Chargé·e de Coordination Administrative

OverviewTu es à l’aise avec les candidatures aux appels d’offres, et ta capacité à jongler entre de nombreuses missions fait ta force. Intégré·e au pôle Ressources & Moyens, tu es un véritable soutien pour toute l’équipe RESO : tu fais le lien, tu organises, tu fluidifies. Ta priorité ? Gérer de A à Z le suivi administratif des marchés publics, et jouer un rôle clé dans la gestion quotidienne de la vie d’entreprise, aux côtés des responsables, des équipes et de la direction.Chez RESO, votre capacité à jongler entre rigueur, autonomie et esprit d’équipe fera toute la différence.Vos missions principales📑 Suivi administratif des marchés publicsVous prenez en charge l’ensemble du cycle administratif des appels d’offres publics :Avant Attribution📁 Préparer et actualiser les documents administratifs (Kbis, attestations, DC1, DC2…)Vérifier la conformité des piècesGérer les échéances et les alertesPendant La Procédure📬 Assurer les échanges avec les autorités adjudicatricesRédiger les réponses aux demandes complémentairesAprès Attribution📃 Vérifier les notifications et pièces contractuellesMettre à jour les tableaux de suiviAssurer le suivi et la traçabilité des dossiersConstitution de groupements & développement du réseau partenairesLorsque RESO Est Mandataire D’une Équipe De Maîtrise D’Œuvre, Vous Assurez La Constitution Et La Coordination Du GroupementIdentification des partenaires selon la nature du projet et les attentes du maître d’ouvrageSollicitation, relance et formalisation des engagements (lettres de candidature, DC1, conventions de groupement, etc.)Centralisation des pièces administratives des cotraitantsSuivi des validations, des signatures et de la conformité réglementaireOrganisation des échanges avec les partenaires tout au long du processus de candidatureInterface unique entre RESO, ses cotraitants et les autorités adjudicatricesEn parallèle, vous contribuez activement à l’enrichissement stratégique de notre base de partenairesPour garantir une réactivité optimale selon les projetsSuivi et mise à jour des contacts (BET, architectes, économistes, AMO, etc.)Archivage et analyse des expériences communes (projets, contextes, types de missions)Veille active par domaine d’expertise, secteur géographique ou typologie de commandeIdentification et qualification de nouveaux acteurs selon les dynamiques d’appels d’offresStructuration de la base pour faciliter les futurs montages d’équipes📄 Contribution aux propositions d’honoraires & mémoires techniquesEn appui aux responsables d’affaires et au pôle Maîtrise d’Œuvre, vous intervenez dans la préparation et la mise en forme des réponses techniques et financièresParticipation à l’élaboration des propositions d’honoraires (mise en forme, vérification, suivi des grilles financières…)Centralisation et organisation des pièces à fournir selon les attendus du DCEMise en page et structuration des mémoires techniques (plans type, éléments de contexte, intégration des données fournies par les équipes techniques)Contribution à la cohérence des livrables, en lien avec la charte graphique et les exigences du clientParticipation à la capitalisation : suivi des offres passées, amélioration continue des trames et contenus types♻️ Amélioration continue & retour sur expérienceDans une logique de progression permanente, vous participez activement à l’analyse des résultats de candidatures et à la mise en place d’actions correctivesVeille sur les attributions et résultats des marchés auxquels RESO a candidatéAnalyse des rejets et identification des causes (note technique, offre financière, équipe, etc.)Formalisation de retours d’expérience à chaud et à froidÉlaboration de plans d’action en lien avec les équipes techniques et commercialesSuivi de la mise en œuvre des ajustements pour optimiser les futures réponses🔔 Gestion Administrative QuotidienneAppels téléphoniques, mails, accueil physiqueGestion du courrier (réception, envoi, suivi recommandé)Coordination avec les prestataires (comptables, OPCO, banque, etc.)Gestion administrative des contrats d’assuranceAdministration des outils numériques (Lucca, Libeo, Sellsy…)💸 Comptabilité & FacturationSuivi et émission de factures clientsContrôle et règlement des factures fournisseursVérification comptable de premier niveau👥 Ressources HumainesSuivi des dossiers RH : contrats, DPAE, mutuelle, médecine du travail, PEE...Intégration des nouveaux arrivantsOrganisation logistique des réunions d’équipeMise à jour des documents internes (règlement intérieur, DUERP, chartes…)🔧 Soutien Aux ResponsablesAide à la gestion de projetsPréparation de présentationsRelecture de documents techniques (CCTP, etc.)Tu es le bras droit de tout le monde... et tout le monde compte sur toi Ce Qu’on Aime Chez Toi10 ans d’expérience en assistanat administratif ou de directionUne connaissance solide des marchés publicsMaîtrise des outils bureautiques (Office 365)Organisation, autonomie, rigueur et… bonne humeur RESO s’engage à te faire travailler dans les meilleures conditions, pour se faire nous mettons à ta disposition :Une rémunération attractive, selon ton profilUn dispositif d’épargne salariale avec abondementUn Comité d’Entreprise avec participation de l’entreprise (100€ à 150€ par an)Une facilité de travail grâce au développement de la digitalisationUn accompagnement de qualité afin de garantir ta réussite au sein de RESOHoraires : 37h/semaine avec possibilité télétravailCongé : 25 CP + 12 RTTDémarrage souhaité (1er trimestre 2026)Processus de recrutementChez RESO, chaque candidature est étudiée avec attention et bienveillance. Voici comment ça se passe :Candidature & lettre de motivation : Expliquez-nous simplement pourquoi vous voulez nous rejoindre.Entretien téléphonique rapide : Pour valider les bases de notre collaboration.Rencontre dans nos locaux : Entretien approfondi avec l’équipe RH et les managers.Éventuel test technique : Si besoin, sur les compétences attendues.Si l’alchimie opère : bienvenue chez RESO 📩 Envoyez votre CV et quelques lignes sur votre motivation à l’adresse email de candidatureRESO s'engage à étudier toutes les candidatures sans discrimination, dans un souci constant de diversité et d'équité.A très bientôt RESO, où l'étude porte conseil 😜RESO, c'est 3 agences permettant d'accompagner nos clients sur toute la France.Alors, si l'aventure te dit, et que tu es un(e) pro, un(e) passionné(e), et une personne engagée, rejoins nous #J-18808-Ljbffr