Secrétaire
Il y a 2 mois
Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au
téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence.
Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes ORPEA, de l’intimité et de la dignité du résident,
veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu’il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.
Attention, le poste s'accompagne du planning prédéfinis suivant:
- Roulement sur la quatorzaine:
**Semaine 1**:
Lundi : 8h30-14h
Mardi : 8h30-14h
Mercredi : 8h30-14h
Jeudi : 9h-19h dont 1h de pause
Vendredi : Repos
Samedi : 9h
- 19h30 dont 1h de pause
Dimanche : 9h-19h30 dont 1h de pause
**Semaine 2**:
Lundi : 8h30-14h
Mardi : Repos
Mercredi : 8h30-14h
Jeudi : 9h-19h dont 1h de pause
Vendredi : 8h30-14h
Samedi : Repos
Dimanche : Repos
**Activités Principales**
Gestion des appels téléphoniques
1) Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
2) Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
3) Évaluer l’urgence d’un appel et alerter l’interlocuteur adapté à la situation
4) Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
5) Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la
liste téléphonique des résidents présents
6) Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence
7) Transmettre le standard en fin de poste
Accueil physique
8) Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes
pratiques
9) Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d’hébergement. Présenter les prestations fournies.
Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
10) Remettre le livret d’accueil au résident
11) Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
12) Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL
13) S’assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction
Gestion des dossiers administratifs des résidents
14) Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
15) Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
16) Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,
pédicure, repas accompagnants,
17) Assurer les encaissements et les remises bancaires
18) Suivre les impayés et les contentieux
19) Tenir le journal de caisse
20) Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
21) Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents
Activités administratives
22) Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus
23) Assurer la gestion de la « boutique »
24) Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
25) Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
26) Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To
Scan une fois par semaine
27) Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la
résidence comme pour les résidents
28) Classer les copies des courriers. Ranger les archives
29) Saisir quotidiennement dans l’outil informatique les statistiques
30) Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et
autres indicateurs
31) Réceptionner et transmettre les messages d’alarmes et de pannes.
32) Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité )
33) Réaliser divers travaux de secrétariat
Gestion administrative du personnel
34) Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
35) Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)
36) Effectuer les déclarations uniques d’embauche
37) Tenir à jour le dossier du salarié
38) Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »
39) Organiser et suivre les visites médicales des salariés
40) Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences
41) Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l’organigramme
42) Participer à l’organisation des formations, en lien avec les référents d’activité
43) Assurer le relais concernant la transmission d’informations entre les salariés, les différents services du siège et le(la)
directeur(trice) exploitation
44) Participer à l’organisation des réunions internes
45) Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de t
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