Adjoint Administratif Aux Caisses

**Descriptif**

DESCRIPTION DU SERVICE:
L’équipe du service Caisses est composée de 13 personnes réparties sur différents points d’accueil et d’encaissement:

- caisse centrale
- caisse des consultations spécialisées
- caisse des consultations de gynécologie obstétrique
- caisse du laboratoire
- caisse de l’Imagerie médicale
- urgences pédiatriques

MISSIONS GENERALES:
Assurer l’accueil du patient, enregistrer les formalités administratives et encaisser les recettes liées aux consultations externes

MISSIONS SPECIFIQUES:

- Accueil des patients
- Constitution du dossier du patient accueilli en consultation externe après vérification de l’identité du patient au moyen d’une pièce d’identité.
- Constitution du dossier du patient accueilli à la pharmacie.
- Enregistrement des données relatives au patient : identité, lieu de naissance obligatoire, adresse, n° de téléphone valide, parcours de soins
- Enregistrement des données relatives à la couverture sociale du patient et de sa protection complémentaire au vu des pièces fournies par le patient (carte vitale, attestation CMU / AME, carte mutuelle ) L’agent administratif doit veiller à ce que ces informations soient les plus fiables possibles afin d’éviter les rejets de la sécurité sociale et des mutuelles.
- Pour les mises à jour des droits (attestation CPAM, mutuelles, CMU, AME) transmettre à la Cellule du Contentieux les photocopies des documents présentés par les patients ; y inscrire le n° de dossier ainsi que le n° de téléphone du patient.
- Dans l’intérêt des patients, orienter vers la Cellule du Contentieux uniquement dans les cas de problèmes majeurs : plusieurs dossiers à reprendre, situation des droits antérieurs ou postérieurs aux soins, demande d’explication sur la facturation
- Edition de la fiche de circulation et, selon les besoins du service de soins, d’une planche d’étiquettes permettant au patient de se rendre en consultation.
- Encaissement en régie des actes dispensés en externe. L’agent doit sensibiliser les patients à la nécessité de repasser à la caisse après la consultation pour régler et encaisser à chaque fois que cela est possible.
- Aide et conseil aux patients dans leurs démarches administratives permettant de faire valoir leurs droits et, si nécessaire, appel au service social de l’hôpital pour les patients les plus démunis.
- Missions en back office : dossiers SOTOLONG, gestion du MEMAL, suivi des dossiers sans débiteur des urgences
- Prendre en compte les notes d’information et les procédures transmises par le cadre du service qui communique sur les changements de la réglementation. Ces procédures doivent obligatoirement être appliquées.

RELATIONS HIERARCHIQUES:

- L’Adjoint administratif est placé sous la responsabilité de Mme Justine GUILLEY, Adjoint des Cadres Hospitalier, responsable du service des admissions-caisses, rattachée hiérarchiquement à la DAFA.

RELATIONS FONCTIONNELLES
- Cellule du Contentieux
- Contrôle de gestion
- Secrétariats médicaux et services de consultations externes
- Pharmacie

COMPETENCES TECHNIQUES REQUISES:
Disposer d’une bonne maitrise de CPAGEi
Connaître la procédure d’encaissement en régie
COMPETENCES LIEES A L’EMPLOI:
Connaitre et maitriser les éléments utiles à la gestion administrative du patient
Connaitre la réglementation concernant les droits des patients : sécurité sociale, mutuelles, accès aux soins, CMU, AME
Appliquer la loi Identitovigilance

HORAIRES DE TRAVAIL:
Selon les plannings de travail établis par l’Adjoint des Cadres du service:
Postes Horaires
Caisse 1 7h58 - 15h38
Caisse 2 7h58 - 15h38
Caisse Spécialité 1 - Back Office 8h58 - 16h38
Caisse Spécialité 2 9h18 -16h58
Imagerie 7h58 - 15h38
Labo 7h58 - 12h
Maternité Caisse 1 8h28 -16h08
Maternité Caisse 2 8h28 -16h08
Urgences Pédiatriques 9h18 -16h58

CAPACITES REQUISES:
Capacité à travailler en équipe
Rigueur et sens de l’organisation
Capacité d’écoute vis-à-vis de la patientèle
Sens des responsabilités
Capacité à s’inscrire dans une dynamique d’évolution de ses pratiques et de ses connaissances
Adaptabilité aux changements
Esprit d’initiative dans la limite des missions confiées
Discrétion, maîtrise de soi et devoir de confidentialité vis-à-vis des patients
Disponibilité et ponctualité

**Personne à contacter