F) - Temps incomplet 50%**

**Type de contrat** **:CDD**

**catégorie **:C

**Durée du contrat**: 3 mois renouvelable

**Rémunération**: 894 euros brut mensuel.

**Date de prise de fonction**: septembre 2023.

L’Université de Lyon est une Communauté d’universités et établissements (ComUE) qui rassemble 11 membres et 24 associés, et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, l’Université de Lyon assure l’articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d’intérêt commun. Enfin, l’Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.

**DESCRIPTION DU POSTE**

**Positionnement du poste **:au sein du secrétariat de direction, accueil et logistique - sous l’autorité hiérarchique du secrétariat de la présidence.

**Organisation du travail : T**emps incomplet 50% - 18.50 heures hebdomadaires -**disponibilité le lundi, mardi, jeudi et vendredi matin et le mercredi après-midi.**

Lieu de travail : ComUE Université de Lyon - 92 rue Pasteur - Lyon 7ièmearrondissement

**Missions principales**:
**Accueil du public, physique et téléphonique**:

- Prise en charge des appels téléphoniques, mise en relation avec la personne demandée ou en cas d’absence noter et transmettre un message en notant les informations essentielles de rappel (identité de l’appelant, coordonnées, objet )
- Orientation et accompagnement des visiteurs vers leur rendez-vous (services/salles de réunion )

**Traitement du courrier entrant et sortant**
- Réception du courrier entrant, tri par service et enregistrement sur Nuxeo (logiciel de gestion électronique de documents),
- Transmission du courrier entrant au secrétariat de la présidence par mail et physiquement.
- Traitement et affranchissement du courrier sortant
- Réception et suivi des colis.

**Soutien et appui au service logistique** : gestion et logistique des salles de réunion, gestion de l’affichage du planning d’occupation des salles.

**Profil recherché**

**Savoirs**:

- Environnement socioprofessionnel
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Culture internet
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de classement et d’archivage
- Anglais de base pour première réponse apprécié

**Savoir-faire**:

- Accueillir et prendre des messages : aisance dans l’expression orale, capacité à analyser et à reformuler la demande
- Accueillir les populations concernées
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils et les logiciels spécifiques à l’activité (consoles téléphoniques, messagerie, GED)

**Savoir être**:

- Réactivité (capacité à réagir de façon adaptée aux situations imprévues)
- Sens relationnel (capacité d’écoute, de dialogue et de diplomatie)
- Sens de l’organisation
- Tact et discrétion
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Nombre d'heures : 18.50 par semaine

Salaire : 894,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- Confirmez-vous votre disponibilité le lundi,mardi,jeudi et vendredi matin ainsi que le mercredi après-midi?

Lieu du poste : In person

Date de début prévue : 25/09/2023


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