Assistant administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique) Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction des Parcs, Jardins et Paysages, vous contribuez à la sécurisation et à la bonne gestion des procédures administratives de la direction. Véritable appui aux équipes, vous assurez l'instruction et le suivi de dossiers variés en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité du responsable de service, vous assurez la gestion administrative de dossiers nécessitant rigueur, organisation et respect des procédures. À ce titre, vous :
- Assurez l'instruction et le suivi administratif des conventions, actes administratifs et dossiers présentés aux instances décisionnelles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés à l'occupation du domaine public et autres dispositifs administratifs portés par la direction.
- Constituez et suivez les dossiers de sinistres, de dégradations et de demandes d'indemnisation en lien avec les services concernés.
- Participez au montage et au suivi administratif des demandes de subventions ainsi qu'à la préparation des bilans associés.
- Assurez la gestion administrative des demandes de stages : réception et suivi des candidatures, préparation des conventions et coordination avec les services d'accueil.
- Contribuez à la rédaction des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Élaborerez et mettez à jour les tableaux de bord et outils de suivi nécessaires à l'activité.
- Contribuez ponctuellement à la continuité de service (accueil téléphonique, traitement du courrier, soutien administratif aux équipes). Par votre action, vous garantissez la fiabilité des dossiers traités et participez à la qualité du service rendu aux usagers et partenaires de la collectivité. Profils recherchés Titulaire d'une formation administrative de niveau Bac à Bac +2, vous disposez idéalement d'une expérience dans la gestion de dossiers administratifs, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Vous êtes à l'aise dans l'application de procédures administratives et savez assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers. Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre autonomie, vous appréciez le travail en équipe et les échanges avec des interlocuteurs variés. Votre discrétion professionnelle, votre capacité d'adaptation et votre sens du service public constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. ELEMENTS COMPLEMENTAIRES :
- Poste à temps complet
- Rémunération selon expérience
- Recrutement dans le cadre d'emplois des adjoints administratifs par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d'aptitude), à défaut, CDD de 6 mois renouvelable. Au sein de la Direction des Parcs, Jardins et Paysages, vous contribuez à la sécurisation et à la bonne gestion des procédures administratives de la direction. Véritable appui aux équipes, vous assurez l'instruction et le suivi de dossiers variés en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Sous l'autorité du responsable de service, vous assurez la gestion administrative de dossiers nécessitant rigueur, organisation et respect des procédures. À ce titre, vous :
- Assurez l'instruction et le suivi administratif des conventions, actes administratifs et dossiers présentés aux instances décisionnelles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés à l'occupation du domaine public et autres dispositifs administratifs portés par la direction.
- Constituez et suivez les dossiers de sinistres, de dégradations et de demandes d'indemnisation en lien avec les services concernés.
- Participez au montage et au suivi administratif des demandes de subventions ainsi qu'à la préparation des bilans associés.
- Assurez la gestion administrative des demandes de stages : réception et suivi des candidatures, préparation des conventions et coordination avec les services d'accueil.
- Contribuez à la rédaction des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Élaborerez et mettez à jour les tableaux de bord et outils de suivi nécessaires à l'activité.
- Contribuez ponctuellement à la