Assistant en Gestion Administrative

il y a 3 semaines


Lyon, France Université Jean Monnet Temps plein

**NATURE DU POSTE**:

- Catégorie : C
- Quotité : 100 %
- CDD de 1 an renouvelable
- Poste à pourvoir le 1er septembre 2024
- Affectation : Campus Métare de la Faculté des Sciences et Techniques
- Ouvert aux titulaires et contractuels

**CONTACTS**:
Candidature (CV et lettre de motivation) à envoyer à la DRH avant le : 07/06/2024 à l’adresse suivante:
**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**L’université Jean Monnet**

Université pluridisciplinaire membre de la COMUE « Université de Lyon », l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire en mettant en avant une recherche de qualité. Organisée autour de 4 sites stéphanois et d’un site roannais, l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 3 instituts, 1 département d’études politiques et territoriales, 1 école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.

**La Faculté des Sciences et Techniques - FST**

La Faculté des Sciences et Techniquescompte environ 3000étudiants, 180 enseignants et chercheurs universitaires, 65 personnels administratifs et techniques et 250intervenants extérieurs.

Elle possède 6 laboratoires de recherches rattachés au CNRS, 7 départements pédagogiques et 1 centre commun de langues. Elle offre une large palette de formations : 7 mentions de Licence Générale, 2 Licences Professionnelles et 9 mentions de Master (16 parcours dont 9 parcours internationaux).

**POSITIONNEMENT**:
Le poste est affecté à 50% au service enseignant et à 50% au service financier. Il est placé sous la responsabilité hiérarchique des 2 responsables de service.

**MISSIONS**:
Gestion des heures d’enseignement des enseignants permanents (180) et des intervenants extérieurs (250).

Gestion des achats et des missions, suivi de l’exécution des dépenses pour les différents départements, laboratoires et services.
- **Services enseignants**:

- Accompagnement des vacataires dans les procédures administratives de recrutement
- Organisation des commissions de recrutement pour la validation des dossiers vacataires
- Saisie et mise en paiement des heures réalisées en vacation
- Suivi du service prévisionnel des enseignants permanents
- Saisie des heures réalisées et demande de mises en paiement des heures complémentaires
- Suivi administratif des enseignants
- Interlocuteur entre les enseignants de la Faculté des Sciences et Techniques et le service ressources humaines de l’Université
- **Service financier**:

- Effectuer des tâches d'exécution budgétaire : saisir un bon de commande, un certificat administratif, vérifier la réception, saisir le service fait
- Organiser les déplacements des agents : Gérer les ordres de missions, assurer les réservations, collecter les pièces nécessaires, établir les états de frais
- Gérer les workflows, les réclamations, les relations avec les fournisseurs, traiter les litiges
- Assurer le suivi de la consommation des enveloppes de dépenses

**COMPETENCES PROFESSIONNELLES**:
**Savoirs**:

- Connaissances de l’environnement de l’enseignement supérieur et des règles de fonctionnement d’une composante au sein d’une université
- Notion en réglementation du domaine RH
- Notion en comptabilité publique

**Savoir-faire**:

- Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques (word, excel, etc.)
- Capacité à s’adapter aux logiciels utilisés : OSE / ADE / SIFAC notamment
- Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie
- Savoir utiliser les technologies d’information et de communication
- Savoir confronter la règlementation et sa mise en pratique
- Maitriser l'expression écrite et orale pour la rédaction de courriers simples
- Savoir mettre au point des outils de gestion spécifiques (suivi Excel) et des moyens de contrôle
- Savoir tenir des objectifs et rendre compte

**Savoir-être / conditions particulières d’exercice**:

- Compétences relationnelles : travail en équipe, sens de l’accueil, de l’écoute et de la diplomatie
- Gestion des priorités, sens de l’organisation
- Autonomie, réactivité, esprit d’initiative
- Rigueur, respect de la confidentialité des informations et des données
- Gestion des pics d’activités

**Rejoindre l’Université Jean Monnet, c’est**:
Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.

Évoluer et se former tout au long de sa carrière.

Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle grâce à 49 jours de congés par an, 2 jours par semaine de télétravail à compter de 6 mois d’ancienneté sur le même poste, 12 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire s



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    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion pour rejoindre notre équipe. Vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de gestion et de Direction. Si vous êtes organisé(e), avez un excellent sens de la coordination et une expérience dans le domaine administratif, nous aimerions vous rencontrer. - Assurer...


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    il y a 1 mois


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  • Lyon, France EDEN PLOMBERIE Temps plein

    Dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée et a 80%, Vos missions en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) (H/F) seront les suivantes: - Accueil téléphonique. - Gestion des plannings. - Suivi des factures, devis, commandes fournisseurs. - Gestion des mails. - Collecter, classer et mettre à jour les informations. - Rédaction de courriers...


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  • Lyon, France Inserm - DR Auvergne-Rhône-Alpes Temps plein

    L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un...


  • Lyon, France Synergie Temps plein

    **Types de contrat**: - Interim**Salaire**: - 20-25 K€**Secteur d'activité client**: - BTP / Matériaux de construction / Architecture **Lieu de mission**: - Montélier (26120) **Niveau d'études**: - Bac + 2**Début de mission**: - 19/02/2024**Date de fin de mission**: - 27/09/2024**A propos de notre client**: SYNERGIE recrute pour l'un de ses...


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    **L'entreprise****: Notre client, organisme de financement basé à Saint-Etienne, recherche un **assistant de gestion administratif H/F** pour une mission de 6 mois renouvelable **Les missions****: - Nous avons besoin de vous !_ Au sein du service logistique et ergonomie vous aurez pour missions: - Gestion administrative - Réservations - ** Suivi de...


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    Bonjour, nous recherchons pour notre client une bio-tech Lyonnaise, un(e) "Assistant administratif et de gestion H/F" en CDI. Le poste est situé à Ecully avec une rémunération de +/- 32.000 euros. Nous recherchons un(e) « Assistant administratif et de gestion** **» (H/F) pour une structure en pleine croissance qui vous permettra de développer vos...


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    **Ecci Durbiano**, entreprise basée à Echirolles, spécialisée dans le domaine du chauffage, de la climatisation, de la ventilation et de la plomberie, recherche, Un Assistant(e) Administratif(ve) et gestion. Vous serez rattaché(e) au Pôle Exploitation/Maintenance de l’Entreprise. **MISSIONS PRINCIPALES** - Relation/Gestion clients par téléphone...


  • Lyon, France Manpower Temps plein

    **L'entreprise****: **Manpower, cabinet de recrutement**, recherche pour l'un de ses clients un(e) **Assistant(e) Gestion Administrative de Chantiers **en **CDI**, basé à **Valserhône **(01). **Les missions****: Intégrer une équipe et garantir le suivi administratif des chantiers, de l'obtention à la clôture, y compris la facturation client....


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