Administrative Services Officer

Il y a 2 mois


Lyon, France World Health Organization Temps plein

**Grade***: P4

**Contractual Arrangement***: Fixed-term appointment

**Contract Duration (Years, Months, Days)**

**Job Posting***: Mar 27, 2023, 7:33:50 AM

**Closing Date***: Apr 18, 2023, 4:59:00 PM

**Primary Location***: France-Lyon

**Organization***: Administrative Services Office

**Schedule***: Full-time

**PURPOSE OF POSITION**

The International Agency for Research on Cancer (IARC) is the specialized cancer agency of the World Health Organization. The objective of the IARC is to promote international collaboration in cancer research.

The role of Services to Science and Research (SSR) branch is to support the achievement of IARC’s scientific objectives through efficient and effective management of the Agency’s resources and provision of administrative services, ensuring accountable risk mitigation and implementing strategies to strengthen capacities and maximize IARC’s impact.

Within the Services to Science and Research (SSR), the Administrative Services Office (ASO) is responsible for the delivery of administrative support and services to the Agency and field staff in the following areas: building management, maintenance and repairs, conference services, procurement, supplies and equipment, communication and records, documents production, assets management, insurance, transportation, logistics, security and safety, business continuity, travel services, UNLP, visas, and cafeteria. The ASO provides a service to support the successful implementation of the Agency’s scientific activities.

The position will be responsible for the delivery of administrative support and services to the Agency and field staff. Under the direct supervision of the Director of Administration and Finance (DAF) and overall guidance of IARC director, the incumbent manages the provision of a broad range of administrative support and services and has overall responsibility for the planning, monitoring and evaluation of administrative services operations, in accordance with the WHO Manual and IARC established procedures as well as with Host Agreement with France, customs regulations as applied to the Agency, security relations in France, in particular those concerning the Agency and labor and contract laws in France.

**Contacts inside the organization**
- With the Administrative Finance Office (AFO) to advise on the establishment and management of the budget for Administrative Services Office (ASO) services.
- With the SSR Heads to lead the support services.
- With Branch Heads and Agency personnel in general to advise on administrative matters involving the Branch (installation/modification of office/laboratory space and equipment, security matters ).
- With various parties regarding arrangements for meetings including Council meetings.
- Need for co-operation with the Administration and Scientific branches.
- The incumbent plays an active role in different Committees (OHSC, LSC, BSC, BCMT, etc.), which comprises the leaders in the different support services of the Agency.

**Contacts outside the organization**
- With Ministries of Foreign Affairs, Ministry of Health, Ministry of Research, customs and Embassies/Consulates to obtain information/resolve problems in connection with import privileges, issue of visas.
- With other local authorities (Prefecture, Region, Métropole, City) to represent the Agency
- Contractors/Architects/Engineers/Maintenance companies to negotiate contracts and discuss/supervise work/services to be carried out.
- WHO Academy, WHO HQs, WHO Regional Offices for all matters related to support services.

**DESCRIPTION OF DUTIES**

Within delegated authority, the Administrative Services Officer will be responsible for the following duties
- **Building management**
- Manage the Building management team.
- Provide engineering and project management service; develop master plans for renovation and construction projects and site lay-outs.
- Ensure the regular maintenance of all major installations, including the identification of problems and the discussion with appropriate and specialized contractors.
- Develop procedures for preventive and routine maintenance of all site equipment and fittings.
- Supervise and ensure that works done by contractors are performed promptly and according to specifications.
- Ensure effective space management within the premises.
- Liaise with local utility suppliers.
- Prepare budgets for all site related works and monitor expenditures.
- Prepare periodic reports on the economic and financial aspects of site management.
- Supervise support staff involved in site management; provide training and technical guidance in their work.
- **Procurement services**
- Manage and supervise the team, provide training and technical guidance in their work.
- Develop, update Procurement policy and procedures in compliance with WHO Policies and best practices of Procurement in international organizations.
- Prepare tender specifications for the supply and/or maintenance of the site an



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    A propos de l'entreprise :Fab Talents est le spécialiste du recrutement en Banque etAssurance. Nous recherchons pour notre client un établissementd'assurances de premier plan un Gestionnaire Back-Office H/F.A propos du poste :Missions des 2 postes à pourvoir au service retraite :- Gérer et enregistrer les affaires nouvelles et tous lesactes de la vie des...


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    Il y a 2 mois


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