Coordinateur(Trice) Des Secrétariats Médicaux

il y a 3 semaines

Belfort, France Hôpital Nord Franche-Comté Temps plein

**Descriptif**

DEFINITION DE L’EMPLOI/MISSION
Planifier, organiser, encadrer et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Travailler en collaboration avec les assistants médico-administratifs référents, les autres coordinatrices des secrétariats médicaux et les médecins.
Le poste vise à encadrer les secteurs des hospitalisations et du pool de roulement.
IDENTIFICATION DU POSTE
Lieu d’activité: Secrétariats médicaux
Spécificité du poste: Assistant médico-administratif
Grade / fonction: Assistant médico-administratif référente
Quotité de travail: 100 %
Rattachement hiérarchique: Directrice des Affaires médicales et de la recherche clinique
Responsabilité hiérarchique: Directrice des Affaires médicales et de la recherche clinique
Relations fonctionnelles: Les différentes directions, les médecins, les soignants, les paramédicaux, les autres services médicaux, le bureau des admissions, tous services administratifs des autres directions, les autres établissements de santé.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires: Selon organisation du travail
Contraintes organisationnelles et relationnelles: Dépassement d'horaire éventuels, Relations avec la hiérarchie
Autres contraintes: Polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue
Matériels et outils utilisés: Outils informatiques, utilisation des logiciels Excel, Word, Outlook, Powerpoint, logiciels propres aux secrétariats médicaux de l'HNFC, outils de communications
DIPLOMES, FORMATIONS ET PREREQUIS
- Diplômes : BTS Assistant de Direction ou Management des organisations sanitaires et sociales ou équivalent, diplôme de secrétariat médico-social
- Expérience significative dans la gestion d’équipe et des secrétariats médicaux
- Prérequis:
1. connaissance de la fonction d’assistant médico-administratif
2. connaissance en management
3. bonne technicité dans la communication
4. bonne technicité informatique
ACTIVITES
- Organiser l’activité des secrétariats médicaux dans le respect des directives institutionnelles, décrire les processus spécifiques
- Optimiser l’organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux, analyser et traiter les dysfonctionnements
- Adapter les ressources à l’activité et gérer l’absentéisme
- Contrôler et assurer le suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité (ex : production des comptes rendus médicaux) et adapter les ressources aux besoins
- Participer aux projets institutionnels
- Gérer les plannings, les horaires des agents dans Octime en collaboration avec les assistantes médico-administratives référentes
- Valider les congés des agents et informer sa hiérarchie quant aux difficultés rencontrées, demander des arbitrages ou des dérogations
- Encadrer les équipes travaillant dans les secrétariats médicaux : faire les évaluations annuelles des agents, participer aux entretiens de recrutement, recenser les besoins en formation continue, gérer les conflits
- Animer des réunions et en faire les comptes rendus
- Transmettre régulièrement les informations importantes à la hiérarchie
- Accueillir et encadrer les étudiants et les stagiaires
- Travailler en étroite collaboration avec les autres responsables des secrétariats médicaux
- Faire les commandes de matériel

SAVOIR-FAIRE REQUIS
1. Analyser et optimiser un / des processus
2. Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
3. Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
4. Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
5. Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
6. Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
7. Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
SAVOIR-ETRE REQUIS
1. Posséder un bon esprit d’équipe, un sens de la communication
2. S'exprimer clairement (savoir formuler, reformuler)
3. Etre discrète et disponible
4. Posséder rigueur et organisation
5. Savoir rester efficace dans les situations difficiles
6. Gérer les situations conflictuelles
7. Savoir respecter et faire respecter les règles institutionnelles
8. Etre diplomate
CONNAISSANCES REQUISES
Communication / relations interpersonnelles: Connaissances approfondies
Droit de la santé dans son domaine d'activité: Connaissances opérationnelles
Évaluation de la charge de travail: Connaissances approfondies
Gestion administrative: Connaissances opérationnelles
Logiciel dédié au traitement de l'information médicale: Connaissances approfondies
Management: Connaissances approfondies
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement: Connaissances approfondies
Risques

  • Secrétaire Médicale Aux Consultations Externes

    il y a 1 mois

    Belfort, France Hôpital Nord Franche-Comté Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire Médicale aux Consultations Externes Femme Mère Enfant Pôle Ville-Hôpital h/f **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** QUI SOMMES-NOUS ? Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent....

  • Secrétaire Médicale

    il y a 1 mois

    Belfort, France SCM SGA Temps plein

    Cabinet d’ophtalmologie Vauban (BELFORT 90000) composé de 3 ophtalmologistes, recherche un(e) SECRÉTAIRE MÉDICALE H/F salarié(e) à temps plein 35hr CDI. Accueil des patients ,gestion administrative des dossiers médicaux, gestion des appels entrants, rédaction des courriers. Diplôme ou formation en secrétariat médical, - Expérience préalable...

  • Secrétaire médical(e) en alternance

    il y a 1 mois

    Belfort, France Pigier Temps plein

    Notre école recrute pour l'une de nos entreprises partenaires un(e) secrétaire médical(e) en alternance dans le cadre de la préparation du titre de niveau . Missions : Gestion du secrétariat des trois rhumatologues en collaboration avec l'assistante médicale Accueil des patients Prise en charge des appels téléphoniques Gestion...

  • Secrétaire médical(e) en alternance

    il y a 1 mois

    Belfort, France Pigier Temps plein

    Notre école recrute pour l'une de nos entreprises partenaires un(e) secrétaire médical(e) en alternance dans le cadre de la préparation du titre de niveau .Missions : Gestion du secrétariat des trois rhumatologues en collaboration avec l'assistante médicaleAccueil des patients Prise en charge des appels téléphoniques Gestion administrative des...

  • Secrétaire Au Centre de Réception Des Appels

    il y a 1 mois

    Belfort, France Hôpital Nord Franche-Comté Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire au Centre de Réception des Appels Patients ( CRAP) H/F **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** VOTRE POSTE Quotité de travail : temps plein (37h30 hebdomadaires) Amplitude horaire de type variable Lieu d'exercice : site du Techn'Hom à Belfort VOTRE SERVICE Le Centre de...

  • Agent Administratif

    il y a 1 mois

    Belfort, France ESAT du Territoire de Belfort Temps plein

    L’association recrute, pour le Secteur Travail Protégé & Activités, **un Agent administratif principal (H/F).** **Missions** Placé sous la responsabilité de l’Assistante de direction, vous contribuez à l’organisation et au bon fonctionnement du service « Accueil / Secrétariat / Administration » du Secteur Travail Protégé & Activités. En...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois

    Belfort, France TERRITOIRE HABITAT Temps plein

    Depuis 1921, Territoire habitat est l’office public départemental de l’habitat du Territoire de Belfort. Rattaché au département du Territoire de Belfort, Etablissement public industriel et commercial, Territoire habitat propose des logements sociaux de qualité. Entreprise à taille humaine, Territoire habitat emploie **250...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Pédagogique

    il y a 1 mois

    Belfort, France Ecole Supérieure des Technologies et des Affaires (ESTA) Temps plein

    L’Ecole Supérieure des Technologies et des Affaires (ESTA) se situe dans le Territoire de Belfort, caractérisé par une présence industrielle riche et dynamique. L’ESTA dispense un enseignement unique **:la double compétence technologique et commerciale **et son diplôme d’« ingénierie d’affaires industrielles » est visé Bac+5 par le...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Belfort, France Manpower Temps plein

    **L'entreprise****: Le Cabinet Conseil Recrutement Manpower est à la recherche pour son client, **un acteur reconnu du Service Public**, un **Assistant de Direction de Cabinet H/F.** **Les missions****: **Placé(e) sous l'autorité du Chef de Cabinet, l'assistant(e) de direction contribue à la réalisation des missions du cabinet et celles du...

  • Gastro-entérologue (H/F) - Clinique Privée Belfort

    il y a 1 mois

    Belfort, France Santech Conseil Temps plein

    SCHC01695 Nous recherchone un gastro-entérologue H/F pour une clinique privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. Nous recherchone un gastro-entérologue H/F pour une clinique MCO privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. La clinique souhaite renforcer l'équipe en gastro-entérologie constituée...

  • Dentiste

    il y a 1 mois

    Belfort, France JoberGroup Temps plein

    Emploi Omnipraticien Belfort 90 : REF 3137 Vous êtes chirurgien-dentiste Omnipraticien et recherchez une belle opportunité de poste H/F dans une clinique dentaire à Belfort ? Cette structure moderne est composée de 6 fauteuils, d'un bloc opératoire avec une équipe de 2 omnipraticiens, d'un implantologue, d'un orthodontiste et d'un secrétariat. Vous...

  • Chirurgien Visceral Et Digestif

    il y a 1 mois

    Belfort, France Santech Conseil Temps plein

    SCHC01694 Nous recherchone un chirurgien visceral et digestif H/F pour une clinique privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. Activité carcinologie. Nous recherchone un chirurgien visceral et digestif H/F pour une clinique MCO privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. Suite au départ récent...

  • Chirurgien Orthopédique

    il y a 1 mois

    Belfort, France Santech Conseil Temps plein

    SCHC01693 Nous recherchone un chirurgien orthopédique H/F pour une clinique privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. Profil ++ membre supérieur et main. Nous recherchone un chirurgien orthopédique H/F pour une clinique privée située dans le Nord-Est de la région Bourgogne-Franche-Comté. Profil ++ membre supérieur /...

  • Pédodondiste

    il y a 1 mois

    Belfort, France JoberGroup Temps plein

    **Emploi Pédodontiste H/F Belfort 90 : REF 3202** Vous êtes pédodontiste H/F et recherchez une belle opportunité de poste dans une clinique dentaire à Belfort ? Cette structure moderne, ouverte 7j/7, est composée de 6 fauteuils, d'un bloc opératoire avec une équipe de 2 omnipraticiens, d'un implantologue, d'un orthodontiste et d'un secrétariat....

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois

    Belfort, France Manpower Temps plein

    **L'entreprise****: **Le Département du Territoire de Belfort **fait partie de la région Bourgogne-Franche-Comté. Il est limitrophe des départements du Doubs, de la Haute-Saône, des Vosges et du Haut-Rhin, ainsi que du canton suisse du Jura. Il représente 145 000 habitants. Le Conseil Départemental du Territoire de Belfort est présidé par ...

  • Référent de Parcours Profil Assistant de Service

    il y a 1 mois

    Belfort, France Association CAMSP du Doubs et de l'Aire Urbaine Temps plein

    **CDD, temps plein, 12 mois** **Missions**: - Participe à l’instance d’investigation en lien avec les médecins, le référent parcours infirmier et le référent parcours gestionnaire. - Coordonne la mise en œuvre des parcours : mise à jour du logiciel métier de l’admission à la sortie, planification et organisation des consultations médicales...

  • Chef de Projet Travaux Neufs

    il y a 4 semaines

    Belfort, France NEO2 Temps plein

    Poste : Vous interviendriez chez un acteur industriel majeur du secteur de l'énergie. Dans le cadre de vos activités en tant qu'Ingénieur travaux neufs, vous interviendrez sur un projet concernant de A à Z concernant la mise en place d'une installation hydrogène.Voic les tâches demandées: - Coordination de projet- Gestion...

  • Pédodontiste - Rem. 30 à 35% Brut/mois - Statut

    il y a 1 mois

    Belfort, France Emploi Pédodontiste Belfort 90 | JoberGroup Temps plein

    Pédodontiste - Rem. 30 à 35% brut/mois - Statut salarié H/F - Belfort 90 **Emploi Pédodontiste H/F Belfort 90**: REF 3202 Vous êtes pédodontiste H/F et recherchez une belle opportunité de poste dans une clinique dentaire à Belfort ? Cette structure moderne, ouverte 7j/7, est composée de 6 fauteuils, d'un bloc opératoire avec une équipe de 2...

  • Enseignant-chercheur en Conception Mécanique

    il y a 2 semaines

    Belfort, France École Supérieure des Technologies et des Affaires Temps plein

    L’École Supérieure des Technologies et des Affaires (ESTA) se situe dans le Territoire de Belfort, caractérisé par une présence industrielle forte. C’est dans cet environnement technologique qu’en 1986, l’ESTA est créée. Ses fondateurs, tous entrepreneurs et chefs d’entreprises souhaitent, par le biais d’une pédagogie unique dans le...

  • Enseignant-chercheur en Conception Mécanique

    il y a 2 semaines

    Belfort, France École Supérieure des Technologies et des Affaires Temps plein

    L’École Supérieure des Technologies et des Affaires (ESTA) se situe dans le Territoire de Belfort, caractérisé par une présence industrielle forte. C’est dans cet environnement technologique qu’en 1986, l’ESTA est créée. Ses fondateurs, tous entrepreneurs et chefs d’entreprises souhaitent, par le biais d’une pédagogie unique dans le...