Chargé·e de Coordination Administrative

Intro 🕶️ Tu es à l’aise avec les candidatures aux appels d’offres, mais ton super-pouvoir, c’est surtout ta capacité à jongler entre 1 000 missions sans perdre le fil ? Viens mettre ton talent au service d’une équipe qui carbure à l’efficacité, à la bienveillance… et au café ☕. Missions principales 👀💼 Et si vous deveniez le pilier de notre organisation ? Intégré·e au pôle Ressources & Moyens, tu es un véritable soutien pour toute l’équipe RESO : tu fais le lien, tu organises, tu fluidifies. Ta priorité ? Gérer de A à Z le suivi administratif des marchés publics. Mais ce n’est pas tout Tu joues un rôle clé dans la gestion quotidienne de la vie d’entreprise, aux côtés des responsables, des équipes et de la direction. Suivi administratif des marchés publics Avant Attribution📁 Préparer et actualiser les documents administratifs (Kbis, attestations, DC1, DC2…)🔍 Vérifier la conformité des pièces📆 Gérer les échéances et les alertes Pendant la procédure📬 Assurer les échanges avec les autorités adjudicatrices📝 Rédiger les réponses aux demandes complémentaires Après attribution📃 Vérifier les notifications et pièces contractuelles📌 Mettre à jour les tableaux de suivi📂 Assurer le suivi et la traçabilité des dossiers Constitution de groupements & développement du réseau partenaires Lorsque RESO est mandataire d’une équipe de maîtrise d’œuvre, vous assurez la constitution et la coordination du groupement : Identification des partenaires selon la nature du projet et les attentes du maître d’ouvrage Sollicitation, relance et formalisation des engagements (lettres de candidature, DC1, conventions de groupement, etc.) Centralisation des pièces administratives des cotraitants Suivi des validations, des signatures et de la conformité réglementaire Organisation des échanges avec les partenaires tout au long du processus de candidature Interface unique entre RESO, ses cotraitants et les autorités adjudicatrices En parallèle, vous contribuez activement à l’enrichissement stratégique de notre base de partenaires, pour garantir une réactivité optimale selon les projets : Suivi et mise à jour des contacts (BET, architectes, économistes, AMO, etc.) Archivage et analyse des expériences communes (projets, contextes, types de missions) Veille active par domaine d’expertise, secteur géographique ou typologie de commande Identification et qualification de nouveaux acteurs selon les dynamiques d’appels d’offres Structuration de la base pour faciliter les futurs montages d’équipes Contribution aux propositions d’honoraires & mémoires techniques En appui aux responsables d’affaires et au pôle maîtrise d’œuvre, vous intervenez dans la préparation et la mise en forme des réponses techniques et financières : Participation à l’élaboration des propositions d’honoraires (mise en forme, vérification, suivi des grilles financières…) Centralisation et organisation des pièces à fournir selon les attendus du DCE Mise en page et structuration des mémoires techniques (plans type, éléments de contexte, intégration des données fournies par les équipes techniques) Contribution à la cohérence des livrables, en lien avec la charte graphique et les exigences du client Participation à la capitalisation : suivi des offres passées, amélioration continue des trames et contenus types Amélioration continue & retour sur expérience Dans une logique de progression permanente, vous participez activement à l’analyse des résultats de candidatures et à la mise en place d’actions correctives : Veille sur les attributions et résultats des marchés auxquels RESO a candidaté Analyse des rejets et identification des causes (note technique, offre financière, équipe, etc.) Formalisation de retours d’expérience à chaud et à froid Élaboration de plans d’action en lien avec les équipes techniques et commerciales Suivi de la mise en œuvre des ajustements pour optimiser les futures réponses Gestion administrative quotidienne Appels téléphoniques, mails, accueil physique Gestion du courrier (réception, envoi, suivi recommandé) Coordination avec les prestataires (comptables, OPCO, banque, etc.) Gestion administrative des contrats d’assurance Administration des outils numériques (Lucca, Libeo, Sellsy…) Comptabilité & facturation Suivi et émission de factures clients Contrôle et règlement des factures fournisseurs Vérification comptable de premier niveau Ressources humaines Suivi des dossiers RH : contrats, DPAE, mutuelle, médecine du travail, PEE… Intégration des nouveaux arrivants Organisation logistique des réunions d’équipe Mise à jour des documents internes (règlement intérieur, DUERP, chartes…) Soutien aux responsables Aide à la gestion de projets Préparation de présentations Relecture de documents techniques (CCTP, etc.) Ce qu’on aime chez toi 10 ans d’expérience en assistanat administratif ou de direction Une connaissance solide des marchés publics Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) Organisation, autonomie, rigueur et… bonne humeur Conditions Une rémunération attractive, selon ton profil Un dispositif d’épargne salariale avec abondement Un Comité d’Entreprise avec participation de l’entreprise (100€ à 150€ par an) Une facilité de travail grâce au développement de la digitalisation Un accompagnement de qualité afin de garantir ta réussite au sein de RESO Horaires : 37h/semaine avec possibilité télétravail Congé : 25 CP + 12 RTT Processus de recrutement Chez RESO, chaque candidature est étudiée avec attention et bienveillance. Voici comment ça se passe : Candidature & lettre de motivation : Expliquez-nous simplement pourquoi vous voulez nous rejoindre. Entretien téléphonique rapide : Pour valider les bases de notre collaboration. Rencontre dans nos locaux : Entretien approfondi avec l’équipe RH et les managers. Éventuel test technique : Si besoin, sur les compétences attendues. Envoyez votre CV 📩 Envoyez votre CV et quelques lignes sur votre motivation à [adresse email de candidature] À très bientôt RESO s’engage à étudier toutes les candidatures sans discrimination, dans un souci constant de diversité et d’équité.RESO, où l'étude porte conseil 😜RESO, c’est 3 agences permettant d’accompagner nos clients sur toute la France.Alors, si l’aventure te dit, et que tu es un(e) pro, un(e) passionné(e), et une personne engagée, rejoins nous #J-18808-Ljbffr