Responsable Des Cellules Courriers Et

Il y a 2 mois


Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

N° annonce

E002764

Direction

Cabinet

Service

Administration générale du Cabinet

Catégorie(s)

A

Type de recrutement

Permanent

Fonctionnaire ou à défaut contractuel (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Attaché
à Directeur territorial

04/06/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein de la cellule administrative du Cabinet, sous l’autorité de la responsable de l’administration générale du Cabinet, vous êtes en charge de:

- Piloter la simplification du process de traitement des correspondances adressées à la Maire et à la Présidente (simplification des circuits de validation, dématérialisation des visas,).
- Assurer la coordination et l’organisation du travail de la cellule courrier en lien avec la responsable.
- Assurer la coordination et l’organisation du travail de la cellule du pôle des représentations en lien avec les chef-fes de Cabinet.
- Mettre en lien les différents interlocuteurs concernés par la gestion des courriers : directions, services, codirection de cabinet, chef-fes de Cabinet et collaborateurs-trices de Cabinet.
- Mener un travail de fond sur la mutualisation des cellules courriers et représentations.
- Optimisation du logiciel ELISE.
- Mener un travail continu d’amélioration et de perfectionnement de la gestion des courriers pour aboutir à une montée en compétence du réalisé.
- Mener un travail d’appréciation et de qualification des courriers entrants pour une détection de la sensibilité du contenu et de l’expéditeur.

Description des missions, Activités

Activités principales

Fonction courrier

En coordination avec la DGS, le service des Moyens généraux et les services de la collectivité, vous organisez la circulation du courrier des élus-es et veiller à son traitement en lien avec la responsable du service administratif du cabinet, les directeurs-trices de Cabinet, cheffes de Cabinet et collaborateurs-trices de Cabinet:
**Supervision des missions du pôle courrier**:

- Réceptionner le courrier transmis par les moyens généraux et les services.
- Lire, présenter le courrier. Faire des propositions de traitement aux directeurs-trices de cabinet et cheffes de Cabinet de la Maire et de la Présidente, rechercher les précédents si nécessaire.
- Transmettre les courriers aux services et aux élus-es.
- Rédiger les AR demandés sur les fiches de transmission.
- Relancer les directions afin d’obtenir les éléments nécessaires.
- Assurer l’enregistrement et la traçabilité du courrier dans Elise.
- Assurer le suivi de la réponse de certains courriers.
- Assurer le retour des réponses demandées par les élus-es.
- Rechercher des courriers, des notes ou des parapheurs pour les services, les élus-es ou les administrés-es.
- Gérer le retour des parapheurs après signature des élus-es.
- Assurer la rédaction et le suivi des réponses à certains courriers spécifiques en lien avec l’administration et les collaborateurs-trices de Cabinet.
- Relancer le cas échéant les interlocuteurs-trices afin d’obtenir les éléments nécessaires (administration et collaborateurs-trices de Cabinet).
- Viser les productions des membres du pôle courrier (AR, relances mail et réponses).
- Proposer l’orientation des courriers entrants en lien avec la codirection et élaboration d’un circuit de validation des courriers.

Représentations
- En coordination avec les chef-fes de cabinet et les SP, amélioration du processus et de la qualité des propositions faites aux chef-fes de Cabinet.
- Gestion de l’urgence et de la sensibilité des invitations.

Classements
- Optimiser la gestion des classements, accompagner la dématérialisation et optimiser l’utilisation de l’outil ELISE.
- Coordination de l’archivage.

Ressources logistiques
- Assurer, en lien avec la responsable, le bon fonctionnement logistique et de fourniture du Cabinet.

Activités secondaires
- Lire quotidiennement la presse en vue de rédiger les lettres de condoléances, de félicitations, de remerciements, des vœux.
- Participer aux missions de la cellule administrative du Cabinet.

Activités secondaires
- Lire quotidiennement la presse en vue de rédiger les lettres de condoléances, de félicitations, de remerciements, des vœux.
- Participer aux missions de la cellule administrative du Cabinet.

Profil
- Diplôme Bac +3.
- Expérience exigée sur un poste similaire.
- Maîtrise des collectivités territoriales et des institutions.
- Maîtrise des services de la collectivité et leurs compétences.
- Maîtrise du monde politique.
- Capacité à maîtriser le stress.
- Capacité d’organisation, prioriser les urgenc


  • Gestionnaire Du Courrier

    il y a 1 mois


    Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

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    il y a 1 mois


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    N° annonce E002281 Direction Numérique et des systèmes d’informations Catégorie(s) A Type de recrutement Permanent Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 3 ans selon profil) Durée de temps de travail Temps complet - 35 H Grade(s) Ingénieur à Ingénieur principal 22/01/2023 Administration mutualisée de plus de...


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  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information a en charge le maintien en condition opérationnelle et le développement du système d'information, et compte environ: - 75 agents-es (et >90 prestataires), - 8800 postes de travail informatiques répartis sur 420 sites, - 1050 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare,...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Activités: - ** Encadrement, impulsion, coordination et animation des activités de la cellule (4 agent-es)**: - Manager et former l’équipe de manière à donner du sens aux actions conduites et garantir la qualité des réponses apportées. - Fixer les objectifs des collaborateurs-collaboratrices, répartir les tâches et prioriser l’activité. -...


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    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** RESPONSABLE de la CELLULE de GTT (Gestion du Temps de Travail) **CONTRAT** CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** La Direction Commune des établissements C.H. Emile Durkheim dEPINAL et C.H. Béatrix-de-Lorraine de REMIREMONT Recherche Un.e RESPONSABLE de la CELLULE de GTT (Gestion du Temps de...


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    Descriptif du poste Au sein de la Direction de la Politique Médico-Soignante (DPMS), vos missions seront: - Identifier les besoins de formation, d’outillage, dans le domaine de l’évaluation des programmes de l’Agence - Formaliser et promouvoir les bonnes pratiques d’évaluation - Valorisation les actions d’évaluation des pratiques, de...


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  • Chargé de Mission

    il y a 14 heures


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    **Chargé de mission - Cellule Appui méthodologique et évaluation**: - CDI - NANCY ou STRASBOURG - NIVEAU 5A - NVHADD89184 **ARS GRAND EST**: - CDI pour les agents issus de l'Assurance Maladie **Description du poste**: **Au sein de la Direction de la politique médico-soignante et en lien avec le responsable de la cellule appui méthodologique et...

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    il y a 4 semaines


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    La Poste Groupe change, nos métiers évoluent. Etre toujours au plus près des Français, développer la confiance dans le numérique et être acteur de la transformation écologique, c'est aussi le sens de notre métier. Rejoindre La Poste Groupe, c'est rejoindre une entreprise responsable, riche de ses 238 000 collaborateurs ! Pour l'égalité des...


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    il y a 1 mois


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  • Adjoint Administratif

    il y a 1 mois


    Strasbourg, France Hopitaux Universitaire de Strasbourg Temps plein

    **À propos de nous**: Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750...


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    Eurométropole de Strasbourg - DESCRIPTION DU SERVICE Le service Propreté urbaine assure le nettoiement des 1 800 km de voies publiques et du réseau cyclable de l'Eurométropole de Strasbourg, incluant les prestations de balayage manuel et/ou mécanisées, le désherbage, le placement et la vidange des corbeilles publiques, l'entretien des canisites et...


  • Strasbourg, France Saint Gobain Temps plein

    **Missions et responsabilités** L’entreprise** Saint-Gobain PAM Canalisation** recrute pour son site de Pont-A-Mousson, dans le Service de la **Direction Commerciale France**. **Alternant Cellule Support des Expéditions (H/F)** Vous serez amené-e à gérer les transports au départ de nos usines vers nos clients et à réaliser des activité...