ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE

Collectivité Rennes Métropole et Ville de Rennes

Service Unité Secrétariat Jardins et Biodiversité

Type d'emploi Emploi permanent

Direction Direction des Jardins et de la Biodiversité

Cadre d'emplois Adjoints administratifs territoriaux

Rennes Ville & Métropole et ses 6000 agentes et agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
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#engagement #solidarité
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Informations générales

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une direction qui agit concrètement pour la qualité des espaces publics, le végétal et la biodiversité ?

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une direction qui agit concrètement pour la qualité des espaces publics, le végétal et la biodiversité ? Vous appréciez la polyvalence, le contact avec les usager·ères et le travail en équipe ?

La Direction des Jardins et de la Biodiversité (406 agents) intervient à l'échelle de la Ville de Rennes et de Rennes Métropole. Elle conçoit, aménage, entretient et valorise les espaces végétalisés tout en développant une politique ambitieuse en faveur de la biodiversité.

Au sein du service Administration, vous intégrez l’unité Secrétariat, au sein d’une équipe de 15 agent·es. Votre rôle consiste à apporter une assistance administrative aux différents services de la Direction des Jardins et de la Biodiversité.

1. Assurer l’assistance administrative et le secrétariat – 35 %

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du secrétariat et êtes en relation avec les usager·ères :

• assurer le suivi des signalements et des demandes via l’outil dédié ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• diffuser et suivre le courrier entrant et sortant ;
• saisir et mettre en forme des comptes rendus, tableaux et documents divers ;
• organiser les réunions pour les services.

2. Assurer le suivi de dossiers spécifiques – 25 %

Vous intervenez sur plusieurs dossiers administratifs transversaux à la direction :

• suivi des procédures d’assurance et des dommages aux biens ;
• participation au groupe de travail Budget Participatif et réponses aux sollicitations via l’outil de suivi dédié ;
• assistance administrative pour les rapports en groupe de travail : relecture, contrôle de cohérence, inscription, suivi des visas, archivage des rapports et des relevés de décisions.

3. Assurer le suivi administratif des événements commerciaux sur les espaces verts – 25 %

Vous assurez le suivi administratif des événements commerciaux organisés sur les espaces verts :

• suivi des demandes d’occupation ;
• participation à la rédaction des actes d’autorisation ;
• suivi administratif des dossiers ;
• suivi de la remise en état des espaces verts.

4. Assurer le suivi des occupations des espaces verts pour les installations de chantier – 15 %

Pour un secteur de la Ville de Rennes, vous assurez :

• le suivi des demandes d’occupation des espaces verts ;
• la rédaction des arrêtés ;
• le suivi administratif du déroulement des chantiers, notamment à travers des points d’étape avec les technicien·nes ;
• le suivi de la remise en état des espaces verts.

Vous assurez également des missions de suppléance au sein du secrétariat, notamment en cas d’absence de collègues.

Vous aimez travailler dans un environnement où polyvalence, organisation et sens du service public sont essentiels.

Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et savez :

• écouter et reform