Assistant.e de Direction

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- ** L'organisation du travail tient compte des nécessités liées aux besoins des enseignements et des périodes de congés collectives.**:

- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- ** Télétravail possible après 6 mois d’ancienneté**.

**Mission du service / positionnement hiérarchique**:
Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale hors formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’Université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

L’agent.e travaille au sein d’un pôle composé de 3 assistants de direction.

**Missions principales de l’agent.e**:

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**Secrétariat polyvalent**
- Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries, plannings, calendriers partagés
- Accueillir, informer, répondre aux demandes
- Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
- Assurer le secrétariat des commissions et conseils
- Assurer le classement et l’archivage
- ** **Gestion administrative relative au personnel de la structure**

**_ Assurer, en lien avec les services RH :_**
- L’organisation des recrutements (entretien, dossier de recrutement )
- La gestion des congés et des horaires
- Le suivi des dossiers liés à la carrière et aux promotions (diffusion, collecte, respect de la procédure )
- Le suivi des formations dans lesquelles sont inscrits les personnels de la structure
- ** **Gestion administrative relative à tous les aspects financiers dans le périmètre de la Division**:
**_ Assurer, en lien avec les services financiers et RH de l'UFR des Sciences_**:

- Le suivi des dossiers de rémunération et de l’ensemble des crédits (personnel, fonctionnement et équipement) affectés en gestion à la Division des Formations
- Les achats (avec demande de devis), propositions de commandes et service fait
- ** **Gestion administrative relative au fonctionnement de la structure**
- Assurer la préparation des demandes d'ordre de mission, des autorisations de conduite du véhicule de service et gestion de son utilisation
- Assurer le rôle de correspondant Adonis en lien avec le service informatique
- Gérer des dossiers techniques, notamment création ou mise à jour de supports (listes de diffusion, site web )
- Participer à l'organisation des manifestations organisées par la Division et au fonctionnement des différents services

**Connaissance, savoir**:

- Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)

**Savoir-faire**:

- Savoir gérer des projets
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Etablir des rapports, bilans

**Savoir-être**:

- Travailler en équipe
- Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers
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