SECRÉTAIRE SOCIAL(E) H/F

Domaine d'activité Administratif - Secrétariat

Date limite de dépôt des candidatures 27/09/2026

Date prévisionnelle d'entretien 30/09/2026

Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEFC), le foyer Pouponnière assure l’accueil d’urgence de la protection de l’enfance des enfants de 0 à 6 ans. Le foyer du Chemin Vert assure l’accueil de grands adolescents (15-18 ans). Le Cap Ado assure l’accueil de jour de 10 adolescents. Le DAD (dispositif d’accueil diversifié) accompagne 30 situations dans le cadre d’une mesure d’assistante éducative en milieu ordinaire renforcé (AEMO R) et 4 adolescents en logement autonome (AD).

La secrétaire sociale contribue activement à la mise en œuvre de la politique départementale de l’enfance et de la famille.

Sous l’autorité hiérarchique du Chef de service et des responsables adjoints du foyer Pouponnière, il/elle assure l’accueil physique du foyer Pouponnière ainsi que le suivi administratif complet des dossiers des enfants et des familles accompagnés par les 4 services de référence.

Votre quotidien

Activités principales

• Accueil et secrétariat courant
  • Assurer l’accueil physique du service Pouponnière (usagers, familles, partenaires).
  • Gérer les entrées et sorties dans l’enceinte du foyer Pouponnière.
  • Contrôler la fermeture des espaces de rencontre à son départ de la Pouponnière.
  • Gérer l’accueil téléphonique.
  • Gérer le courrier entrant et sortant (tri, affranchissement, distribution).
• Gestion des admissions et des sorties
  • Préparer et ouvrir les dossiers d’admission dans SILAO.
  • Mettre à jour les fiches synthétiques, recueillir les pièces administratives, éditer les documents contractuels.
  • Envoyer les avis d’admission/sortie à la DEF et aux familles.
  • Clôturer les dossiers à la sortie de l’enfant et mettre à jour tous les outils de suivi.
• Suivi administratif des dossiers
  • Gérer les documents transmis par la DEF : jugements, soit-transmis, attestations, etc.
  • Intégrer les écrits professionnels (bilans, notes, calendriers...) dans SILAO.
  • Mettre en forme et transmettre les écrits à la demande de l’équipe ou de la direction.
• Logistique et gestion du service
  • Gérer les plannings et réservations de salles de visite ou de réunion.
  • Afficher les plannings, les notes de service et les informations utiles.
  • Assurer le suivi des véhicules et des fournitures de bureau.
  • Suppléer le titulaire de la régie du foyer Pouponnière.
• Production de données et rapports
  • Réaliser le relevé mensuel d’activité à destination du service économique et financier.
  • Participer à l’élaboration des statistiques et indicateurs du rapport d’activité.

Activités secondaires

• Assurer, en l’absence d’un(e) collègue, les urgences de secrétariat à la demande d’autres services (via la messagerie collective).
• Soutenir temporairement un(e) collègue en surcharge, sur sollicitation de la direction.
• Traçabilité systématique des actions effectuées dans un tableau partagé.

Déroulement des activités

• Le/la secrétaire organise ses priorités de travail en lien avec les Chefs de service et les responsables adjoints.
• Il/Elle travaille en lien étroit avec la seconde secrétaire sociale installée à la Pouponnière et avec qui elle partage les missions de secrétariat pour les services Chemin-vert/DAD/Cap Ado.
• Les absences sont planifiées en coordination avec la seconde secrétaire de la Pouponnière afin de garantir la continuité de service.
• Les tâches quotidiennes (accueil, courrier, rédaction, gestion des admissions/sorties) sont planifiées selon les besoins, l’activité du service et les priorités données par le Chef de service de la Pouponnière.

Spécificités du poste

Conditions statutaires de l’emploi

• Poste ouvert aux: Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH).
• Catégorie / Filière: B