Assistant de Direction

Synthèse de l'offre

**Employeur**

**Mairie de Chagny**
4 rue de Beaune
- 71150 Chagny

**Lieu de travail**
- Chagny

**Poste à pourvoir le**
- 01/04/2023
- 25/03/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - création d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste créé suite à un nouveau besoin

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint administratif
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Adjoint adm. principal de 2ème classe
- Rédacteur
- Rédacteur principal de 2ème classe
- Rédacteur principal de 1ère classe**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de direction**Ouvert aux contractuels**-
**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Télétravail**
- Non**Management**
- Non**Descriptif de l'emploi**

La commune de Chagny recrute un(e) assistant de direction. Placé(e) sous l'autorité du Directeur général des Services, il(elle) aura pour mission principale d'apporter une aide permanente en termes d'organisation de la vie municipale, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
La vacance de poste s'inscrit dans le cadre d'une création d'emploi consécutive à une refonte organisationnelle et vient renforcer le secrétariat de la Direction générale des Services.

**Missions et conditions d'exercice**
- 1- Organisation de la vie municipale- Organisation et gestion des agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services
- Relais et échange d'informations entre les différents services et le Directeur Général
- Gestion de la représentation des élus aux instances et événements divers
- Suivi du calendrier d'astreinte des élus

2- Secrétariat et suivi de différents dossiers concernant les élus- Rédaction de fiches, notes, convocations, comptes-rendus, de courriers
- Suivi des dossiers en cours (tableau de bord, relance des dossiers, apport de solutions)
- Classement et archivage

3- Participation au bon fonctionnement des services- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Mettre en place et renseigner des tableaux de suivi des activités des services
- Réception des mails de la collectivité et diffusion aux services concernés
- Recherche et diffusion d'informations
- Assister aux différentes réunions internes
- Renfort sur l'accueil du public et des agents communaux, gestion et suivi des demandes
- Gestion de la réservation des salles de la mairie et centralisation du planning des autres salles et des activités de la vie associative, culturelle et du CCAS
- Suivi des contrats d'assurance et gestion des sinistres

4- Participation à la vie institutionnelle- Mise à jour des fichiers contacts
- Préparation des interventions du maire et des élus (recherche d'éléments, rédaction de notes)
- Coordination et supervision de la préparation des réceptions, en lien avec la responsable du service concerné.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
- Suppléance en cas d'absence de l'agent référent aux conseils municipaux

**Profils recherchés**
- Profil recherché- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.) et des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rend
- Maîtrise du fonctionnement de l'outil informatique et de la navigation sur internet
- Connaissance du fonctionnement, du rôle et de l'organisation des services d'une commune et des autres collectivités
- Intérêt pour la mise en place de tableaux de bord et d'outils de planification et de suivi
- Disponibilité (pics d'activités récurrents liés à la vie institutionnelle de l'organisation avec présence en soirée lors des assemblées et très ponctuellement lors de réunions) et rigueur
- Organisation et capacité à prioriser
- Aptitude à travailler en équipe et à rendre compte
- Respect des principes de discrétion et de réserve
- Première expérience dans une collectivité fortement appréciée

Contact

**Contact**
- 03 85 47 80 00

**Informations complémentaires**
- Temps de travail:

- Complet, 36 heures hebdomadaires + 6 jours de RTT
- Informations complémentaires:

- RIFSEEP et CIA, Prime de vacances, COS, Compte-Epargne Temps
- Renseignements technique et administratif:

- Florent MOURIER - DGS : 03 85 47 80 26-
- + curriculum vitae
- + dernier arrêté de situation administrative pour les titulaires
- A
- Monsieur le Maire
- 4 rue de Beaune
- 71150 CHAGNY
- Ou
- par mail à