Assistant-e D'élu(S)
il y a 3 semaines
N° annonce
E002261
Direction
Cabinet
Service
Secretariat des Elus
Catégorie(s)
B
Type de recrutement
Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel (CDD 1 an)
Durée de temps de travail
Temps complet - 35h00
Grade(s)
Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe
08/01/2023
Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.
Description des missions, Activités
Sous la responsabilité d’un-e/d’élu(s)-e(s), vous gérez ses/leurs contacts internes et externes. Vous assurez son/leur secrétariat en coordination avec, d’une part, les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-directeurs de Cabinet et le secrétariat de la Directrice générale des services et, d’autre part, les services et les assistants-es des élus-es dans les quartiers et au Centre administratif. Vous participez au suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de(s) l’élu(s)-e(s). Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
**Activités principales**:
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (frappe et mise en forme de documents).
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs-ses internes et externes pour l’élu-e, prendre en charge certains rdv pour l’élu-e.
- Suivre et diffuser le courrier de l’élu (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu-e.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-directeurs de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et vice - présidents-es, le secrétariat de la DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu-e assure le cas échéant la fonction de président-e.
- Tenir l’agenda de l’élu-e.
**Activités secondaires**:
- Gérer les déplacements de l’élu-e.
- Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu-e.
- Gérer les fournitures de bureau et l’intendance.
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Profil
- BTS assistant de direction ou équivalent souhaité.
- 1ère expérience en assistanat exigée, expérience sur des fonctions similaires appréciée.
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l’Eurométropole.
- Maîtrise de l’environnement des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences) et de l’organigramme de la collectivité.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook), internet et logiciels spécifiques (Elise, Airsdélib) ; pratique souhaitée des outils de suivi et planification.
- Maîtrise de la langue française (règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire).
- Maîtrise de l’allemand et/ou anglais souhaitée, dialecte apprécié.
- Capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation, rigueur et méthode.
- Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices de manière pertinente.
- Capacité à filtrer les appels et à gérer l’information.
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
- Capacité à rechercher les informations nécessaires et à choisir de la source d’information la plus adéquate.
- Capacité à informer l’élu-e sur les démarches et les procédures, et à formaliser des propositions.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler avec des partenaires multiples.
- Diplomatie, écoute, sens du relationnel.
- Autonomie et aptitude à prendre des initiatives.
- Discrétion professionnelle et confidentialité.
Avantages liés au poste
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).
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