Assistant de Direction à La Direction Générale

il y a 2 semaines


Mulhouse, France Hôpital Hasenrain Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant de direction à la Direction Générale - H/F

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le secrétariat de direction est composé de deux secrétaires à temps plein. Il assure le secrétariat du chef d’établissement et de son adjointe en les assistant dans leur gestion administrative et leur organisation.

Missions

L’assistant/assistante de direction accompagne le chef d’établissement afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités du chef d’établissement.

L’assistant/assistante de direction assure également l’organisation et le fonctionnement du secrétariat de direction.

Activités principales

Organisation de l’agenda du chef d’établissement et accueil
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, dossiers des instances, notes diverses pour les réunions ).
- Prendre des notes, taper et mettre en forme des documents
- Classer et archiver les documents : courriers, notes, rapports

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du chef d’établissement
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et le courrier électronique
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Activités diverses
- Assurer la régie d’avances de la direction générale

Spécificités du poste

Travail au niveau de la direction générale:

- Discrétion, rigueur et réactivité
- Courtoisie
- Capacité d’initiative
- Anticipation et organisation

Profil

Qualifications requises

Adjoint des cadres hospitaliers

Savoir

Connaissances du fonctionnement hospitalier

Connaissance en gestion administrative

Connaissance des normes rédactionnelles

Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Maitrise des outils informatiques

Savoir-faire

Sens de l’organisation / Capacité d’initiative

Réactivité et autonomie

Communiquer efficacement

Polyvalence

Travail en binôme

Savoir être

Ordre, rigueur et méthode

Sens de l’écoute et du dialogue

Discrétion professionnelle, politesse

Disponibilité

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Hôpital Hasenrain
87, avenue d'altkirch BP 1070
68051 Mulhouse


  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


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  • Mulhouse, France VILLE DE MULHOUSE Temps plein

    Filière: **Administrative** Métier: **Finances - Contrôle gestion** Catégorie: **C** **Adjoint administratif territorial-AAT** CDD ou titulaire **MULHOUSE** **(Grand Est)** *** **Titulaire ou contractuel** Expérience: **2 à 3 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite: **05/01/2023** **Descriptif et...

  • Assistant de Direction

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  • Assistant de Direction

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    Mulhouse, France Ville de Mulhouse Temps plein

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  • Assistante de Direction

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    Mulhouse, France Bee'z Pro Temps plein

    Nous recherchons activement pour notre client basé sur Mulhouse, un/une Assistante de direction H/F en alternance. Differentes taches ssont demandées: - Facturation - Démarche commerciale - Communication Tu es une personne rigoureuse et organisée Tu as un esprit créatif Tu maitrise correctement le francais Tu es curieuse Vehicule + Permis...

  • Assistante de Direction

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  • Mulhouse, France Pigier Temps plein

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  • Directrice Générale Adjointe

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  • Mulhouse, France Université de Haute-Alsace Temps plein

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    recherchons pour une entreprise spécialisée dans la vente de voitures d’occasion haut de gamme, est à la recherche d’un(e) en alternance pour rejoindre une équipe dynamique.Sous la supervision du responsable, vous serez amené(e) à réaliser les tâches suivantes : Accueil téléphonique et physique des clientsGestion du courrier entrant et sortant...


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