SG-DDAG 33 - RESPONSABLE DU BRC H/F

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Pilotage et animation des services - Responsable sectorielle / sectoriel d'un service territorial

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Direction: Secrétariat Général - Direction Déléguée aux Affaires Générales

Cellule Documentation Archives Courrier /Bureau régional du courrier

Localisation géographique du poste: Bordeaux

Le Secrétariat Général (SG)est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre la stratégie permettant de garantir et d’optimiser le bon fonctionnement de l’Agence, sur l’ensemble de ses sites.

Il pilote l’ensemble des ressources (humaines, budgétaires, matérielles et informatiques) de l’agence et met en œuvre les synergies nécessaires à leur bonne utilisation. Il accompagne le déploiement de tous les projets, en assurant une fonction d’appui au bénéfice de l’ensemble des directions du siège, des DD et de leurs équipes. Il s’assure de l’adéquation entre les moyens et les missions de l’agence.

Pour ce faire, il comprend trois directions déléguéeset un pôle :

- une direction déléguée aux ressources humaines (DDRH)

- une direction déléguée aux affaires générales (DDAG)

-une direction déléguée aux systèmes d’information (DDSI)

- un pôle pilotage performance et innovation internes.

Définition du poste :

Piloter, organiser et contrôler l'activité du Bureau régional du courrier afin de garantir la qualité, la continuité et la sécurisation du traitement des flux de courrier entrants et sortants de l'ensemble des services de l'Agence.

Encadrer l'équipe du Bureau régional du courrier, veiller à la bonne application des procédures, accompagner les évolutions des pratiques professionnelles et contribuer à la modernisation des outils et processus liés à la gestion du courrier et des documents.

- Liens étroits avec l’archiviste

- Ensemble des services de l’ARS (siège + DD)

Relations externes :

La Poste, et les partenaires institutionnels: Mairies, DRAJES, DREETS, Préfecture, Trésorerie Générale, Conseil Départemental, INSERM, CARSAT, CAF, CPAM, MDPH, Médecins, Infirmiers, …

Activités managériales :

· Encadrer les 4 agents du Bureau régional du courrier ;

· Organiser et répartir les activités au sein de l'équipe ;

· Élaborer les plannings et gérer les priorités ;

· Accompagner et former les agents dans l'exercice de leurs missions ;

· Evaluer les agents et veiller au développement de leurs compétences ;

· Animer les réunions de service et favoriser la circulation de l'information ;

· Veiller à la qualité de vie au travail et à la cohésion de l'équipe ;

· Assurer la continuité du service en fonction des contraintes d'activité.

Activités principales :

Pilotage de l'activité

Organiser et superviser l'activité du Bureau régional du courrier ;
Veiller au respect des délais, des procédures et des exigences de qualité ;
Assurer le suivi de l'activité à l'aide de tableaux de bord et d'indicateurs ;
Rendre compte de l'activité à la hiérarchie et proposer des actions correctives lorsque nécessaire ;
Garantir la traçabilité et la sécurisation des flux de courrier.

Organisation et amélioration des processus
Mettre en œuvre les procédures relatives au traitement du courrier entrant et sortant ;
Identifier les axes d'amélioration des pratiques et proposer des évolutions organisationnelles ;
Participer aux actions visant à optimiser les coûts d'affranchissement ;
Harmoniser les pratiques entre les différents utilisateurs du service ;
Veiller à la bonne application des règles et procédures internes.

Accompagnement des projets de modernisation
Participer au déploiement des évolutions liées à la gestion électronique du courrier et des documents ;
Accompagner les utilisateurs dans l'appropriation des nouveaux outils et procédures ;
Assurer le relais opérationnel auprès des services concernés ;
Participer aux actions de conduite du changement en lien avec les directions compétentes.

Gestion de la GEC/GED
Assurer le suivi opérationnel des activités de numérisation et d'intégration des courriers dans les outils GEC/GED ;
Veiller à la qualité des données et à la