Administrative Services Officer

Il y a 2 mois

Lyon, France World Health Organization Temps plein

**Grade***: P4

**Contractual Arrangement***: Fixed-term appointment

**Contract Duration (Years, Months, Days)**

**Job Posting***: Mar 27, 2023, 7:33:50 AM

**Closing Date***: Apr 18, 2023, 4:59:00 PM

**Primary Location***: France-Lyon

**Organization***: Administrative Services Office

**Schedule***: Full-time

**PURPOSE OF POSITION**

The International Agency for Research on Cancer (IARC) is the specialized cancer agency of the World Health Organization. The objective of the IARC is to promote international collaboration in cancer research.

The role of Services to Science and Research (SSR) branch is to support the achievement of IARC’s scientific objectives through efficient and effective management of the Agency’s resources and provision of administrative services, ensuring accountable risk mitigation and implementing strategies to strengthen capacities and maximize IARC’s impact.

Within the Services to Science and Research (SSR), the Administrative Services Office (ASO) is responsible for the delivery of administrative support and services to the Agency and field staff in the following areas: building management, maintenance and repairs, conference services, procurement, supplies and equipment, communication and records, documents production, assets management, insurance, transportation, logistics, security and safety, business continuity, travel services, UNLP, visas, and cafeteria. The ASO provides a service to support the successful implementation of the Agency’s scientific activities.

The position will be responsible for the delivery of administrative support and services to the Agency and field staff. Under the direct supervision of the Director of Administration and Finance (DAF) and overall guidance of IARC director, the incumbent manages the provision of a broad range of administrative support and services and has overall responsibility for the planning, monitoring and evaluation of administrative services operations, in accordance with the WHO Manual and IARC established procedures as well as with Host Agreement with France, customs regulations as applied to the Agency, security relations in France, in particular those concerning the Agency and labor and contract laws in France.

**Contacts inside the organization**
- With the Administrative Finance Office (AFO) to advise on the establishment and management of the budget for Administrative Services Office (ASO) services.
- With the SSR Heads to lead the support services.
- With Branch Heads and Agency personnel in general to advise on administrative matters involving the Branch (installation/modification of office/laboratory space and equipment, security matters ).
- With various parties regarding arrangements for meetings including Council meetings.
- Need for co-operation with the Administration and Scientific branches.
- The incumbent plays an active role in different Committees (OHSC, LSC, BSC, BCMT, etc.), which comprises the leaders in the different support services of the Agency.

**Contacts outside the organization**
- With Ministries of Foreign Affairs, Ministry of Health, Ministry of Research, customs and Embassies/Consulates to obtain information/resolve problems in connection with import privileges, issue of visas.
- With other local authorities (Prefecture, Region, Métropole, City) to represent the Agency
- Contractors/Architects/Engineers/Maintenance companies to negotiate contracts and discuss/supervise work/services to be carried out.
- WHO Academy, WHO HQs, WHO Regional Offices for all matters related to support services.

**DESCRIPTION OF DUTIES**

Within delegated authority, the Administrative Services Officer will be responsible for the following duties
- **Building management**
- Manage the Building management team.
- Provide engineering and project management service; develop master plans for renovation and construction projects and site lay-outs.
- Ensure the regular maintenance of all major installations, including the identification of problems and the discussion with appropriate and specialized contractors.
- Develop procedures for preventive and routine maintenance of all site equipment and fittings.
- Supervise and ensure that works done by contractors are performed promptly and according to specifications.
- Ensure effective space management within the premises.
- Liaise with local utility suppliers.
- Prepare budgets for all site related works and monitor expenditures.
- Prepare periodic reports on the economic and financial aspects of site management.
- Supervise support staff involved in site management; provide training and technical guidance in their work.
- **Procurement services**
- Manage and supervise the team, provide training and technical guidance in their work.
- Develop, update Procurement policy and procedures in compliance with WHO Policies and best practices of Procurement in international organizations.
- Prepare tender specifications for the supply and/or maintenance of the site an

  • Assistant Administratif Office Services

    Il y a 2 mois

    Lyon 7e, France ASSOCIATION LONBIOPOLE Temps plein

    **Présentation de Lyonbiopôle** Lyonbiopôle Auvergne-Rhône-Alpes est un pôle de compétitivité à dimension internationale spécialisé dans la santé. Depuis sa création en 2005, il fédère et anime l'écosystème santé innovant de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Il représente et valorise ce réseau régional des acteurs de l'innovation...

  • Assistant Administratif Office Services

    Il y a 2 mois

    Lyon 3e, France Adecco Temps plein

    **Votre mission**: "Prêt à saisir une nouvelle opportunité ?" ADECCO TERTIAIRE recherche pour l'un de ses clients basé à LYON 3: - UN CHARGE ADMINISTRATIF OFFICE SERVICES H/F Vos missions: - Participer aux activités de la vie du site et assurer l'accueil: Gérer l'accueil téléphonique (filtrer les appels...) et physique (clients/fournisseurs/...

  • Chargé(E) Administratif(Ve) Office Services

    il y a 4 semaines

    Lyon, France XPO Logistics Temps plein

    Nous voulons encourager les personnes talentueuses à développer leurs compétences et tirer partie de leurs points forts. Nous vous aiderons à construire votre plan de carrière et nous vous donnerons accès à un éventail de programmes de formation. Nous associons créativité et rigueur au service de l’excellence opérationnelle. Nous sommes toujours...

  • Chargé(E) Administratif(Ve) Office Services

    il y a 9 heures

    Lyon, France XPO Logistics Temps plein

    Nous voulons encourager les personnes talentueuses à développer leurs compétences et tirer partie de leurs points forts. Nous vous aiderons à construire votre plan de carrière et nous vous donnerons accès à un éventail de programmes de formation. Nous associons créativité et rigueur au service de l’excellence opérationnelle. Nous sommes toujours...

  • Charge Administratif Office Services

    il y a 1 mois

    Lyon 3e, France Adecco Temps plein

    **Votre mission**: "Prêt à saisir une nouvelle opportunité ?" ADECCO TERTIAIRE recherche pour l'un de ses clients basé à LYON 3: - UN CHARGE ADMINISTRATIF OFFICE SERVICES H/F Vos missions: - Participer aux activités de la vie du site et assurer l'accueil: Gérer l'accueil téléphonique (filtrer les appels...) et physique (clients/fournisseurs/...

  • Assistant Administratif en Alternance

    il y a 12 heures

    Lyon, France Speedrh Temps plein

    Speed RH, cabinet de recrutement, nous recherchons pour le compte de l’un de nos clients prestigieux, un profil de : Assistant Administratif en Alternance - Office national des Forêts (ONF) - H/F. Le poste vous offre une carrière au service de la forêt et du bois ? Rejoindre ses équipe, c'est s'engager dans des activités telles que: La valorisation...

  • Agent Administratif Back Office

    il y a 7 jours

    Lyon, France GERI HDP SRL Temps plein

    Description du poste La société GERI.FR, filiale du groupe GERI HDP, qui est un des leaders multinationales important dans la gestion et l’achat de créances et présent dans 5 pays européens, recrute actuellement pour sa filiale de Lyon. **AGENT ADMINISTRATIF BACK OFFICE**: **Vos missions principales**: l'enregistrement des règlements des débiteurs...

  • Office Manager

    il y a 1 jour

    Lyon, France LIP Solutions RH Lyon Office Temps plein

    Avec plus de 180 agences d’emploi spécialisées par domaine d’activité et réparties sur l’ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l’année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos consultants se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du tertiaire, de l’ingénierie, des services, de la...

  • Assistant/e Administratif/ve

    il y a 4 jours

    Lyon, France Le Bonbon Temps plein

    Vos missions Gestion Administrative - Commerciale - Construction, mise en œuvre et reporting des actions commercialesAssurer le traitement des commandes : devis, bons de commande, facturation etc... - Suivi facturations et relance paiements - Gestion du planning et des deadlines campagnes clientsPrise de rdv (prospection et appels entrants)Veille du...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 1 mois

    Lyon 7e, France Kelly Services Temps plein

    KELLY SERVICES recherche pour l'un de ses clients un Gestionnaire administratif H/F **Contrat**: CDD 4 MOIS - à pourvoir au plus tôt **Lieu de mission**: Lyon 7ème - TCL **Horaires**:35h00 **Rémunération**: Selon profil et expériences **Missions**: - Edition des nouveaux livrets commerciaux à destination de nos prospects et clients - Mise en...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 1 semaine

    Lyon 7e, France Kelly Services Temps plein

    KELLY SERVICES recherche pour l'un de ses clients un Gestionnaire administratif H/F **Contrat**: Intérim - 3 mois - à pourvoir au plus tôt **Lieu de mission**: Lyon 7ème - TCL **Horaires**:35h00 **Rémunération**: Selon profil et expériences **Missions**: - Edition des nouveaux livrets commerciaux à destination de nos prospects et clients - Mise...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 1 jour

    Lyon 7e, France Kelly Services Temps plein

    KELLY SERVICES recherche pour l'un de ses clients un Gestionnaire administratif H/F **Contrat**: Intérim - 3 mois - à pourvoir au plus tôt **Lieu de mission**: Lyon 7ème - TCL **Horaires**:35h00 **Rémunération**: Selon profil et expériences **Missions**: - Edition des nouveaux livrets commerciaux à destination de nos prospects et clients - Mise...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Lyon 7e, France PICARD SERVICES Temps plein

    Reconnue sur le territoire Lyonnais depuis 1839, pour son expertise en électricité CFO/CFA, la société **PICARD SERVICES** recherche pour consolider son pôle d'activité dédié aux marchés Enedis un(e) Assistant(e) Administratif. **Les missions**: Dans le cadre de notre **partenariat avec Enedis**, vous intervenez de manière autonome pour...

  • Office Manager

    il y a 1 mois

    Lyon, France FED France Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Saint-Etienne (42000), un(e) Office manager en CDD (5 mois)** **Votre fonction**: Au sein d'une association engagée dans le progrès et l'innovation en santé. Tu seras en...

  • Agent Administratif

    Il y a 2 mois

    Lyon 3e, France LIP Solutions RH Lyon Comptabilité, gestion & paie Temps plein

    Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteurs d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solution RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie. Nous recherchons pour le compte de l'un de nos clients, spécialiste du recouvrement de...

  • Agent Administratif

    Il y a 2 mois

    Lyon 3e, France LIP Solutions RH Lyon Comptabilité, gestion & paie Temps plein

    Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteurs d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solution RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie. Nous recherchons pour le compte de l'un de nos clients, un courtier en immobilier, un(e)...

  • Agent Administratif

    il y a 7 jours

    Lyon 3e, France LIP Solutions RH Lyon Comptabilité, gestion & paie Temps plein

    Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteur d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solutions RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie. Nous recherchons pour le compte de l'un de nos clients, spécialiste du recouvrement de...

  • Gestionnaire Back office service retraite(H/F)

    Il y a 2 mois

    Lyon, France FAB GROUP Temps plein

    A propos de l'entreprise :Fab Talents est le spécialiste du recrutement en Banque etAssurance. Nous recherchons pour notre client un établissementd'assurances de premier plan un Gestionnaire Back-Office H/F.A propos du poste :Missions des 2 postes à pourvoir au service retraite :- Gérer et enregistrer les affaires nouvelles et tous lesactes de la vie des...

  • Gestionnaire Back office service retraite(H/F)

    il y a 1 semaine

    Lyon, France FAB GROUP Temps plein

    A propos de l'entreprise :Fab Talents est le spécialiste du recrutement en Banque etAssurance. Nous recherchons pour notre client un établissementd'assurances de premier plan un Gestionnaire Back-Office H/F.A propos du poste :Missions des 2 postes à pourvoir au service retraite :- Gérer et enregistrer les affaires nouvelles et tous lesactes de la vie des...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Lyon 1er, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Pour le compte d'une société internationale d'investissements dans le secteur médical auprès des petites et moyennes entreprises, nous recherchons une personne pour rejoindre l'équipe administrative auprès de plusieurs partenaires et assistants, dans le cadre d'un déploiement d'activité. Le...