Une ou un assistant d'élu F/H

La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021. Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique) Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’assistant d’élu assure un appui administratif et organisationnel auprès des Conseillers d’Alsace. Il contribue également à la coordination avec les services de la Collectivité et les partenaires territoriaux, au suivi des activités institutionnelles. Missions / conditions d'exercice Au sein de l'équipe des assistants d'élus et en collaboration étroite avec son binôme administratif, l'assistant d'élu effectue tout ou partie des activités suivantes en fonction des modalités définies avec chaque conseiller d'Alsace :
- Responsable de la gestion de l'agenda de l'élu (organisation de réunions et événements), de sa boîte mail (selon le fonctionnement souhaité par l'élu)
- Responsable du suivi des demandes de représentations et/ou désignations (création d'un fonds de dossier, demande de notes et/ou éléments, etc)
- Responsable du suivi des dossiers de demandes de Fonds d'Intervention Alsacien pour chaque binôme d'élu
- Responsable du suivi des déplacements (département, région, France, étranger) et de l'organisation et du suivi des formations sollicitées par les Conseillers d'Alsace
- Responsable du suivi de la dotation des coupes élus
- Création et mise à jour des fichiers de coordonnées
- Rédaction de la "Lettre de canton" pour les notifications de subventions suite aux commissions permanentes
- Contribution au secrétariat des CP/Plénière concernant la gestion des présences et pouvoirs des Conseillers d'Alsace
- Relation privilégiée avec les territoires (Mairies, secrétariats parlementaires, etc) Profils recherchés
- Etre capable de mener de front le secrétariat de plusieurs élus, en s'adaptant à différentes modalités de travail et selon le fonctionnement souhaité par l'élu
- Etre capable d'analyser les interpellations des usagers, les orienter et gérer les demandes en lien avec les services et/ou les autres administrations
- Etre capable de gérer son temps et son volume de travail
- Etre capable de dégager les urgences et de respecter les délais
- Etre capable de rédiger des courriers, des notes...
- Etre capable d'optimiser l'utilisation des outils bureautiques mis à disposition et d'adapter ses méthodes de travail à l'évolution des technologies
- Etre capable de produire un travail rigoureux, fiable, organisé et ordonné
- Etre capable d'échanger des informations (travail collaboratif) et de travailler en équipe
- Etre capable de travailler de manière autonome
- Etre capable de participer à la valorisation de l'image de la Collectivité européenne d'Alsace par la qualité des échanges avec les différents interlocuteurs
- Selon les besoins de la Direction des services de l’Assemblée, rôle d’appui auprès du service administratif de l’Assemblée Statut et particularités :
- Le poste est prioritairement ouvert aux agents titulaires, sur le cadre d'emploi de rédacteur territorial. A défaut, recrutement par voie contractuelle d'un candidat titulaire d'un BAC
- Expérience en assistanat de direction souhaitée
- Poste permanent à temps complet
- Résidence administrative basée à STRASBOURG (Place du Quartier Blanc)
- Déplacement à COLMAR à prévoir selon l'activité du service
- Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire
- Avantages possibles : carte titres restaurant, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, participation aux abonnements de transport (à hauteur de 75%), CNAS et amicale du personnel Rejoignez une collectivité qui agit pour l’égalité et l’inclusion L’assistant d’élu assure un appui administratif et organisationnel auprès des Conseillers d’Alsace. Il contribue également à la coordination avec les services de la Collectivité et les partenaires territoriaux, au suivi des activités institutionnelles. Au sein de l'équipe des assistants d'élus et en collaboration étroite avec son binôme administratif, l'assistant d'élu effectue tout ou partie des activités suivantes en fonction des modalités définies avec chaque conseiller d'Alsace :
- Responsable de la gestion de l'agenda de