Assistant.e de Service

Il y a 2 mois


Le Chesnay, France Inria Temps plein

Le siège de l’Institut compte un peu plus de 200 agents sur le site de Rocquencourt.

La Direction des affaires administratives, financières et patrimoniales (DAFP) supervise et coordonne

le fonctionnement financier, administratif et patrimonial de l'institut. Composée d’un peu plus de soixante collaborateurs, elle dispose de plusieurs services : Budget et contrôle de gestion (SBCG),

Achats et marchés (SAM), Dépense et missions (SD), Assistance, administration fonctionnelle et formation interne (SAAFFI), Patrimoine logistique (SPL), ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques et d’un responsable Travel Manager.

Au sein de la DAFP, l’agent travaille sous la responsabilité directe du responsable du service des dépenses (SD).

Sous la responsabilité du responsable du service des dépenses, en collaboration avec plusieurs collègues sur 10 sites distants, l'assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres du service des dépenses.

Elle/il contribue à l'organisation de la vie du service, facilite la communication avec l'ensemble des interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs

Activités exercées
- Contribuer à l’organisation de la vie interne du service dont les collaborateurs sont répartis sur 10 sites distants : organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de service ; utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence, administration des listes de diffusion.
- Assurer la relation fournisseurs : répartition des relances fournisseurs vers les gestionnaires financiers, relais fournisseurs, Suivi de l'intégration des factures dans l'outil de gestion financière. Suivi des tickets Portail Chorus Pro, importation de factures du CPP vers l’outil de gestion financière.
- Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement) et gérer les agendas
- Réaliser les bons de commande du service et suivi de la facturation, du budget.
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants de l'ensemble du service (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien)
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité du service dans le respect des procédures administratives
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web...) Rédiger et diffuser des comptes rendus, notes, procédures.

Profil recherché
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;
- Utiliser les techniques de communication écrite et orale ;
- Savoir travailler en équipe/en réseau ;
- Mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse) de reporting et de suivi d’activité ;
- Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités ;
- Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise ;
- S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et mener plusieurs tâches simultanément ;
- Etre rigoureux dans la réalisation de ses activités ;
- Etre proactif et faire preuve d’initiative ;
- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs ;
- Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
- Discrétion et respect de la confidentialité des échanges.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 24 mois

Salaire : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages:

- Aide au déménagement
- Aide au logement
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : Télétravail hybride (78153 Le Chesnay)



  • Saint-Martin-le-Vinoux, France Association Sainte Agnès - FOYER DE VIE d'HEBERGEMENT pour adultes déficients intellectuels Temps plein

    Reconnue d’utilité publique, l’Association Sainte Agnès est depuis plus de 150 ans au service des personnes adultes fragilisées par le handicap intellectuel et les troubles associés, ainsi que par l’âge. Ses 250 professionnels accompagnent près de 1500 personnes dans leur parcours de vie au travers de cinq activités dans l’ensemble du...

  • Assistant.e Social.e

    il y a 1 mois


    Le Havre, France Etablissement et Service d'Aide par le Travail Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant.e Social.e **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** L'EPA Helen KELLER est un établissement public autonome qui accueille et accompagne des enfants et des adultes en situation de handicap de 0 à 60 ans, sur différents services. Nous sommes situés au Havre et nous intervenons sur le territoire de...


  • Le Cellier, France Mairie du Cellier Temps plein

    La Ville du Cellier, commune d'un peu moins de 4 000 habitants, porte l'ambition d'offrir à ses habitants des services à la hauteur du cadre de vie naturel et préservé qu'offre son territoire. La revalorisation et la densification du bourg ainsi que la préservation d'un environnement de qualité nous animent. Notre commune, située en bord de Loire, est...


  • Le Cellier, France Mairie du Cellier Temps plein

    La Ville du Cellier, commune d'un peu moins de 4 000 habitants, porte l'ambition d'offrir à ses habitants des services à la hauteur du cadre de vie naturel et préservé qu'offre son territoire. La revalorisation et la densification du bourg ainsi que la préservation d'un environnement de qualité nous animent. Notre commune, située en bord de Loire, est...


  • Le Havre, France Université Le Havre Normandie Temps plein

    L’assistant.e de communication a pour mission, sous l’autorité du/de la directeur.trice de la communication, d’assurer la réalisation matérielle et logistique de tout ou partie d’événements, d’actions et de supports de communication. Les fonctions de cet agent couvrent l’ensemble des secteurs d’activité de la Direction de la...


  • Le Trait, France TechnipFMC Temps plein

    Objectif de poste Nous recherchons pour l’entité Flexi France, filiale du groupe TechnipFMC basée à Le Trait (76) à proximité de Rouen, un.e Assistant.e Administratif.ve Principal.e dans le cadre d’un CDI. Description de poste En tant qu' Assistant.e Administratif.ve Principal.e et sous la responsabilité du Responsable Département vous aurez comme...

  • Assistant.e de Gestion

    il y a 1 semaine


    Montigny-le-Bretonneux, France Pigier Temps plein

    Dans le cadre de votre BTS Support à l'Action Managériale ou BTS Gestion de la PME en alternance nous recherchons un.e Assistant.e de Gestion en alternance pour une entreprise partenaire de l’école PIGIER Performance de Saint-Quentin-en-Yvelines.Formation financée dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.Missions :...

  • Assistant.e de Gestion

    il y a 1 mois


    Montigny-le-Bretonneux, France Pigier Temps plein

    Dans le cadre de votre BTS Support à l'Action Managériale ou BTS Gestion de la PME en alternance nous recherchons un.e Assistant.e de Gestion en alternance pour une entreprise partenaire de l’école PIGIER Performance de Saint-Quentin-en-Yvelines.Formation financée dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.Missions :...


  • Le Haillan, France Bordeaux Métropole Temps plein

    Poste de catégorie C Département Gironde (33) Site de travail Bordeaux Métropole Bâtiment pégase le HAILLAN **Assistant.e Domaine Public - Classement de voies**: **Missions**: Au sein du service foncier du pôle territorial Ouest, vous êtes chargé.e d’assister l’instructrice des classements de voies dans ses missions. Dans ce cadre, vous...


  • Le Chesnay, France Inria Temps plein

    **Type de contrat **:Contrat d'apprentissage**Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent**Fonction **:Apprenti des fonctions supportContexte et atouts du poste La DPE se compose de 7 collaborateurs et est rattachée à la Direction générale déléguée à la Science. Elle assure l’animation et la coordination des activités développées par...


  • Charenton-le-Pont, France Fondation Maison des Sciences de l'Homme Temps plein

    Notre service de diffusion/distribution commercialise un catalogue de plus de 29 000 références en sciences humaines et sociales proposées par 50 presses d’universités ou éditeurs institutionnels. Chaque année, il assure la promotion de près de 500 nouveautés (livres et revues) auprès des librairies généralistes comme spécialisées, des grandes...

  • Assistant.e Comptable

    il y a 1 mois


    Voisins-le-Bretonneux, France Option Intérim Temps plein

    **OPTION INTERIM VOUS PROPOSE TOUTE SON EXPERTISE SUR LE MARCHÉ DU RECRUTEMENT** Travail temporaire, CDD/CDI, pour un accroissement d’activité, un remplacement de salarié absent, ou un nouveau marché à conquérir Option Intérim vous accompagne dans les différentes étapes de vie de votre entreprise et vous propose une méthode éprouvée du...


  • Le Chesnay, France Centre Hospitalier de Versailles Temps plein

    **Le pôle enfant comprend**: Le service de pédiatrie : l’hospitalisation conventionnelle (moyens, bébés, médecine de l’adolescent) ; l’hospitalisation de Jour ; les urgences pédiatriques ; les consultations ; les maladies chroniques ; le CAMSP de Trappes et de Versailles ; le service de néonatologie et l’unité Kangourou. **Caractéristiques...


  • Le Chesnay, France Centre Hospitalier de Versailles Temps plein

    Description **L’EHPAD des Aulnettes de Viroflay recrute** **Un(e) Responsable hôtelier et services économiques** Vous souhaitez vous intégrer un établissement dynamique composé d’une équipe pleine d’énergie et ayant des projets attrayants ? le poste est fait pour vous ! L’EHPAD des aulnettes dispose d’une capacité de 141 lits répartis...


  • Le Trait, France Association l'ESSOR Temps plein

    L'association l’ESSOR recherche pour ses établissements un(e) **:Assistant.e administratif.** **/ Chargé.e de communication** L’ESSOR est une association à but non lucratif, fondée en 1965 à l’initiative d’un groupe de parents militants pour favoriser l’éducation, l’épanouissement, la citoyenneté et l’insertion socioprofessionnelle des...


  • Le Chesnay, France Hôpital André Mignot Centre Hospitalier de Versailles Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** service social du personnel **CONTRAT** CDD; CDI **DESCRIPTIF** L'assistant(e) social(e) du personnel intervient auprès des agents titulaires et contractuels: - Pour évaluer les besoins et les difficultés des personnels sur le plan individuel, familial et professionnel. - Pour leur assurer une aide, un...


  • Le Mans, France Afpa Temps plein

    L'AFPA, Agence Nationale de la Formation pour Adultes c'est :Plus de 70 ans d'expérience dans l'accompagnement vers l'emploi.Un réseau national de 140 centres de formation répartis sur tout le territoire.Plus de 1000 formations pour tous les niveaux et tous les secteurs d'activité.Des formations diplômantes, certifiantes ou qualifiantes.Des parcours...


  • Le Chesnay, France Centre Hospitalier de Versailles Temps plein

    Description de l'établissement: Le Centre hospitalier de Versailles est un établissement de santé public, support du GHT (groupement hospitalier de territoire) Yvelines Sud. Les équipes du CHV, plus de 3000 professionnels, se répartissent sur le territoire des Yvelines Sud : l'hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, le site Richaud et la Maison...


  • Mouilleron-le-Captif, France Groupe Alternance Temps plein

    L’école Groupe Alternance La Roche-sur-Yon, spécialisée dans les formations en alternance de Bac+2 à Bac+3, recherche pour l'une de ses entreprises partenaires un.e assistant.e commercial.e souhaitant effectuer un Bachelor Chargé(e) de Gestion Commerciale dans le secteur du service s'assainissement à Mouileron-le-Captif (85). • Inscription et...


  • Le Chesnay, France Centre Hospitalier de Versailles Temps plein

    Description Vous souhaitez rejoindre des équipes dynamiques, bénéficier d’un parcours d’accueil et d’intégration, développer vos compétences en bénéficiant d’une politique de formation et de réelles opportunités de mobilité interne ? Le Centre Hospitalier de Versailles recrute ! Situé à 20 km de Paris, au sein des Yvelines, dans un...