Assistant.e Exécutif.ve Du Directeur Général Et

Il y a 3 mois

Lyon er, France Opéra National de Lyon Temps plein

**MISSIONS**

Placé.e sous la direction du directeur général et artistique, le.la salarié.e, est notamment chargé.e de contribuer au fonctionnement de l’activité du directeur général et artistique en se positionnant en ressource et en veille sur l’organisation, l’anticipation et la gestion des priorités.

Il.elle est l’interface relationnelle obligée, entre le directeur général et artistique et les différents interlocuteur.trices internes et externes. Grâce à son sens de la discrétion et de la confidentialité, il.elle met en place les conditions nécessaires à l’existence d’une relation de confiance.

Il.elle peut également être chargé.e de réaliser des recherches documentaires et artistiques en lien avec la programmation et les orientations artistiques souhaitées par le directeur général et artistique.

**Accompagnement du directeur général et artistique dans les domaines artistiques et documentaires**
- Effectuer des recherches documentaires (biographies/articles, agents, artistes) et assure une veille artistique en cas de besoin
- Rédiger des notes, des comptes-rendus, des courriers
- Développer et entretenir un lien avec les homologues du directeur général et artistique pour les coproductions et les projets en devenir.

**Organisation de l’activité et de l’agenda de la direction générale**
- Assurer la gestion de l’agenda du directeur général et artistique (prise de rendez-vous, modifications, etc.) : apprécier et gérer les urgences, et organiser l’agenda en fonction des priorités et des échéances
- Organiser les déplacements en France et/ou à l’étranger (logements, transports, restaurants, etc.)
- Avec l’appui des personnes ressources concernées, préparer les dossiers utiles aux réunions et aux déplacements
- Veiller à transmettre les informations utiles à la bonne gestion de l’agenda
- Maîtriser totalement l’agenda du directeur général et artistique notamment en termes d’évènements incontournables
- Assurer les démarches administratives liées à l’activité du directeur général et artistique : gestion des notes de frais, des bons de commande, etc...
- Assurer le suivi administratif des projets et des dossiers de la direction générale et artistique, et veiller à rappeler les actions à entreprendre et les délais à respecter, concernant ceux-ci
- Participer à la gestion des demandes d’invitation des professionnel.les de la culture et des tutelles, et solliciter des invitations en cas de besoin.

**Coordination administrative et gestion de l’information**
- Faire le lien et assure la circulation de l’information entre la direction générale, les différents services de l’Opéra et les interlocuteur.trices externes
- Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et à leur diffusion
- Mettre à jour régulièrement les fichiers de contacts de la direction générale et artistique
- Classer et archiver en version papier et/ou électronique les dossiers
- Traduire, relire et corriger des documents divers en anglais pour la direction générale et les services de l’Opéra.

**Gestion quotidienne du service / Accueils téléphonique et physique**
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers (papier/mail) selon l’urgence, la confidentialité et le sujet
- Accueillir et renseigner les interlocuteur.trices externes et internes
- Assurer la gestion du courrier et son éventuelle diffusion en interne
- Procéder aux commandes de fournitures et en assurer le suivi administratif

Ponctuellement, le.la salarié.e peut être amené.e à organiser l’activité et l’agenda de la directrice générale adjointe et à apporter une aide pratique et logistique à la chargée d’administration.

**Compétences recherchées**
- Parfaite maîtrise de l'outil informatique (Excel, Word, Powerpoint)
- Maîtrise des réseaux sociaux
- Parfaite maîtrise de l’anglais et si possible une langue supplémentaire
- Très bonne connaissance du spectacle vivant
- Maîtrise de l’écriture et goût avéré pour les recherches documentaires.

Expérience avérée de ce type de poste dans un théâtre lyrique en France ou à l’étranger.

**Savoir-faire / être**
- Très bon relationnel
- Force de proposition
- Rigueur et esprit de synthèse
- Opérationnel.le avec une approche pragmatique des dossiers
- Une sensibilité artistique avérée
- Sens de l’anticipation, de l’initiative et de la confidentialité
- Sens de la communication et de la coordination.

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Salaire : 34 000,00€ à 38 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Réductions tarifaires
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Horaires flexibles

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle
- Primes

Question(s) de présélection:

- Avez-vous une eu une expérience similaire dans un théâtr

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    Algoé Consultants est l’un des principaux acteurs français du conseil en management, nous recherchons notre Assistant.e Services Généraux pour notre siège social basé à Ecully. **Poste**: Rattaché.e à la Direction de la société, il /elle a pour missions: - Gestion de l’accueil téléphonique et physique du siège - Traitement du courrier...

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  • Assistant.e de Direction

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    Lyon 6e, France ASSOCIATION HABITAT ET HUMANISME URGENCE Temps plein

    Le Mouvement Habitat et Humanisme agit depuis 30 ans en faveur du logement et de l’insertion des personnes en difficulté. Il s’est donné pour mission de permettre l’accès des personnes seules et des familles, en difficulté, à un logement décent et à faible loyer ; de contribuer à la mixité sociale dans les villes, en privilégiant des...

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    Il y a 3 mois

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    Lyon, France ANOUA CONSEIL Temps plein

    ANOUA CONSEIL recherche, pour le compte de l'Agence lyonnaise d'un promoteur immobilier d'envergure nationale, porteur de projets innovants et emblématiques (logements, bureaux, activité et commerces), son **Assistant.e Technique**. Rattaché.e au Directeur Technique régional, vous êtes chargé.e d'assister l'équipe, et notamment: - Accueil,...

  • Assistant.e de Direction

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    Lyon, France CTC Groupe Temps plein

    **L'entreprise** CTC Groupe (370 personnes, 38 M€ de ressources) est une entreprise dont l'activité de prestataire de service est dédiée à la filière maroquinerie, chaussure, gant, mode cuir. L'activité de CTC s'exerce dans le cadre juridique des CTI et CPDE, et délivre des prestations de services à l'ensemble de la filière cuir en France, en...

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    KELTIS, cabinet de recrutement multi-spécialiste, implanté sur la région Auvergne Rhône-Alpes, recherche pour sa division tertiaire, un.e assistant.e de gestion H/F, en CDI, pour le compte de son client, localisé sur Montagnat (01). **Poste**: Notre client, groupe spécialisé dans le CVC, recherche pour l’une de ses entités agissant sur la...

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