Chef de service Scolaire et Administratif

PrésentationVille de Houilles, membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, est située dans le Département des Yvelines (78) en région Île-de-France et compte 33 569 habitants. Située à 7 km au nord-ouest de Paris, proche de la forêt de Saint-Germain-en-Laye et de La Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports.Les élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptée aux enjeux stratégiques de la collectivité. En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets d'évolution professionnelle.ResponsabilitésLa gestion, planification et coordination des tâches administratives : supervision des activités administratives au sein du pôle Scolaire; organisation des processus pour une meilleure efficacité; appui méthodologique et conseil aux cadres; assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines; proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures; mise en place d’outils et optimisation des processus; création et mise en œuvre d’outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs; analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels; coordination des relations avec les usagers; gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers; garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.Responsabilités opérationnelles et missionsSuivi budgétaire et financier: développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés; superviser l’exécution des budgets (recettes et dépenses); préparer les budgets (commandes, factures, devis); contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires; rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets; élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires; assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions; explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.Gestion des marchés publics: identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs; superviser les renouvellements, les dépouillements et le suivi administratif des marchés; superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d’analyse, etc.); maintenir à jour les inventaires d’équipements en lien avec le secteur propreté/logisticiens; coordonner avec le service de la commande publique.Contrôle de gestion: calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services); proposer des mesures pour optimiser les dépenses; produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.Espace famille: assurer un accueil efficace des familles; gérer les inscriptions scolaires, périscolaires et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE); superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés); gestion des enfants bénéficiant d’une instruction à domicile en lien avec le CCAS; organiser les commissions de dérogation et les campagnes d’inscription; simplifier et dématérialiser les démarches administratives; assurer la gestion des conseils d’écoles, des élections des parents d’élèves et des réunions stratégiques; interface entre la DEE, les écoles et les services internes; assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires et les partenaires institutionnels; participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).Gestion des ressources humaines du secteur: superviser le recrutement, le suivi des présences et la gestion des absences des agents; organiser et animer les réunions de service; encadrer directement l’équipe de l’Espace famille et des agents administratifs; contribuer au processus délibératif; rédiger les rapports, conventions et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux; participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels.ProfilConnaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territorialesConnaissances des marchés publicsConnaissances des droits et obligations des fonctionnairesCompétences et connaissances managérialesAptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l’action publiqueForce de proposition pour la création de nouveaux outils d’organisation et de gestionRigueur et sens de l’organisationCapacité aux relations fonctionnellesSens du dialogue et de la communicationSens des responsabilitésQualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèseCapacité d’adaptationMaîtrise des outils informatiquesPonctualitéRéférence de l'offre : adusjyjh1f #J-18808-Ljbffr