Assistant ou Assistante de Direction Au Secrétariat de Direction

il y a 3 semaines

Paris, France Ville de Paris Temps plein

La Direction de l’urbanisme de la Ville de Paris élabore et tient à jour les documents d’urbanisme stratégiques et règlementaires, porte la mise en œuvre des grands projets d’aménagement urbain, conduit la stratégie foncière de la Ville de Paris, délivre les autorisations d’urbanisme et du paysage de la rue, contrôle leur mise en œuvre et recouvre les taxes.

L'équipe de direction de la Direction de l'Urbanisme comprend 6 personnes, la directrice, son adjointe, 2 assistantes et 2 chargés de mission.

**Quelles sont vos missions ?**
En tant qu'assistant ou assistante de direction, vous êtes en charge des missions suivantes:
1) Gestion de l'assistanat de la directrice et de la directrice adjointe:

- Gestion des agendas : planification et organisation des réunions avec des partenaires internes et externes à la direction (planification, constitution des dossiers nécessaires : préparation et envoi des documents, préparation logistique, diffusion des comptes-rendus), gestion éventuelle des déplacements ;
- Production de tableaux de réunions hebdomadaires stratégiques
- Suivi resserré des documents en circulation et des circuits de validations, suivi des notes et des courriers mis à la signature ;
- Préparation, suivi et classement des dossiers de la directrice et de son adjointe
- Gestion de la messagerie générique « DU Direction »
- Gestion du courrier via le logiciel Elise (ventilation, enregistrement, compilation et suivi des demandes, des échéances,... )
- Tenue du logiciel Chronotime (saisies d'absences, paramétrage des comptes, levée des anomalies,...) pour les agentes et agents rattachés à la directrice et à la directrice adjointe

2) Accueil physique et téléphonique

Transmission des informations, gestion des appels téléphoniques (réception et tri pour la directrice et la directrice adjointe).

Vous devez prendre et transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l'essentiel.

3) Communication interne et externe

Vous assurez la communication entre la direction et les différents interlocuteurs internes. Vous organisez et supervisez en lien avec les autres services, les événements internes de communication (cérémonie des vœux, médaille etc )

4) Management
Encadrement de l’assistante de catégorie C et coordination avec les secrétariats des services.
**Qu’attend -on de vous ?**
Formation Souhaitée : Expérience de secrétariat de direction souhaitée

Qualités requises:
N° 1 : Sens de l’organisation, sens des priorités, rigueur

N° 2 : Réactivité, aisance relationnelle

N° 3 : Discrétion et confidentialité, capacité d’adaptation

N° 4 : Autonomie

Connaissances professionnelles:
N° 1 : Pack office, Outlook, Elise

N° 2 : Techniques de secrétariat

N° 3 : Techniques d'organisation

N° 4 : Organisation et fonctionnement de la collectivité parisienne

Savoir-faire:
N° 1 : Elaborer et optimiser le planning de réunions, de rendez-vous, de visites de la directrice et de son adjointe

N° 2 : Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation et de son interlocuteur

N° 3 : Travailler en équipe de manière solidaire et collaborative

N° 4 : Gérer son temps de travail et les priorités

**Les + du poste**
Les avantages de la Ville de Paris:

- Jusqu’à 27 jours de RTT
- La participation à la mutuelle et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire
- La participation aux frais de transport en commun (75% pour la ville de Paris) et/ou le forfait mobilité durable pour ceux qui viennent en vélo
- Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale )
- Un engagement en faveur de l’environnement et de l’égalité femmes / hommes

Les atouts de la direction de l’urbanisme:
Vous travaillerez dans des locaux récents à proximité immédiate de la ligne de métro 14, du RER C et de nombreuses lignes d'autobus. Le tramway et la ligne 6 sont au bout de l'avenue de France à quelques minutes à pieds. L'immeuble dispose d'un local vélos. Pour la pause déjeuner, le bâtiment offre un service de restauration sur place (self et restauration rapide) et pour changer, le quartier compte de nombreux restaurants à proximité immédiate. Et si vous aimez pratiquer une activité sportive, une salle de sport se trouve en pied d'immeuble. Pour les activités culturelles la BNF se trouve de l'autre côté de l'avenue en France en face l'immeuble ainsi qu’un complexe de cinéma. L’environnement immédiat compte de nombreux commerces.

Direction dynamique et investie dans le bien-être de ses agents, elle propose de nombreuses activités professionnelles et extra-professionnelles dans le cadre du projet de direction DU-Demain : Visites terrains, chorale, activités sportives,

**Quelles particularités du poste ?**
Conditions particulières : Poste à plein temps, horaires de travail en binôme, adaptés aux horaires de la direction.

Attribution d'une nouvelle bonification indiciaire (NBI) de 15 points

La Ville de Paris accompagne leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménageme

  • Assistant(E) Secrétariat à La Direction

    Il y a 7 mois

    Paris, France CRAM ILE-de-France Temps plein

    **Assistant(e) secrétariat à la Direction Générale (Niveau 5A ou 5B selon profil) H/F**: - CDI - PARIS - de 2 000 € à 2 400 € par mois - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD93337 **CRAM ILE-de-France**: Rejoignez la Direction Générale de la CRAMIF en tant qu'assistant.e de Secrétariat. **Description du poste**: Vous assisterez...

  • Assistant/assistante de Direction Ressources

    Il y a 7 mois

    Paris, France CAF DE L'ESSONNE Temps plein

    **Assistant/Assistante de Direction Ressources**: - CDI - EVRY - 28 371 € par an - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD91269 **CAF DE L'ESSONNE**: Vous voulez rejoindre une équipe dynamique au service de plus de 250 000 allocataires ? Vous avez le goût du contact, du travail en équipe et du challenge ? N'hésitez plus et rejoignez la CAF de...

  • Assistant de Direction

    il y a 6 jours

    Paris, France CPAM DE PARIS Temps plein

    **Contexte**: L’Assurance Maladie de Paris est chargée d’assurer la protection face à la maladie de 2,5 millions d’assurés, en finançant plus 13 milliards d’euros de dépenses de santé par an. A ce titre, elle assume une fonction de pivot entre l’ensemble des acteurs du système de santé et contribue à la lutte contre l’épidémie (contact...

  • Assistant(E) Secrétariat à La Direction

    Il y a 7 mois

    Paris, France Cramif Temps plein

    Rejoignez la Direction Générale de la CRAMIF en tant qu'assistant.e de Secrétariat. Vous assisterez l'assistante de direction notamment dans les missions suivantes: - Assurer les tâches de secrétariat courantes ( gestion du courrier, des mails, des parapheurs...) - Gérer les conventions (circuit de signature, envoi des documents, enregistrement dans...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 7 mois

    Paris, France CLAIR DE BAIE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de la coordination des activités administratives et du soutien à la direction. Responsabilités: - Assurer un secrétariat efficace en gérant les appels téléphoniques, les courriers...

  • Assistant ou Assistante de Direction Au

    Il y a 2 mois

    Paris, France Ville de Paris Temps plein

    La Direction de l’urbanisme de la Ville de Paris élabore et tient à jour les documents d’urbanisme stratégiques et règlementaires, porte la mise en œuvre des grands projets d’aménagement urbain, conduit la stratégie foncière de la Ville de Paris, délivre les autorisations d’urbanisme et du paysage de la rue, contrôle leur mise en œuvre et...

  • Assistant de direction administratif pour le secrétariat de la Présidence

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Observatoire de Paris | PSL Temps plein

    Découvrez votre prochaine aventure professionnelle chez Observatoire de Paris | PSL**Présentation de l'entreprise**Observatoire de Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l'univers et à l'astronomie. Cet organisme prestigieux a une...

  • Assistant de Direction

    il y a 7 jours

    Paris, France Conseil départemental de l'Essonne Temps plein

    **Informations générales**: - Référence de l'offre: 2032 - Type de contrat: Emploi permanent - Lieu de travail: EVRY **Vos missions**: La DGA solidarités conçoit, pilote et met en œuvre les politiques sociales, médico-sociales et de santé décentralisées vers les départements. Elle œuvre ainsi auprès des populations les plus fragiles, par une...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Ile de France Mobilités Temps plein

    **Qui sommes-nous ?**Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France. **Notre objectif**: construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France **Comment**: en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris 12e, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche, un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI, temps plein. Missions : Vous assurez le secrétariat de votre supérieur hiérarchique: - Accueil et orientation des personnes - Gestion des appels téléphoniques - Filtrage, orientation des interlocuteurs - Gestion de l’agenda et des contacts sur Outlook -...

  • Assistante de direction/assistante

    il y a 1 semaine

    Paris, France Les Buralistes Temps plein

    Dans le cadre d’un remplacement pour congé de maternité, la Confédération des Buralistes, recherche un assistant F/H de la direction Administrative et Financière. Vous avez une expérience confirmée dans une fonction de secrétariat en proximité avec un Directeur Vous maitrisez les outils bureautiques et de planification Vous avez une...

  • Assistante de direction/assistante

    il y a 1 semaine

    Paris, France Les Buralistes Temps plein

    Dans le cadre d’un remplacement pour congé de maternité, la Confédération des Buralistes, recherche un assistant F/H de la direction Administrative et Financière. Vous avez une expérience confirmée dans une fonction de secrétariat en proximité avec un Directeur Vous maitrisez les outils bureautiques et de planification Vous avez une...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris 1er, France Banque de France Temps plein

    **La Banque de France recherche un/e assistant/e de direction pour conforter ses équipes.** Vous rejoindrez la Direction Générale des Ressources Humaines (environ 300 personnes), composée de 4 directions (recrutement et carrière, formation, relations sociales et administration du personnel) et d’un Cabinet qui gère les activités de support de la...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France SECAFI Expertise Temps plein

    Nous recherchons en CDD, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, sur Paris: un(e) Assistant(e) de Direction En binôme auprès d'une Assistante de direction confirmée, vous serez intégré au sein d’une équipe structurée et dynamique. Vous travaillerez sous la responsabilité de la Directrice de cabinet et assistez les consultants...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 3 mois

    Paris 6e, France Institut Catholique de Paris Temps plein

    Assistant(e) de direction (H/F) Du Secrétariat Général L’Institut Catholique de Paris occupe aujourd’hui une place particulière dans l’enseignement supérieur français. Accueillant chaque année plus de 10 000 étudiants et auditeurs venus du monde entier, l’ICP a vocation à former des êtres complets, structurés, aptes à trouver leur voie...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la Maison de Retraite et de Gériatrie et l'Unité de Soins de Suite, un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI temps plein. Au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, la Maison de Retraite et de Gériatrie héberge des personnes âgées dépendantes seules ou en couple. Dans...

  • Assistante de Direction

    Il y a 7 mois

    Paris, France Département du Val-de-Marne Temps plein

    **Le Val-de-Marne, un Département au service des Publics**. Avec 8 000 agents, le Département du Val-de-Marne est l’un des premiers employeurs du territoire avec ses 200 métiers différents. La Direction générale des services est la garante de la réussite des politiques départementales décidées par l’Exécutif et s’assure de l’efficacité...

  • Assistant de Direction Au Sein de La Direction de

    Il y a 7 mois

    Paris, France Conseil départemental de l'Essonne Temps plein

    **Informations générales**: - Référence de l'offre: 4494 - Type de contrat: Emploi permanent - Lieu de travail: EVRY **Vos missions**: - La Direction générale adjointe des équipements et de l’environnement ( 477 collaborateurs, un budget annuel de près de 200_M€) _a pour finalité la mise en œuvre de la politique de gestion d’exploitation...

  • Assistante de direction/assistante

    il y a 1 semaine

    Paris, France Les Buralistes Temps plein

    Dans le cadre d’un remplacement pour congé de maternité, la Confédération des Buralistes, recherche un assistant F/H de la direction Administrative et Financière. Vous avez une expérience confirmée dans une fonction de secrétariat en proximité avec un Directeur Vous maitrisez les outils bureautiques et de planification Vous avez une...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris 12e, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la Maison de Retraite et de Gériatrie et l'Unité de Soins de Suite, un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI temps plein. Au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, la Maison de Retraite et de Gériatrie héberge des personnes âgées dépendantes seules ou en couple. Dans...